Studie: Auswirkungen von Covid-19 auf Digitalisierung in Unternehmen

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Ein Bericht und Leitfaden für langfristige Geschäftsvorteile durch digitale Transformation.

5. Oktober 202012 Min.

Studie: Auswirkungen von Covid-19 auf Digitalisierung in Unternehmen

Ein Leitfaden für langfristige Geschäftsvorteile durch digitale Transformation

Neue Forschungsergebnisse von Iron Mountain deuten darauf hin, dass die Digitalisierungsmaßnahmen während Covid-19 zwar zweifellos kurzfristigen Nutzen gebracht haben. Durch den Einsatz schneller Lösungen „von der Stange“ ist es jedoch wahrscheinlich, dass viele Unternehmen nach der Pandemie wieder auf analoge Verfahren zurückgreifen werden.

Um diesem Trend nachzugehen, haben wir eine Umfrage unter 1.000 europäischen Fachleuten in Auftrag gegeben, die für das Management von Geschäftsdaten in größeren Unternehmen (250+ Mitarbeiter) verantwortlich sind.

Der folgende Bericht analysiert die Ergebnisse, erforscht die möglichen Gründe für dieses kontraintuitive Phänomen und bietet praktische Anleitungen für Entscheider, die ihr Unternehmen auf einem erfolgreichen Kurs der digitalen Transformation halten wollen.

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Vorwort

Die COVID-19-Krise hat Unternehmen gezwungen, ihre digitale Transformation zu beschleunigen und rasch neue Arbeitsweisen einzuführen, deren Umsetzung vor der Pandemie Monate oder sogar Jahre gedauert hätte.

Für die Zeit während und nach den Lockdowns ist es eines der Hauptanliegen von Iron Mountain, Unternehmen eine breite Palette innovativer Dienstleistungen anzubieten und ihnen so dabei zu helfen, die Geschäftskontinuität in einem wirtschaftlichen Umfeld aufrechtzuerhalten, in dem die Regeln des Social Distancing oberste Priorität haben. Von der digitalen Poststelle bis hin zur Fernabfrage von Dokumenten kommen digitale Lösungen zum Einsatz, wenn die normalen Möglichkeiten zum Erstellen, Verarbeiten und Aufbewahren physischer Dokumente plötzlich an ihre Grenzen stoßen.

Man kann also vorsichtig sagen: Das Chaos hat zumindest auch einen positiven Nebeneffekt, nicht wahr?

Theoretisch auf jeden Fall – vorausgesetzt, diese Veränderungen kommen, um zu bleiben. Doch es gibt Anzeichen dafür, dass sich ein digitaler Rückschritt ankündigt. Gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Censuswide haben wir eine Umfrage durchgeführt, die uns mehr über den Stand der Digitalisierung in Unternehmen nach dem ersten Lockdown sagen sollte. Befragt wurden 1.000 europäische Führungskräfte, die in ihrem Job regelmäßig mit Daten zu tun haben.

Dabei gab der Großteil der Befragten (86 %) an, dass die neuen, digitalen Lösungen ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, gleichzeitig befürchten aber weit mehr als die Hälfte (57 %), dass die Prozesse bald wieder auf den Stand vor der Pandemie zurückgeschraubt werden könnten. Ein überraschendes Ergebnis, macht „die neue Normalität” es doch unwahrscheinlich, dass Arbeit jemals wieder ausschließlich im Büro stattfinden wird.

42 %
Nur 42 % der befragten Deutschen befürchten, die „Digitale Uhr” könnte zurückgedreht werden – mit Abstand der niedrigste Wert im europäischen Vergleich.

Der folgende Bericht untersucht die potenziellen Gründe für dieses kontraintuitive Phänomen. Er soll als praktischer Wegweiser für Unternehmen auf ihrer digitalen Reise dienen. Dabei haben wir jahrzehntelange Erfahrungen aus Kundenprojekten zur Workflow-Optimierung einfließen lassen.

Den Rahmen setzen

Geschäftsprozesse spielen eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass Organisationen effektiv funktionieren. Sie bestimmen die Art und Weise, wie Unternehmensziele erreicht werden und wirken sich auf jeden einzelnen Teil eines Unternehmens aus. Der Umgang mit Informationen ist ein gutes Beispiel dafür – von der Poststelle und der Rechnungsstellung bis hin zur Personalabteilung oder der Verwaltung von Lieferantenverträgen verfügt jedes Unternehmen über Prozesse, die die Effizienz, Sicherheit und Compliance seiner Abläufe gewährleisten sollen.

Es ist jedoch eine Tatsache, dass diese Prozesse in vielen Unternehmen von Ineffizienz geprägt sind, insbesondere wenn es um Lagerkosten und den Zugriff auf archivierte Dateien geht.

Die Umwandlung von physischen in digitale Unterlagen ist eine effektive Methode zur Optimierung von Arbeitsabläufen und spart nachweislich Zeit und Geld. Aus diesem Grund haben die meisten Unternehmen bereits konkrete Pläne zur Digitalisierung wichtiger Prozesse. Der Übergang von physisch zu digital wurde jedoch oft mit niedriger Priorität eingestuft und erfolgte daher bisher nur schrittweise. Zumindest bis COVID-19 kam.

Workflow-Optimierung klingt erstmal vielleicht nicht besonders aufregend, doch sie bringt einen spürbaren Mehrwert für das Ergebnis eines Unternehmens. Wenn eine Bank durch die Digitalisierung ihrer Prozesse in der Lage ist, ihre Rückzahlungsrate um nur 1 % zu verbessern, könnte dies eine Erhöhung des Umsatzes in Millionenhöhe bedeuten.

András Szakonyi SVP EMEA bei Iron Mountain

Die Pandemie hat alles grundlegend verändert. Remote-Prozesse wurden von heute auf morgen zentrale Bedingung für das Überleben von Unternehmen und mussten mit einer Geschwindigkeit eingeführt werden, die zuvor für unmöglich gehalten wurde. Laut McKinsey sprang der Fortschritt des digitalen Wandels in nur acht Wochen um fünf Jahre in die Zukunft.

Das ist eine beispiellose Reaktion auf eine noch nie dagewesene Situation. Um die Auswirkungen dieses Wandels besser verstehen zu können, waren wir bei Iron Mountain sehr daran interessiert, herauszufinden, wie das Datenmanagement in Europa seit Beginn der Pandemie funktioniert.

Im August 2020 gaben wir deshalb eine Umfrage unter 1.000 Personen in Auftrag, die in ihrem Unternehmen für die Verwaltung von Geschäftsdaten verantwortlich sind. Die erhobenen Daten bestätigen das Ausmaß der aktuellen digitalen Transformation, bringen gleichzeitig aber auch einige unerwartete Ergebnisse zutage.

Umfrage von Iron Mountain zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen

August 2020, durchgeführt von Censuswide

Stichprobe:

1.000 Befragte ab 20 Jahren, die in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern für die Datenverwaltung verantwortlich sind. Die Befragten stammen aus folgenden Ländern: Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Spanien und den Niederlanden.