Papierunterlagen müssen in KMU keinen Platz mehr wegnehmen

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Erfahren Sie, wie kleine und mittelständische Unternehmen resilienter und effizienter werden können.

1. Dezember 20237 Min.
Papierunterlagen müssen in KMU keinen Platz mehr wegnehmen

Das Archivmanagement ist eine komplexe Angelegenheit. Und wenn sich Ihr Unternehmen bereits seit längerer Zeit nicht an die üblichen Abläufe halten konnte, wird es immer schwieriger.

Die letzten beiden Jahre haben vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) hart getroffen. Im Vergleich zu großen Konzernen hatten sie deutlich mehr mit Störungen zu kämpfen. Deshalb legen viele nun Büros zusammen, richten sich auf neue hybride Arbeitsmodelle ein, überdenken ihr Archivmanagement – und versuchen, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen.

Glücklicherweise sind KMU oft besonders gut darin, mit Veränderungen umzugehen und strategische Entscheidungen zu treffen. Sie versuchen ständig, ihre Ressourcen zu optimieren und Personal, Technik, Räume und Assets so sinnvoll und sparsam wie möglich einzusetzen.

Niemand weiß, was die Zukunft bringt. Doch Sie können einiges tun, damit Ihr Unternehmen resilienter und effizienter wird.

Raumaufteilung überdenken

Die Raumkosten machen einen großen Teil der Betriebsausgaben aus. Da auf absehbare Zeit weiterhin viel im Homeoffice oder hybrid gearbeitet werden wird, ist jetzt ein guter Zeitpunkt zu überlegen, wie viel Bürofläche Sie wirklich brauchen. Es ist aber natürlich nicht sinnvoll, Ihre vorhandenen Möbel und Geräte einfach in halb so große Räume zu stellen und zu erwarten, dass alles weiterläuft wie bisher.

Heute kommen nicht mehr so viele Menschen täglich ins Büro, wie es noch vor der Pandemie der Fall war. Sie könnten zum Beispiel Platz sparen, indem Sie die Hybridarbeit zeitlich so aufteilen, dass sich mehrere Mitarbeiter:innen an einem Schreibtisch abwechseln.

Viele Unternehmen überlegen, zusätzliche Konferenzräume einzurichten, weil die Angestellten vor allem für Meetings ins Büro kommen, nicht aber, um allein an ihren Plätzen zu arbeiten. In diesen Konferenzräumen wird dann oft bessere Videokonferenztechnik benötigt, damit sich die Anwesenden im Büro und diejenigen im Homeoffice gut verstehen und produktiv zusammenarbeiten können. Auch Aktenarchive und Serverräume sollten Sie einmal unter die Lupe nehmen und überlegen, ob der Platz nicht besser für Team- und Kreativarbeit genutzt werden könnte.

Aufräumen und entsorgen

Auch bei Ihnen haben sich im Laufe der Zeit vermutlich jede Menge Dinge angesammelt, die Sie vor Ort gar nicht mehr brauchen. Das können zum Beispiel überflüssige Büromöbel oder Büroartikel sein, Saisonmaterial, alte IT-Geräte oder aber Akten, die sicher digitalisiert, vernichtet oder ausgelagert werden können.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um auszusortieren, was Sie vor Ort nicht mehr brauchen. Mit Services wie Iron Mountain Clean Start® können Sie Ihre Räumlichkeiten analysieren und sich Maßnahmen zum Platzsparen empfehlen lassen:

  • Ungenutzte IT-Assets, die gründlich bereinigt wurden, dem Remarketing oder Recycling zuführen oder sicher vernichten
  • Möbel und Ausrüstung spenden, um evtl. Steuern zu sparen
  • Papierunterlagen vernichten, digitalisieren oder preisgünstig auslagern, wobei Aufbewahrungspläne und Zugriffsanforderungen berücksichtigt werden
  • 56%

    der Führungskräfte interessieren sich für flexiblere Arbeitsbereiche – im Vergleich zu 30 % im Jahr 2019. Wenn wenig frequentierte Räumlichkeiten wie Aktenarchive, Serverräume und Poststellen frei werden, haben Ihre Teams mehr Platz für wertschöpfende Tätigkeiten und neue Anforderungen.

    IDG RESEARCH: RETHINKING THE OFFICE SPACE: MODERN WORKPLACE TRANSFORMATION PRIORITIES

Eine ganz neue Arbeitsweise

Nutzen Sie die Gelegenheit, um sich anzusehen, in welche digitalen Technologien Sie investieren und wie Sie sie besonders effizient einsetzen können. Wenn papierintensive Prozesse in automatisierte Workflows umgewandelt werden, können Ihre Angestellten deutlich produktiver arbeiten, und Lieferant:innen und Kund:innen profitieren von schnellerer Bearbeitung. Dabei hilft zum Beispiel ein digitales Rechnungs- und Dokumentenmanagementsystem.

Falls Ihr Unternehmen noch große Informationsmengen auf Papier verarbeitet, können Sie diese Unterlagen digitalisieren und in automatisierte Prozesse integrieren. In einem ersten Schritt müssen Sie dafür festlegen, welche Dokumente vernichtet und welche gescannt werden sollen. Sobald die Dokumente dann in einem digitalen Format bereitstehen, kann Ihr Team viel einfacher und direkter auf sie zugreifen, ganz unabhängig davon, wer wo arbeitet.

Als kleines oder mittelständisches Unternehmen haben Sie derzeit die große Chance, Ihre Arbeitsweisen grundlegend zu überdenken. Wir helfen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen. Mit Iron Mountain Clean Start entwickeln Sie im Handumdrehen neue Ideen für eine effizientere, resilientere und digitalere Zukunft.