Guías de buenas prácticas innovar con la captura inteligente

Introducción.

Hoy en día, el lugar de trabajo exige un conjunto diferente de habilidades y capacidades. Ahora más que nunca, las organizaciones necesitan adoptar la disrupción digital como trampolín hacia la ventaja competitiva y adoptar nuevas formas de trabajar que dinamicen el rendimiento de la organización.

A pesar de la necesidad de convertirse en digital, muchas organizaciones siguen luchando con procesos manuales y flujos de trabajo en papel en áreas clave de sus procesos empresariales. Según nuestro Informe sobre el estado del sector 2021, los miembros de AIIM (Association for Information and Image Management) nos dicen que la digitalización, automatización e integración de procesos es uno de los principales retos de la gestión de la información. Las capacidades necesarias incluyen la posibilidad de aprovechar el trabajo remoto como una ventaja, eliminar la carga del papel e impulsar el crecimiento empresarial a pesar de estos tiempos difíciles.

Las organizaciones tienen que aceptar la disrupción como un trampolín para la ventaja competitiva y adoptar nuevas formas de trabajar que mejoren el rendimiento de las organizaciones.

Los afiliados nos dicen que muchas actividades y procesos empresariales aún no se han transformado digitalmente. "Nuestro flujo de trabajo está muy basado en el papel y nuestros procesos son manuales", afirma uno de los encuestados. "Seguimos luchando contra el papel y los procesos incompletos o confusos", afirma otro. Algunos miembros expresan su frustración por la falta de avances. "Nuestro equipo de gestión de la información tiene unos cuatro años y seguimos trabajando con escaneado básico e indexación humana". Y "la empresa ha confiado demasiado en el papel, en parte porque la gente considera fiables los contenidos análogos en papel". Otros miembros se preguntan si la digitalización llegará a ser una realidad. "Estamos en proceso de automatización, pero muchísimos archivos de la empresa están guardados en cajas y archivadores".

Encontrar un camino para avanzar

La captura inteligente ofrece un camino a seguir. La clave está en considerar el esfuerzo con algo más que un enfoque de "escanear y almacenar". Claro que se pueden escanear documentos para crear una imagen como primer paso para eliminar el papel; pero esto se queda corto. Existen oportunidades más amplias e impactantes para que las organizaciones rompan la distancia entre el papel y los medios digitales, especialmente en campos tradicionalmente intensivos en papel como los servicios financieros, la sanidad o la administración pública.

La captura inteligente automatiza el proceso de identificación y extracción de información crítica de los documentos electrónicos y en papel entrantes sin necesidad de una orientación exhaustiva por parte del usuario. La automatización sustituye la introducción y el procesamiento manuales. El contenido capturado se almacena de forma organizada, con metadatos y clasificación.

Además de eliminar el papel y recuperar espacio de almacenamiento, con la captura inteligente se pueden conseguir importantes mejoras y ahorros en los procesos. Durante el proceso de digitalización, se extraen los metadatos, lo que facilita y hace más eficiente la búsqueda y localización de información crítica. Las estrategias de extracción de datos extraen datos detallados de los documentos y las tecnologías de reconocimiento permiten al sistema leer la escritura a mano, mapear campos y aprovechar códigos de datos y glifos avanzados. Las imágenes escaneadas y los datos capturados se transfieren a sistemas de gestión de contenidos, mientras que la información capturada se transfiere a cualquier número de sistemas ERP o de aplicaciones empresariales.

Las ventajas de la captura inteligente comienzan con la capacidad de eliminar el papel y obtener una recuperación de documentos más eficaz, pero se añade la dimensión de alimentar con información vital diversos sistemas y aplicaciones de gestión de contenidos empresariales. Esto puede ser un ingrediente formidable. Con una integración bien pensada, la captura inteligente permite a las organizaciones superar varios retos causados por la introducción manual de datos, proporcionando una reducción de los gastos generales y una mayor eficiencia. Además, la captura inteligente libera recursos humanos que antes se utilizaban para introducir y procesar datos manualmente para que puedan realizar otras tareas empresariales importantes.

La captura inteligente ofrece un camino hacia la innovación y la mejora significativa. La clave es considerar el esfuerzo con algo más que un enfoque de "escanear y almacenar

El paso hacía la captura inteligente

La cantidad y variedad de información que inunda las organizaciones es abrumadora. Un buen ejemplo es el entorno de la sala de correo postal, donde los retos de trabajar con información en papel suponen verdaderos obstáculos para la eficacia de sus empleados y los requisitos de seguridad, privacidad y cumplimiento de la información de su organización. Es imposible innovar cuando el correo en papel va y viene por camiones y sus empleados se esfuerzan por gestionar grandes volúmenes de correo postal entrante cada mes. La capacidad de capturar esta información de forma inteligente y coherente e integrarla en procesos empresariales automatizados es esencial.