Controle Digital De Correspondência - Digital Mailroom
Controle Digital De Correspondência - Digital Mailroom
Características e Benefícios
A solução de CONTROLE DIGITAL DE CORRESPONDÊNCIA da Iron Mountain permite que você:
Converta Correio Físico em Digital
Aproveite os especialistas, processos e infra-estruturas de digitalização da Iron Mountain para converter o seu correio físico para o digital através da nossa extensa rede de centros de imagem com uma cadeia de custódia auditável. Os nossos 75+ super centros globais permitem-nos escalar rapidamente e satisfazer os seus requisitos específicos de localização.
Acesse e Guarde sua Informação de forma Segura
Os seus documentos digitais são armazenados no InSight® da Iron Mountain, uma plataforma de serviços de conteúdo e gestão de informação que se baseia na o National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) como a sua estrutura de segurança empresarial. A sua informação eletrônica será criptografada em repouso e durante a transmissão através de uma rede segura com acesso restrito por chaves de encriptação que você mantém e gerencia. As permissões baseadas na função permitem aos usuários autorizados o acesso à informação de que necessitam 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Conecte Dados entre Plataformas
Automatize os Fluxos de Trabalho do seu Correio para Melhorar a Colaboração
A colaboração dos funcionários é mais fácil com fluxos de trabalho automatizados construídos com base em dados-chave. O processamento de exceções permite controlar quem pode ver e compartilhar documentos digitais armazenados.
Desbloqueie as Informações para ter Eficiência Operacional
Gerencie todo o Ciclo de Vida do seu Correio
TRANSFORME A SUA CORRESPONDÊNCIA
A solução de CONTROLE DIGITAL DE CORRESPONDÊNCIA da Iron Mountain é um software como serviço (SaaS) que lhe permite aumentar a eficiência operacional através da digitalização do correio físico para proporcionar acesso e recuperação seguros aos seus funcionários, automatizando processos centrados em documentos e ligando os seus dados através de plataformas.
- Converta o seu correio físico em digital com cadeia de custódia auditável
- Forneça acesso e recepção de correspondência em um repositório seguro a qualquer hora e em qualquer lugar a usuários autorizados através de permissões baseadas em funções, que você mesmo gerencia
- Crie oportunidade para automatização e colaboração de processos centrados em documentos
- Ganhe conhecimento operacional e promova a eficiência através da conexão de dados entre as áreas do negócio
- Reduza os seus materiais físicos e despesas imobiliárias relacionadas
- Consolide fornecedores utilizando uma solução de ponta a ponta.
OTIMIZE E CONECTE DADOS ENTRE ÁREAS DO NEGÓCIO
Líderes como você têm tentado remover, ou pelo menos reduzir, a informação em
papel dos processos empresariais. Mas é impossível quando o correio em papel
continua a chegar e ainda é parte essencial dos seus processos operacionais. O
acesso ao correio baseado em papel é um desafio ainda maior quando se tem uma
força de trabalho distribuída nacional ou globalmente, que precisa de acesso
prontamente ao seu correio, independentemente da sua localização.
As operações de correspondência dependem de sistemas e processos manuais que
exigem trabalho intenso e são propensos a erros humanos. Como as organizações
consideram a redução de tamanho e/ou a otimização do espaço imobiliário, precisam
de otimizar as operações e conectar dados através das áreas do negócio.
A Iron Mountain pode ajudar.
Transformação Digital
Como Funciona
A solução de CONTROLE DIGITAL DE CORRESPONDÊNCIA da Iron Mountain é fácil de configurar e de utilizar:
- Depois de instruir o serviço postal a redirecionar o seu correio, a Iron Mountain o recolherá e o transportará para as nossas instalações de digitalização seguras. O seu correio físico nunca abandona a nossa cadeia de custódia.
- Nossos especialistas digitalizam e capturam automaticamente as palavras-chave dos seus documentos, de modo que as cópias digitalizadas possam ser encaminhadas automaticamente para o destinatário pretendido. Você também tem a opção de solicitar a captura adicional de palavras-chave relevantes.
- Você controla quem é o destinatário final através do processo de exceções.
- A sua informação eletrônica será encriptada em repouso e durante a transmissão através de uma rede segura.
- Você pode pesquisar e acessar o correio digitalizado na nossa plataforma segura de serviços de conteúdo e gestão de informação, Iron Mountain Insight®.
- As permissões baseadas na função que você mesmo gerencia asseguram que apenas utilizadores autorizados podem ver e compartilhar as informações.
- A Iron Mountain pode ajudá-lo com a destinação do seu correio físico, seja armazenando, eliminando com segurança ou devolvendo-o a você.
Segurança e Compliance
Levamos a segurança a sério, é por isso que 95% das empresas da Fortune 1.000 confiam à Iron Mountain os seus registros críticos e sensíveis. Há mais de 70 anos que asseguramos dados sensíveis e prestamos serviços a uma ampla gama de indústrias em mais de 60 países. Pode ficar tranquilo sabendo que a sua informação está segura na nossa solução ponta-a-ponta - desde o recebimento do seu correio que foi reencaminhado a nós, o transporte em nossos veículos seguros para digitalização até ao encaminhamento automático do seu correio para o destinatário pretendido e a destinação do seu correio em papel da forma que solicitar (armazenamento seguro, eliminação ou devolução a você).
Os seus documentos digitais são armazenados no InSight® da Iron Mountain, uma plataforma de serviços de conteúdo e gestão de informação, que utiliza o National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) como a nossa estrutura de segurança empresarial. O InSight® da Iron Mountain está em conformidade com as normas da indústria, incluindo, mas não se limitando, a:
- HIPAA
- FedRAMP/FISMA
- GDPR
- Soc 2 Type II
- ISO 27001
Conheça mais sobre a segurança do Insight® da Iron Mountain.
MODERNIZAÇÃO DA SALA DE CORRESPONDÊNCIA: EVOLUIR COM AS NECESSIDADES DE SUA ORGANIZAÇÃO DO CORREIO DIGITAL
Para as empresas, a correspondência em papel sempre foi predominante e confiável. Como um relógio, o correio entra e o correio sai. Mas toda essa documentação recebida precisa de distribuição, reconhecimento e ação oportuna e eficiente.
Clique nas caixas abaixo para saber mais sobre os três tipos de salas de correspondência e como você pode modernizar a sua.
A sala de correio tradicional é o ponto de entrada para grandes volumes de correio físico de entrada que requer operações de back-office para classificar e distribuir. Isto pode resultar em:
- Atraso na produtividade dos funcionários para classificar e entregar o correio para a pessoa certa em todos os departamentos
- Má experiência do cliente
- Conformidade potencial e ramificações regulatórias
- Perda de informações sensíveis
- Maiores desafios para apoiar uma força de trabalho remota
As salas de correio digital funcionam através do processamento inteligente de documentos (IDP), o que inclui:
- Digitalização de correio físico para acesso web e móvel
- Extração de metadados para uma busca eficiente
- Validação e revisão
- Classificação com AI/ML
- Regras de acesso e roteamento do usuário
- Rastreamento de auditoria para melhor cumprimento
Salas de correio inteligentes oferecem todos os benefícios de uma sala de correio digital através de uma plataforma de serviços de conteúdo (CSP), que inclui:
- Gerenciamento de conteúdo
- Governança da informação
- Extração e enriquecimento inteligente de metadados
- Busca e recuperação de funcionalidade
- Colaboração
- Automação do fluxo de trabalho
- Multi-repositório federado
- Recursos de reconhecimento ótico de caracteres (OCR)
Perguntas frequentes
A equipe de implementação da Iron Mountain se reúne com sua organização para saber como sua organização deseja lidar com o correio: por departamento, andar, individual, etc.
Em seguida, a Iron Mountain estabelece seus usuários, grupos de usuários e regras de segurança de metadados para garantir que as pessoas adequadas tenham acesso ao correio. Muitas organizações também têm um administrador que pode atualizar esta hierarquia se, por exemplo, você estiver fora do escritório e precisar que seu correio seja redirecionado temporariamente.
Você pode selecionar entre várias opções de disposição para sua correspondência física:
- Sua correspondência física é devolvida a você
- Seu correio físico é armazenado em um centro de registros da Iron Mountain
- Sua correspondência física é triturada
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