Smart sort : exemple de cas d'utilisation dans le domaine des services financiers

Réussites client

Une importante entreprise de services financiers cherchait à réduire les coûts et les risques en détruisant les documents lorsqu'ils répondaient aux critères de destruction.

15 septembre 20218 mins
Smart Sort Destroy Records In Financial Services

Défi

Une importante entreprise de services financiers cherchait à réduire les coûts et les risques en détruisant les documents lorsqu'ils répondaient aux critères de destruction. Elle stockait plus de 10 millions de dossiers actifs et inactifs chez Iron Mountain dans un entrepôt à rayonnage ouvert et avait besoin d'un meilleur moyen de gérer ses dossiers au fur et à mesure de sa croissance. Comme la gestion de ce projet par ses propres moyens exigeait beaucoup de ressources et que les coûts étaient prohibitifs, elle a sollicité l'aide d'Iron Mountain.

Solution

En exploitant la solution Smart Sort, les spécialistes d'Iron Mountain ont examiné et trié tous les dossiers par année d'admissibilité à la destruction et les ont mis en boîte en conséquence. Grâce à Smart Sort, l'entreprise a pu utiliser un support de stockage moins coûteux et économiser encore plus en détruisant tous les dossiers qui répondaient aux exigences de conservation.

Résultats

  • Le tri de millions de dossiers avait un coût prohibitif, mais l'approche axée sur la technologie de Smart Sort en a fait une solution rentable
  • Tous les dossiers ont été identifiés, triés et mis en boîte par année d'admissibilité à la destruction
  • Déchiqueter de manière sûre et justiciable plus de trois millions de dossiers
  • Réduction des coûts de stockage des documents de 33 %
  • Mise en place d'un processus de destruction justifiable, plus homogène et plus efficace

Avec le tri intelligent, vous pouvez

  • Définir facilement l'éligibilité à la destruction
    • Iron Mountain exploite les données de votre base de données existante et de votre calendrier de conservation pour évaluer l'admissibilité à la destruction.
  • Permettre la destruction au niveau des boîtes
    • Les dossiers seront triés en fonction de l'année d'admissibilité à la destruction afin de simplifier la gestion continue de la conservation et de la destruction.
  • Réduire les coûts et les risques du programme
    • Initie la destruction immédiate des dossiers éligibles afin de réduire les coûts de conservation et de réduire les risques d'instruction juridique, d'audit et de conformité.
  • Améliorer les taux de localisation
    • À la fin de votre projet Smart Sort, vous disposerez d'une liste actualisée des dossiers qui vous permettra de gérer vos documents de manière précise et efficace.

Conserver des dossiers plus longtemps que nécessaire ne fera qu'augmenter le coût et le risque sur le long terme. Arrêtez de dilapider un budget et des ressources précieuses aux seules fins de retarder l'inévitable. Transformez le désordre en conformité grâce à cette solution rentable qui vous permet de vous organiser pour être efficace, de détruire immédiatement les renseignements de priorité et, finalement, d'éliminer les coûts et les risques inutiles de votre programme de gestion des dossiers.

Pour plus d'informations, contactez directement votre chargé de clientèle Iron Mountain ou remplissez le présent formulaire afin d'obtenir davantage d'informations. Incluez les mots « Smart Sort » dans la section Commentaires.