Iron Mountain Smart Sort
Iron Mountain Smart Sort
Organize seus arquivos
Arquivos misturados e documentos desorganizados não são só uma chateação, eles são um passivo que pode aumentar os custos de armazenamento, aumentar os riscos de perda de dados e litígios e impedir o fluxo de informações críticas.
Mas, o que aconteceria se você pudesse gerenciar com eficiência o seu mix de arquivos e saber o que reter, destruir e digitalizar, seja por questões legais, necessidades comerciais ou econômicas? E se você pudesse fazer tudo isso sem um projeto complexo e trabalhoso?
Com o Iron Mountain Smart Sort, você pode. Smart Sort é uma solução simples que o ajudará a manter o controle dos seus arquivos.
Como funciona o Iron Mountain Smart Sort?
ANTES
Arquivos misturados e datas complexas de eventos impediam que você tomasse decisões ágeis e organizadas sobre seu inventário de registros.
Tome decisões sobre quais arquivos manter, destruir ou digitalizar.
O processo de classificação inteligente
- Tiramos todos os arquivos da caixa.
- Digitalizamos/introduzimos o número de identificação do arquivo.
- Ordenamos e reagrupamos os arquivos, por exemplo, por datas de destruição, tipo de registro, identificador único ou o que sua empresa precisa.
Depois
Após a conclusão do seu projeto Smart Sort, você terá visibilidade total do seu inventário atualizado no nível do arquivo para que possa encontrar o que precisa rapidamente e permitir um processo contínuo de eliminação.
BENEFÍCIOS DE IRON MOUNTAIN SMART SORT
-
Encontre documentos com rapidez e precisão.
Tome decisões certas sobre quais registros manter, destruir ou digitalizar
Reduz o custo e o risco de armazenamento de arquivos
Facilita a reconfiguração e fechamento de escritórios
Acelera a transformação digital
GALERIA DE FOTOS SMART SORT
O processo Smart Sort segue os procedimentos seguros da Iron Mountain, com funcionários aprovados e treinados.
Os centros de processamento Smart Sort da Iron Mountain estão preparados e prontos para atender às exigências específicas de seu projeto.
O Smart Sort é uma solução tecnológica que utiliza informações de sua aplicação comercial principal e cronograma de retenção de registros para tomar decisões instantâneas sobre a disposição dos arquivos.
Iniciamos o processo Smart Sort capturando a identificação exclusiva do arquivo encontrada em sua parte externa. Fazemos isso com a leitura de um código de barras ou através da digitação manual do ID do arquivo.
Uma vez capturado o ID do arquivo, usando dados extraídos de sua aplicação comercial principal e cronograma de retenção de registros, o Smart Sort nos diz instantaneamente - em tempo real - o resultado para aquele arquivo, e nós classificamos e colocamos em caixas de acordo.
Você decide como deseja que seus registros sejam ordenados. Por exemplo, classifique por ano de elegibilidade de destruição, tipo de registro, por um identificador único, ou o que você precisar.
Para arquivos que atenderam aos requisitos de retenção e podem ser defensivamente destruídos, as caixas são envoltas em preto e claramente rotuladas para destruição.
Os funcionários da Iron Mountain têm treinamento especializado no processo Smart Sort e executarão seu projeto de forma especializada.
Assuma o controle do inventário de seus registros com a solução Smart Sort da Iron Mountain.
COMO O SMART SORT PODE AJUDAR SUA EMPRESA
Um hospital reduz os custos de armazenamento de registros e melhora a visibilidade e conformidade com o Smart Sort da Iron Mountain.
Descubra como um importante centro médico dos Estados Unidos liberou espaço para o atendimento de pacientes transferindo seus registros em papel para fora de suas instalações. Eles aproveitaram o Smart Sort da Iron Mountain para classificar, reorganizar e selecionar seus arquivos antes da mudança. O resultado foi maior visibilidade do seu estoque e economia de mais de 1 milhão de dólares em custos de armazenamento.
Uma empresa do setor de saúde utiliza o Smart Sort para reduzir custos/riscos de armazenamento de registros.
Descubra como um consultório particular usou a solução Smart Sort da Iron Mountain para classificar e reorganizar todo o seu inventário de registros, estabelecendo um processo de destruição sustentado de todos os registros atuais e futuros. O resultado foi melhor conformidade, aumento da precisão do estoque, redução do risco e diminuição dos custos de armazenamento de 40 a 50%.
O Smart Sort da Iron Mountain abre caminho para a economia corporativa.
Descubra como uma grande seguradora envolvida em um grande desinvestimento contou com o Smart Sort da Iron Mountain para determinar rapidamente quais registros corporativos manter e quais entregar aos compradores. Graças ao Smart Sort, o projeto foi concluído em menos tempo e com um custo menor do que seria possível com recursos internos.
PERGUNTAS MAIS FREQUENTES
Podemos executar um projeto Smart Sort em suas instalações ou nas nossas.
Vamos consolidar o estoque na instalação da Iron Mountain e, em seguida, realizar o projeto Smart Sort. Ao final do projeto, armazenamos somente os arquivos que precisam ser mantidos, o processo Smart Sort identifica os arquivos que atenderam aos requisitos de retenção e podem ser justificadamente destruídos. Com um inventário limpo, você pode reduzir seus custos pagando para armazenar apenas os arquivos que precisam ser retidos para atender aos requisitos.
Precisamos de informações de sua aplicação comercial principal (exemplos: índice de pacientes mestre, política ou sistema de gerenciamento de empréstimos, sistema de gerenciamento de arquivamento de casos etc.) e um cronograma de retenção de registros atualizado.
Sim, cada projeto é personalizado de acordo com suas políticas de retenção de registros e requisitos específicos.
- Você se beneficiará mais de um projeto Smart Sort com registros comerciais essenciais que contêm regras de retenção de datas de eventos (empréstimos, apólices, reclamações, registros de pacientes, arquivos de casos, registros de RH etc.).
- Registros corporativos/negócios não são recomendados (registros de folha de pagamento, faturas etc.).
Você seleciona como deseja proceder e o projeto será personalizado de acordo com suas necessidades, objetivos e orçamento.
- O processo Smart Sort aproveita seu cronograma de retenção e suas regras para criar uma metodologia padronizada para revisão e processamento de arquivos. Esta abordagem baseada em regras nos permite oferecer um resultado consistente e defensável.
- No final do processo Smart Sort, forneceremos um relatório que lhe dará visibilidade em nível de arquivo e a disposição correspondente para cada arquivo. Este relatório permite que você defenda as ações tomadas em cada um.
- Para maiores informações, por favor, leia SMART SORT PROVIDES A PATH TO DEFENSIBLE DISPOSITION.
SERVIÇOS QUE OFERECEMOS
ARMAZENAMENTO EXTERNO DE REGISTROS
DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ARMAZENAMENTO DIGITAL
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