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Classificação de arquivos
Classificar, organizar e gerenciar arquivos físicos em escala
Organize seus arquivos
Arquivos misturados e documentos desorganizados não são só uma chateação, eles são um passivo que pode aumentar os custos de armazenamento, aumentar os riscos de perda de dados e litígios e impedir o fluxo de informações críticas.
Mas, o que aconteceria se você pudesse gerenciar com eficiência o seu mix de arquivos e saber o que reter, destruir e digitalizar, seja por questões legais, necessidades comerciais ou econômicas? E se você pudesse fazer tudo isso sem um projeto complexo e trabalhoso?
Com o Iron Mountain Smart Sort, você pode. Smart Sort é uma solução simples que o ajudará a manter o controle dos seus arquivos.
Explore outra solução de limpeza de registros antigos:
Benefícios de Iron Mountain Smart Sort
✓ Encontre documentos com rapidez e precisão.
✓ Tome decisões certas sobre quais registros manter, destruir ou digitalizar
✓ Reduz o custo e o risco de armazenamento de arquivos
✓ Facilita a reconfiguração e fechamento de escritórios
✓ Acelera a transformação digital
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Como o Smart Sort pode ajudar sua empresa
Registros médicos
Um hospital reduz os custos de armazenamento de registros e melhora a visibilidade e conformidade com o Smart Sort da Iron Mountain.
Descubra como um importante centro médico dos Estados Unidos liberou espaço para o atendimento de pacientes transferindo seus registros em papel para fora de suas instalações. Eles aproveitaram o Smart Sort da Iron Mountain para classificar, reorganizar e selecionar seus arquivos antes da mudança. O resultado foi maior visibilidade do seu estoque e economia de mais de 1 milhão de dólares em custos de armazenamento.
Uma empresa do setor de saúde utiliza o Smart Sort para reduzir custos/riscos de armazenamento de registros.
Descubra como um consultório particular usou a solução Smart Sort da Iron Mountain para classificar e reorganizar todo o seu inventário de registros, estabelecendo um processo de destruição sustentado de todos os registros atuais e futuros. O resultado foi melhor conformidade, aumento da precisão do estoque, redução do risco e diminuição dos custos de armazenamento de 40 a 50%.
O Smart Sort da Iron Mountain abre caminho para a economia corporativa.
Descubra como uma grande seguradora envolvida em um grande desinvestimento contou com o Smart Sort da Iron Mountain para determinar rapidamente quais registros corporativos manter e quais entregar aos compradores. Graças ao Smart Sort, o projeto foi concluído em menos tempo e com um custo menor do que seria possível com recursos internos.
Perguntas mais frequentes
O Smart Sort é uma solução simples e econômica para ajudá-lo a finalmente obter o controle do seu inventário de registros.
O Smart Sort é só para registros armazenados na Iron Mountain?
O que acontece se eu tiver registros armazenados em vários locais ou com vários fornecedores?
Vamos consolidar o estoque na instalação da Iron Mountain e, em seguida, realizar o projeto Smart Sort. Ao final do projeto, armazenamos somente os arquivos que precisam ser mantidos, o processo Smart Sort identifica os arquivos que atenderam aos requisitos de retenção e podem ser justificadamente destruídos. Com um inventário limpo, você pode reduzir seus custos pagando para armazenar apenas os arquivos que precisam ser retidos para atender aos requisitos.
O que precisa ser feito para iniciar o processo Smart Sort?
O Smart Sort oferece suporte a várias políticas de retenção de registro e tipos de registro?
Quais tipos de registros são recomendados e quais não para um projeto Smart Sort?
- Você se beneficiará mais de um projeto Smart Sort com registros comerciais essenciais que contêm regras de retenção de datas de eventos (empréstimos, apólices, reclamações, registros de pacientes, arquivos de casos, registros de RH etc.).
- Registros corporativos/negócios não são recomendados (registros de folha de pagamento, faturas etc.).
Sou obrigado a usar o Smart Sort em todo o meu inventário ou posso prosseguir com uma abordagem em fases?
Preciso de um processo para a destruição de registros. Como o Smart Sort pode me ajudar?
- O processo Smart Sort aproveita seu cronograma de retenção e suas regras para criar uma metodologia padronizada para revisão e processamento de arquivos. Esta abordagem baseada em regras nos permite oferecer um resultado consistente e defensável.
- No final do processo Smart Sort, forneceremos um relatório que lhe dará visibilidade em nível de arquivo e a disposição correspondente para cada arquivo. Este relatório permite que você defenda as ações tomadas em cada um.
- Para maiores informações, por favor, leia SMART SORT PROVIDES A PATH TO DEFENSIBLE DISPOSITION.
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