Transformação Do Correio De Uma Empresa De Crédito Imobiliário

Desafio

Coletar, digitalizar, e encaminhar adequadamente fluxos de correio em larga escala. Quando se pensa em setores que se movem à velocidade da luz, o financiamento imobiliário provavelmente não é a primeira coisa que vem à mente. Há obrigações significativas, documentos e comprovações que retardam os processos em todos os pontos de contato.

Durante a pandemia, enquanto algumas pessoas buscavam refinanciar suas casas, muitos deram o salto para a compra de uma nova residência. Com esta flutuação de volume em larga escala, um dos principais financiadores de imóveis dos Estados Unidos experimentou um aumento na atividade de correio maior do que poderia suportar. Desde mais documentos de acompanhamento, correspondência com clientes até emendas e pedidos de indulgência, a quantidade de correio recebido representava desafios logísticos em seu escritório, trabalho com fornecedores e interações do dia-a-dia com clientes.

Além disso,o aumento da atividade de correio teve que ser apoiado por um modelo de pessoal que mudou imediatamente para o teletrabalho. Se todo esse correio recebido não fosse gerenciado de forma adequada e eficiente, a empresa poderia sofrer consequências tanto para as operações internas quanto para a reputação externa.

Solução

Correio Digital da Iron Mountain

A empresa percebeu que precisava de uma maneira segura de coletar, digitalizar, classificar, distribuir e destruir a abundância de correspondência em todos os níveis. Para isso, contaram com nosso serviço de Digital Mailroom. A Iron Mountain ajudou a agilizar significativamente as operações de forma segura.

Conclusão 

A mudança para uma correspondência totalmente digital ajudou a empresa a reduzir as pilhas de papel e a burocracia para atender às necessidades de seus clientes e parceiros.

O que normalmente levaria 7-10 dias para ser processado, categorizado e compartilhado, passou a ser feito por nossa equipe em menos de 24 horas.. Nosso centro de captação centralizou os documentos da entidade e pudemos tornar as informações rapidamente visíveis e disponíveis aos clientes.

Ao centralizar a gestão de conteúdo físico e digital, utilizamos machine learning para classificar, extrair valor e aplicar políticas. O que ajudou a agilizar ainda mais este processo foi que tudo isso foi feito no ponto de entrada das correspondências..

Ajudamos a melhorar a eficiência do processo e os tempos de entrega de mais de 250 tipos de documentos. Através do trabalho conjunto, a empresa conseguiu uma redução de 25% nos custos de manuseio de documentos como resultado da redução do tempo de revisão e entrega de documentos.

Em termos de escalabilidade, o Correio Digital permitiu acelerar os processos manuais. Com isso, houve um aumento de 30% no número de novos clientes de crédito por ano, graças à maior capacidade de responder à demanda do mercado e ao redirecionamento dos recursos de pessoal para posições geradoras de receita.

• Rastreamento de documentos de ponta a ponta através de machine learning, digitalização e melhor fluxo de trabalho
• Redução de custos de gerenciamento de documentos em 25%, simultaneamente, com redução dos tempos de ciclo de rastreamento
• Forneceu a escala para suportar um aumento anual de 30%
• Mais de 250 tipos diferentes de documentos suportados
• Rastreamento de documentos de milhares de empresas de títulos e jurisdições de registros
• As exceções são tratadas de forma automatizada, através da rápida identificação de documentos defeituosos para correção

Saiba mais sobre nossa solução de correio digital.