Съхранение на документи

Iron Mountain е лидер в съхранението на документи. Услугите ни следват изискванията на вашия бизнес. Изберете сигурно съхранение на документи при нас.
Сигурно съхранение на документи | Iron Mountain

Съхранение на документи

Iron Mountain е лидер в съхранението на документи. Услугите ни следват изискванията на вашия бизнес. Изберете сигурно съхранение на документи при нас.
  1. Управление на документи
  2. Специфично съхранение на документи

В днешно време информацията е един от най-ценните активи на всеки бизнес. Успешното ѝ организиране обикновено води до по-висока продуктивност и до спестено ценно време на всеки бизнес. Дигитализацията все повече улеснява процеса на достъпване и употреба на информация, но хартиените носители няма как да изчезнат. Затова и процесът по съхранение на документи е изключително важна стъпка в посока бизнесът да работи по-лесно, по-ефективно и да постига целите си по-бързо.

Стъпвайки на дългогодишния си опит, в този процес успешно можем да се включим ние и нашите специалисти по съхранение на документи. Те ще работят пряко с вас, за да идентифицират кои са тези записи от информация, които могат да бъдат преместени от вашите помещения в нашите защитени съоръжения за съхранение на документи.

В нашите съоръжения за съхранение на документи вашата физическа информация ще бъде напълно защитена. Когато ни доверявате своята информация на хартиен носител, ние ви гарантираме спокойствие, тъй като нашите съоръжения за съхранение на документи разполагат с усъвършенстван контрол на околната среда, сигурността и достъпа. Нещо повече, съхранението на документи е обезпечено и чрез цялостна защита от наводнения и пожари.

Съхранението на документи в Iron Mountain ще ви освободи и ценно място. Ще се отървете от кашони, кутии, папки и други предмети, които заемат голяма част от пространството на вашия офис. В същото време ще виждате информационните си активи от разстояние.

Съхранението на документите ви ще бъде организирано спрямо удобна за вас система – те ще бъдат маркирани и класифицирани с помощта на вашата собствена терминология, а проследяването им ще става чрез етикети с баркод. След това ще можете да ги намерите лесно на нашия интуитивен уеб портал Safe Search Web™, изцяло обслужващ онлайн съхранението на документи.

Сигурен транспорт за съхранение на документи | Iron Mountain

Съхранение на документи – стъпка по стъпка

Когато става въпрос за съхранение на документи, екипът ни е специализиран в управлението на проектите от началото до края, независимо дали става въпрос за еднократни, периодични или текущи. Оставяйки съхранението на документи в наши ръце, вие ще можете да контролирате и разпределяте по-ефективно времето и ресурсите си.

Специалистите на Iron Mountain ще съберат, опаковат и осигурят трансфер на документите ви от ваш адрес до нашите помещения за съхранение на документи. Ние ще опаковаме с внимание вашите документи в стандартните Iron Mountain кутии, където те ще бъдат защитени по време на трансфер до нашите съоръжения за съхранение на документи. Ще съберем и всички необходими метаданни, с които ще опишем съдържанието на всяка кутия, както и ще класифицираме всеки документ в него. Всеки файл ще бъде описан по специфичен начин така, че да може да бъде намиран и достъпван по максимално улеснен и бърз начин.

Съхранение на документи – извън вашите помещения, но достъпни онлайн

Уеб порталът Safe Search Web обслужва онлайн съхранението на документи и осигурява лесно управление на вашата информация от разстояние. Чрез него, само с няколко кликвания на мишката на компютъра, можете да намирате необходимите ви документи и да извличате конкретна информация от тях, за да отговорите бързо и успешно вътрешни и външни заявки. През него можете да заявявате и графици за съхранение на документи, политики и процедури за съхранение на документи, както и други услуги на Iron Mountain. Така, където и да се намирате, колкото и спешно да ви трябва даден документ, вие ще разполагате с него почти веднага благодарение на доказаната ефективност на системата ни за съхранение на документи.



Съхранение на документи, достъпно от всяко място | Iron Mountain


Специализирано съхранение на документи, което отговаря на вашите нужди

Знаем, че съхранението на документи понякога изисква специфични условия спрямо нуждите на вашия бизнес. В Iron Mountain сме готови да отговорим на всички ваши изисквания за съхранение на документи. Това е услугата ни за специализирано съхранение на документи. Ако имате, например, по-големи обеми от документи или материали, които изискват извънреден контрол върху околната среда, Iron Mountain може да проектира и създаде персонализирано хранилище, което да отговаря на вашите изисквания за съхранение на документи. В него съхранението на документи ще бъде под контролирани климатични условия с конкретни изисквания за температура и относителна влажност.



Съхранение на документи с гарантирано качество

Сигурността при съхранението на документи в Iron Mountain се основава на качествен работен процес, изграждан и развиван през 70-годишната история на компанията. Доказаните практики комбинират стандартни оперативни процедури с множество сканирания на баркодове, за да гарантират, че вашите данни се обработват точно. Регулярно правим проверки на контрола на качеството на процесите, свързани със съхранението на документи, за да вървим към непрекъснато подобрение.

Вашите хартиени носители са защитени от момента, в който нашият шофьор пристигне, за да ги вземе, до пристигането им в нашите защитени съоръжения за съхранение на документи.


Съхранение на документи със съвременни технологии | Iron Mountain

До финализирането на организацията по съхранение на документи кутиите, в които се транспортират вашите документи, се сканират три пъти:

Blue icon of a truck

При взимането им от вашето местоположение, преди да са тръгнали към съоръжението за съхранение на документи.

A blue icon of a building

При влизането им в съоръжението за съхранение на документи на Iron Mountain.

A blue icon of a box with a lid, handles

На тяхното местоположение в съоръжението за съхранение на документи.

Всяко едно от трите сканирания се сравнява с предходното, за да се гарантира точност, да се избегнат грешки, както и да се запази строгата верига на контрол в съхранението на документи в Iron Mountain.

В бъдеще, когато ви е необходим конкретен документ, можете да улесните намирането му и извличането на информация от него, като въведете допълнително описание в нашата уеб платформа за съхранение на документи Safe Search Web™. Имате възможност да се доверите и на нашия екип, отговарящ за съхранението на документи. Той може да въведе тази допълнителна описателна информация вместо вас, което ще ви спести време и ресурс. След като вашите документи бъдат сигурно съхранени, вие ще получавате известие чрез имейл за всяка заявка, подадена чрез Safe Search Web™.

Процесът по връщане на съхраняваните от нас документи обратно към клиента при поискване също преминава през тройна проверка.

Първо, всяка кутия или група от документи, която е заявена от клиента, се маркира с етикет. Този етикет се сканира спрямо оригинала, за да се гарантира, че е правилният изискан документ.

Съдържанието на всяка кутия се подсигурява допълнително чрез поставянето на защитна лента. След това баркодът се сканира за втори път и ако отговаря на заявката за изискани документи, се товари в осигуреното за транспортирането му превозно средство.

На финала нашият шофьор сканира кутията трети път, когато достигне до местоположението на клиента, и изисква електронен подпис, за да потвърди точността по цялата верига от процеса на съхранение на документи.

СВЪРЖЕТЕ СЕ С IRON MOUNTAIN

Нашият раздел за поддръжка на клиенти може да ви помогне да получите най-бързите отговори на вашите въпроси или да се свържете с нас, когато ви е удобно
Business Woman | iron Mountain

СВЪРЖЕТЕ СЕ С IRON MOUNTAIN

Нашият раздел за поддръжка на клиенти може да ви помогне да получите най-бързите отговори на вашите въпроси или да се свържете с нас, когато ви е удобно