Solution De Salle De Courrier Digitale

Solutions Intelligentes de Traitement des Documents et d'Automatisation des Workflows

Salle de Courrier Digitale

Il est temps d’améliorer la gestion de votre courrier postal

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Gérez facilement et rapidement le courrier postal de votre entreprise

Le COVID-19 contraint les entreprises à repenser leurs processus quotidiens. Pour de nombreuses entreprises, l'accès aux sites est restreint si bien que les employés sont contraints de travailler depuis chez eux. Le courrier important, notamment les chèques de règlement et les lettres de crédit, continue d'être distribué, mais votre équipe n'est pas en mesure de réceptionner ces précieux plis postaux... Il est pourtant impératif que tout ce courrier ne s'entasse pas pendant cette période de crise et vous avez besoin d'une solution qui peut être déployée rapidement.

Associant l'expertise en numérisation de documents d'Iron Mountain à une infrastructure et un référentiel de stockage dans le Cloud sécurisés et modernes, notre service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant vous permet de continuer de consulter votre courrier postal critique en ces temps perturbés. Vous disposerez ainsi d'un accès centralisé à votre courrier postal et pouvez autoriser vos collaborateurs à le consulter à distance, ce qui renforcera la gouvernance, la sécurité et la confidentialité de votre capital informationnel.

Service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant

Les fonctionnalités du service d'urgence de dématérialisation du courrier entrant

En temps de crise, et notamment pendant la pandémie COVID-19 que nous traversons, nous proposons à nos clients un service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant. Grâce à ce service d'urgence, les préposés au courrier peuvent accéder en permanence au courrier physique entrant de votre entreprise. Une fois votre courrier postal numérisé, vous pouvez y accéder via la plateforme Iron Mountain InSight® Essential Edition, notre référentiel de stockage Cloud à la fois moderne et sécurisé.

Vous pouvez compter sur les experts en numérisation d'Iron Mountain qui possèdent l'expérience ainsi que les processus et l'infrastructure pour numériser, indexer et assurer le contrôle qualité afin de répondre à vos besoins.

Service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant

Fonctionnalités et avantages du Service d’Urgence de Dématérialisation du Courrier Entrant

Le service de salle de courrier digital d'urgence est une solution sur abonnement qui permet aux entreprises de continuer de pouvoir accéder à leur courrier postal important. Ce service vous permet de :
Vous affranchir du papier

Vous affranchir du papier

Bénéficiez de conseils d‘experts, des processus et de l'infrastructure de numérisation d'Iron Mountain pour digitaliser votre courrier postal entrant grâce à notre réseau étendu de centres de dématérialisation.
Faire des recherches rapidement

Faire des recherches rapidement

Grâce à l'API Google Cloud Vision qui s'appuie sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), il est possible de rechercher en mode texte ou indexation l'intégralité du contenu de vos documents, et ce pour de nombreux types de fichiers et dans plus de 50 langues.
Protéger vos informations de manière fiable

Protéger vos informations de manière fiable

Vos informations électroniques seront chiffrées au repos et pendant leur transmission sur un réseau sécurisé dont l'accès est restreint par des clés de chiffrement que votre entreprise est la seule à détenir et à gérer. Grâce à des permissions accordées en fonction de leur profil, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin.
Nous contacter pour en savoir plus
AI

Afin de profiter d'une classification et d'analyses de pointe basées sur le Machine Learning qui fournissent des informations exploitables pour prendre des décisions métier plus éclairées, vous pouvez passer à Iron Mountain InSight® Enterprise Edition, un service intégré à la même plateforme qui vous permet de poursuivre vos efforts de transformation digitale.

En savoir plus
Service de Salle de Courrier Digitale

Transformez votre salle de courrier

La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux seuls employés autorisés de consulter et de recevoir facilement des versions dématérialisées du courrier critique de l'entreprise, à tout moment et n'importe où.

  • Consultez en toute sécurité votre courrier dématérialisé dans le Cloud
  • Renforcez la collaboration et la productivité via des flux de travail automatisés
  • Facilitez l'intégration aux systèmes existants tels que la messagerie électronique, Salesforce et la suite Microsoft Office
  • Réduisez votre empreinte physique et les coûts immobiliers associés
  • Acquittez-vous d'un montant mensuel raisonnable et prévisible

En temps normal, notre service de salle de courrier digitale permet à votre entreprise de tendre vers un mode de travail toujours plus numérique. Destiné aux informations physiques et électroniques, ce service offre des fonctionnalités telles que le routage et le téléchargement du courrier vers les flux de travail automatisés de vos processus métier et vers vos systèmes de back-end, dont vos systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP).

Profitez-en aussi pour réduire le courrier papier

Prenez le contrôle de votre courrier entrant en vous appuyant sur l’automatisation. Le service de salle de courrier digitale est un système postal automatisé qui numérise et indexe vos documents à la volée et qui automatise la distribution du courrier dans les différents départements de votre entreprise. Avoir recours au même système pour le courrier papier et électronique vous permettra de normaliser le processus et de réduire les risques de non-conformité avec les politiques en place dans votre entreprise. Augmentez votre efficacité et prenez le contrôle de vos documents grâce à notre solution de salle de courrier digitale.

Comment ça marche ?

La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.

  1. Demandez à votre service postal de réexpédier votre courrier vers un site Iron Mountain sécurisé
  2. Ensuite, nos experts numérisent votre courrier et capturent automatiquement les mots-clés qu’il contient
  3. Vous pouvez rechercher, consulter et réacheminer votre courrier dématérialisé depuis Iron Mountain InSight®, notre plateforme de services de gestion des informations et de contenu
  4. Seul le personnel autorisé peut consulter et partager le courrier grâce à une distribution intelligente de ce dernier
How Iron Mountain digital mailroom works
man working on laptop

Sécurité et conformité

Nous prenons la sécurité au sérieux, c'est pourquoi 95 % des entreprises Fortune 1000 confient leurs documents critiques et sensibles à Iron Mountain. Nous sécurisons les données sensibles depuis plus de 70 ans et fournissons des services à un large éventail de secteurs dans plus de 60 pays. Soyez rassuré, vos informations sont en sécurité grâce à notre solution de bout en bout, depuis la collecte de votre courrier papier réacheminé par nos véhicules sécurisés vers nos centres de numérisation, jusqu'à l'acheminement automatique de celui-ci vers le destinataire final. Le traitement final de votre courrier sera réalisé comme vous le souhaitez (stockage sécurisé, déchiquetage ou renvoi du courrier).

Vos documents numériques sont conservés dans Iron Mountain InSight®, une plateforme de gestion de l’information et de services de contenu s’appuyant sur le cadre de cybersécurité (CSF) du NIST (National Institute of Standards and Technology) comme cadre de sécurité d'entreprise.

Iron Mountain InSight® est une solution conforme aux normes du marché, y compris mais sans s'y limiter à :

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • RGPD
  • Soc 2 Type II
  • ISO27001

En savoir plus sur la sécurité de la solution Iron Mountain InSight®

Fonctionnalités et avantages du service de Salle de Courrier Digitale

La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux entreprises de consulter leur courrier critique. Avec cette solution, vous pouvez :
Dématérialiser votre courrier

Dématérialiser votre courrier

Appuyez-vous sur les experts, les processus et l'infrastructure de numérisation d'Iron Mountain pour convertir votre courrier postal entrant grâce à notre réseau étendu de centres de dématérialisation.
Consulter et conserver vos informations en toute sécurité

Consulter et conserver vos informations en toute sécurité

Vos informations électroniques sont chiffrées au repos et pendant leur transmission sur un réseau sécurisé dont l'accès est restreint par des clés de chiffrement que votre entreprise est la seule à détenir et à gérer. Grâce à des permissions accordées en fonction de leur profil, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin,24h/24 et 7j/7.
Trouver ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin

Trouver ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin

Appuyez-vous sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour rechercher l'intégralité du contenu de vos documents en mode texte ou indexation, et ce pour de nombreux types de fichiers et dans plus de 50 langues.
Automatiser les flux de travail de la salle de courrier digitale pour renforcer la collaboration

Automatiser les flux de travail de la Salle de Courrier Digitale pour renforcer la collaboration

La collaboration entre employés est facilitée par des flux de travail automatisés qui reposent sur des métadonnées-clés. Obtenez encore plus de votre salle de courrier avec des options d'intégration telles que SSO, Outlook et Gmail.
Exploiter de précieux renseignements

Exploiter de précieux renseignements

Consultez et interprétez les principales informations grâce à des tableaux de bord qui vous fournissent de précieux renseignements via une représentation visuelle des données et des métriques.
Gérer le cycle de vie complet de votre courrier

Gérer le cycle de vie complet de votre courrier

Une fois votre courrier physique dématérialisé, nous vous aiderons à le détruire si besoin. Nous pouvons notamment vous proposer de vous renvoyer ce courrier, de le stocker dans un centre de conservation Iron Mountain ou de le détruire en toute sécurité.
Contactez-nous pour en savoir plus

Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise

Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.

Storage icons

Traditionnelle

Processus manuels physiques

La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan

Ceci peut entraîner

Traditionnelle

  • Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
  • Une expérience client médiocre
  • D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
  • La perte d'informations sensibles
  • Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance
Digitized mail and routing

Numérique

Courrier dématérialisé, réexpédition

Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP)

Qui implique

Numérique

  • La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
  • L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
  • La validation et la consultation
  • La classification grâce à l'IA/le ML
  • Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
  • Le suivi d'audit pour renforcer la conformité
Intelligent mailroom

Intelligente

Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail

Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :

Explore plus

Intelligente

  • La gestion du contenu
  • La gouvernance de l'information
  • L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
  • Des fonctionnalités de recherche et de récupération
  • De la collaboration
  • L'automatisation des workflows
  • Un multi référentiel fédéré
  • Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)

Questions fréquemment posées

Comment Iron Mountain vérifie que le courrier est bien transmis aux bons destinataires ?

Chaque utilisateur est affecté à un groupe d'utilisateurs, les groupes d'utilisateurs étant associés à des règles de sécurité fondées sur des métadonnées pour que le courrier soit expédié aux bonnes personnes. L'équipe Déploiement d'Iron Mountain s'assure que votre entreprise dispose de la sécurité et des profils appropriés pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.

Qui peut accéder à mon courrier ?

L'équipe Déploiement d'Iron Mountain se réunit avec des représentants de votre entreprise pour voir comment vous souhaitez traiter le courrier, notamment par département, par étage, par personne, etc.

Ensuite, Iron Mountain configure vos utilisateurs et groupes d'utilisateurs ainsi que les règles de sécurité fondées sur des métadonnées pour que seules les bonnes personnes puissent accéder au courrier. De nombreuses entreprises nomment aussi un administrateur qui peut modifier cette hiérarchie si, par exemple, vous n'êtes pas au bureau et que vous avez besoin que votre courrier vous soit temporairement réexpédié.

Qu'advient-il de notre courrier postal une fois dématérialisé ?

Plusieurs options sont disponibles pour la prise en charge de votre courrier dématérialisé :

  • Réexpédition physique
  • Stockage dans un centre de conservation Iron Mountain
  • Destruction du courrier physique

Nous facilitons les choses.

En soumettant ce formulaire, j'accepte qu'Iron Mountain traite mes données selon la Politique de Confidentialité d'Iron Mountain. Si vous avez accepté de recevoir des emails marketing mais que vous avez changé d'avis, vous pouvez vous desabonner icià tout moment.

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