Ganzheitliche Digitalstrategie für ein Labor
Kundenprojekte
Alte Akten in mehreren Formaten wurden zentralisiert und digitalisiert - durch ganzheitliche Digitalstrategie und eine End-to-End Lösung von Iron Mountain.
Herausforderung
CNL arbeitet in einer streng regulierten Branche und ist von schnellem Zugriff auf archivierte Informationen abhängig – ein langwieriger Prozess, der durch wachsende Aktenmengen und inkonsistente, manuelle Arbeitsweisen noch schwieriger wurde. Die Verwaltung von Beständen, Aufbewahrungsplänen und Audit-Trails war nur noch schwer möglich.
Lösung
Iron Mountain® half bei der Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalstrategie und einer End-to-End-Lösung für das Zentralisieren und Digitalisieren alter Akten in mehreren Formaten. So bleibt die Nachweiskette inklusive Abholen, Transport, Scannen und Vernichten sicher und vollständig.
Ergebnisse
CNL konnte sein Scanning-Projekt beschleunigen und während der Pandemie die Angestellten im Homeoffice unterstützen. Die Produktivität ist gestiegen, wichtige Informationen fließen schneller durch das Unternehmen. Ein neuer CNL-Standort gemäß GLP-Richtlinien (Good Laboratory Practice oder Gute Laborpraxis) ist geplant.
Unser Archiv wuchs und wuchs, und wir brauchten immer länger, um Kisten zu durchsuchen und Unterlagen zu finden. Wir hatten die typischen Probleme mit der Bestandsverwaltung, mit Aufbewahrungsplänen und Audit-Trailsr.
Canadian Nuclear Laboratories (CNL) ist weltweit führend in der die Entwicklung friedlicher und innovativer Kerntechnik-Anwendungen. Das Unternehmen bietet verschiedene Services von der Forschung und Entwicklung über Design und Konstruktion bis hin zu Abfallmanagement und Stilllegung an. Im Laufe der Jahre hatte sich bei CNL ein ständig wachsendes Archiv aus Personalakten, wissenschaftlichen Berichten, Stilllegungsplänen, seismischen Aufzeichnungen und anderen wichtigen Informationen angesammelt. Es war über mehrere Niederlassungen verteilt und bestand vor allem aus Papierunterlagen, umfasste aber auch Mikrofiche, Daten-Tapes, CDs und VHS-Kassetten. Es wurde immer schwieriger, den Angestellten zeitnah Zugriff darauf zu ermöglichen. „Laut Gesetz müssen wir bestimmte Informationen bis zu 300 Jahre aufbewahren. Das führt gewissermaßen zu einem Sammeltrieb“, so Megan Diamond, Information Management Supervisor. „Unser Archiv wuchs und wuchs, und wir brauchten immer länger, um Kisten zu durchsuchen und Unterlagen zu finden. Wir hatten die typischen Probleme mit der Bestandsverwaltung, mit Aufbewahrungsplänen und Audit-Trails.“
Partner fürs Digitale
Aus diesem Grund sah sich CNL nach einem Partner um: Für den Anfang war lediglich eine externe Aktenlagerung gewünscht, langfristig aber eine ganzheitliche Digitalstrategie für die Konsolidierung von Papier und älteren Akten. Nach einer Ausschreibung unter den staatlich anerkannten Anbietern entschied sich das Unternehmen für Iron Mountain®. „Iron Mountain bot uns nicht nur zusätzliche Ressourcen und Personal, sondern auch strategischen Fokus und Best Practices für die Information Governance, die uns zuvor gefehlt hatten“, so Diamond. „Der Wendepunkt war vor drei Jahren. Seitdem haben wir Iron Mountain vor einige Herausforderungen gestellt, was unsere Zusammenarbeit aber nur noch ausgeweitet hat.“
Jetzt gehen keine Akten mehr verloren, und wir müssen uns auch nicht mehr so lang auf Audits vorbereiten. Und als wir während der Pandemie nicht ins Büro durften, konnten wir unser Scanning trotzdem weiter ausbauen und unsere Angestellten zu Hause gut unterstützen.
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