Решение за обработка на фактури

Автоматизирайте обработката на Вашите фактури

Предизвикателство

За специалистите по краткосрочни задължения (AP) ефективността и точността са от първостепенно значение. Трябва да обработвате фактури бързо, да извършвате плащания своевременно и да управлявате и двете, за да оптимизирате паричния поток – като същевременно избягвате грешки, които биха могли да имат дългосрочно въздействие върху бизнеса. Но с фактури на хартиен носител и цифрови фактури, изпращани до множество местоположения и входящи кутии, ефективността и точността са истинско предизвикателство.

Въздействие

Ако имате фактури в множество имейл входящи кутии, картотеки, твърди дискове, ресурси за споделяне на данни и т.н., сте лишени от силата на технологията, която да Ви помогне да вършите работата си по-ефективно и точно. Тъй като 70% от предприятията все още получават фактури на хартия,¹ откриването и ръчното преглеждане на стотици хартии, за да съответстват на фактурите за плащане, може да доведе до закъснели плащания, които вредят на отношенията с доставчиците и кредитния рейтинг на вашата организация.

Ръчното въвеждане на данни от хартиени фактури създава риск от ръчни грешки или загубени фактури. Само дублиращите се плащания могат да струват на Вашата организация от 0,8% до 2% от общите Ви плащания.² Обикновените грешки при въвеждане могат също да доведат до надплащане, пропуснати плащания и закъснели плащания и да създадат предпоставки за измами.

Неефективността едновременно забавя обработката на плащанията и води до ненужни разходи. Според различни проучвания и доклади за сравнителен анализ разходите за обработка на входящи фактури възлизат на 10 до 40 евро на фактура за извършване на ръчен процес, базиран на използването на хартия.³

Какво би станало, ако можехте

Автоматизирането на обработката на фактури с обработката на фактури на Iron Mountain може да Ви помогне да преодолеете предизвикателствата си, за да:

1. Централизирате приема на фактури за физически фактури и фактури по имейл
2. Приложите оптимално изкуствения интелект (ИИ), за да използвате интелигентно събиране на данни за извличане на данни за фактури от хартиени и цифрови записи, което да спомогне за намаляване на извършването на задачи на ръка и грешките
3. Автоматизирате работни процеси, като интегрирате записи за фактури на доставчици и данни за снабдяване и да осигурите възможности на взимащите решения лица

Обработка на фактури на Iron Mountain

Обработката на фактури на Iron Mountain е изградена на базата на Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), мащабируемо решение с лесно кодиране и софтуер като услуга (SaaS), което увеличава възможностите за управление на информацията, подпомага автоматизацията на задачи, извършвани на ръка, в съществуващата Ви екосистема за краткосрочни плащания чрез предварително изградени конектори, работни процеси, типове документи, метаданни, правила за съхранение и подкани от изкуствен интелект.

Можете да се доверите на Iron Mountain, която е глобална фирма, специализирана в съхранението, защитата и управлението на информация и активи, която предоставя решение, използващо цялостно управление на физическо и цифрово съдържание, изкуствен интелект, автоматизация на работния процес и възможности за управление на информацията в единна платформа, за да Ви помогне да:

• Централизирате управлението на фактури за физически и имейл формати: Можете да дигитализирате собствените си фактури или Iron Mountain може да ги събира и дигитализира вместо Вас. Доставчиците могат също да изпращат фактури до специализирани имейл входящи кутии за краткосрочни плащания. Нашето решение предоставя единно хранилище за физическите и цифровите Ви записи.
• Автоматизирайте събирането на данни с помощта на възможностите за интелигентна обработка на документи (IDP) на решението: Нашето решение автоматично извлича и индексира данните за заглавия и елементи от редове, чрез което осигурява на Вашите оператори за краткосрочни плащания цялостен цифров запис без ръчно въвеждане на данни.
• Свържете данните в различни платформи: Интегрирането на съществуващи системи за снабдяване свързва информацията за разбиване на информационни силози.
• Активирайте достъп отвсякъде, по всяко време: Упълномощените потребители могат лесно да осъществяват достъп до и да търсят фактури в нашата защитена ECM платформа през единен уеббазиран портал, да получават известия за правила за обработка на изключения и да споделят и обработват повторно отхвърлени фактури от доставчици.
• Защитете бизнеса си: Подлежащата на одит верига за проследяване на документацията, сигурното съхранение, криптирането на данните, ограничаването на достъпа и базираните на роли разрешения пазят данните в безопасност. Нашата платформа за съдържание отговаря на стандартите и политиките за съхранение на данни в отрасъла и предоставя възможности, които Ви помагат да реагирате на одити и искания за откриване.
• Управлявайте целия жизнен цикъл: Iron Mountain може да се разпорежда с физически записи, като ги съхранява в безопасност или ги унищожи, или Ви ги върне.

Резултатите могат да окажат значително влияние върху баланса Ви, като Ви помагат:

• Да увеличите прозрачността на обработката на фактури: Преглеждайте, управлявайте и обработвайте фактури централно от единен, удобен за потребителя портал. Вижте как е обработена всяка фактура и къде отиват плащанията Ви само с едно щракване с мишката.
• Да повишите точността: Извличайте автоматично информация за фактури и я подавайте в работни процеси, за да избегнете грешки в резултат на ръчно въвеждане на данни. Намалете или елиминирайте риска от неправилно съхраняване или неправилно боравене с фактури.
• Да увеличите ефективността и да намалите разходите: Благодарение на дигитализацията и автоматизацията на работния процес можете да сортирате и организирате фактури с няколко натискания на клавиши за светкавична обработка. Освен това ще спестите време и излишен труд при месечното приключване.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, юли 2022 г.
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, февруари 2022 г.
3 Seeburger, The 5 Most Important Key Figures of the Purchase-to-Pay Process, януари 2024 г.