Service de déchiquetage protégé

Dans le cadre de la procédure de déchiquetage sur place d'Iron Mountain, tout le matériel est ramassé et détruit à l'emplacement du client à l'aide de l'unité mobile de déchiquetage.

Dans les régions moins densément peuplées, les clients d'Iron Mountain sont servis par un sous-traitant attesté d'Iron Mountain. Une liste des régions servies par Iron Mountain et des régions servies par des sous-traitants est fournie à la demande lorsqu'une entente contractuelle l'autorise.

La facture mensuelle sera envoyée après que la procédure de déchiquetage du matériel aura été entamée. Un certificat de destruction accompagne la facture mensuelle du client. Ce dernier peut aussi le télécharger à partir du portail Iron Mountain Connect^MC.

Dans le cadre du service de déchiquetage protégé sur place, Iron Mountain détruit les documents sur papier à l'emplacement même du client au moyen d'une unité mobile de déchiquetage (UMD). Les clients devront disposer d'un espace adéquat pour le stationnement du véhicule équipé de l'unité mobile de déchiquetage et réserver un espace adjacent assez grand pour la livraison, le chargement et le traitement du matériel au moyen de l'équipement industriel de déchiquetage installé à bord du véhicule.

Lorsque la présence d'un témoin au moment de la destruction des documents constitue une condition, le service sur place offre la possibilité aux clients de respecter cette exigence.

Conformément à la procédure de déchiquetage hors site d'Iron Mountain, tout le matériel est ramassé à l'installation du client et est transporté à une usine de déchiquetage approuvée ou à un centre de regroupement désigné avant d'être transporté à une usine de déchiquetage approuvée. Selon l'emplacement du centre de regroupement, la proximité de l'usine de déchiquetage et le volume de matériel traité au cours de la procédure menant à l'étape de déchiquetage, le matériel ramassé peut être entreposé de façon sécuritaire à un centre de regroupement d'Iron Mountain avant d'être envoyé à une usine de déchiquetage pour son élimination définitive.

Les clients d'Iron Mountain sont servis directement par Iron Mountain ou par un sous-traitant attesté d'Iron Mountain. Une liste des régions servies par Iron Mountain et des régions servies par des sous-traitants est fournie à la demande lorsqu'une entente contractuelle l'autorise.

La facture mensuelle sera envoyée après que la procédure de déchiquetage du matériel aura été entamée. Un certificat de destruction accompagne la facture mensuelle du client. Ce dernier peut aussi le télécharger à partir du portail Iron Mountain Connect^MC.

Dans le cadre de la procédure de destruction des documents inactifs d'Iron Mountain, nous utilisons de multiples mécanismes de vérification afin de nous assurer que seuls les dépôts autorisés sont détruits. La destruction n'a lieu qu'après inspection minutieuse de la commande par l'utilisateur autorisé du client et obtention de son autorisation. Tout le matériel autorisé fait l'objet d'une confirmation par double balayage au centre de gestion de documents d'Iron Mountain après quoi il est conditionné dans un emballage rétractable noir et entouré d'un ruban réservé au déchiquetage en vue du transport à une usine de déchiquetage approuvée.

Selon l'emplacement du centre de gestion de documents d'Iron Mountain, la proximité de l'usine de déchiquetage et le volume de matériel traité au cours de la procédure menant à l'étape de déchiquetage, le matériel ramassé peut être entreposé de façon sécuritaire avant d'être envoyé à une usine de déchiquetage pour son élimination définitive.

Dans certains endroits, les services de déchiquetage protégé sont assurés par un sous-traitant attesté d'Iron Mountain. Une liste des régions servies par Iron Mountain et des régions servies par des sous-traitants est fournie à la demande lorsqu'une entente contractuelle l'autorise.

La facture mensuelle sera envoyée lorsque la procédure de déchiquetage du matériel aura été entamée. Un certificat de destruction accompagne la facture mensuelle du client. Ce dernier peut aussi le télécharger à partir du portail Iron Mountain Connect^MC.

Iron Mountain a rehaussé son expertise et ses procédures de destruction de documents en y incluant des projets de destruction protégée destinés à des supports autres que le papier. Ce service comporte des étapes exclusives menées en collaboration avec des fournisseurs, et intègre la surveillance continue et des examens de conformité. Le service de destruction protégée de médias est offert actuellement à nos clients sous la forme de projets.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la terminologie et des étapes du déroulement des opérations du programme de destruction protégée de supports.

Matériel autorisé: Films, micrographies, bandes magnétiques et radiographies.

Centre de regroupement de supports: Une installation protégée d'Iron Mountain destinée à la gestion du regroupement et de la préparation du matériel autorisé en vue du transport à une usine de destruction de supports.

Usine de destruction de supports: Installation d'un fournisseur autorisé choisie par Iron Mountain en vue de la destruction protégée de supports. Périodiquement, les fournisseurs choisis font l'objet d'un examen dans le cadre du processus de surveillance d'Iron Mountain.

Fournisseur de services de transport: Un fournisseur de services de logistique ou de transport choisi par Iron Mountain dans le but d'assurer le transport spécialisé et sécuritaire du matériel autorisé d'un centre de regroupement de supports à une usine de destruction de supports.

Matériel proscrit: Déchets médicaux et autres matières dangereuses. Tous les autres types de supports ou de formats qui ne figurent pas ci-dessus doivent faire l'objet d'une soumission distincte et être approuvés.

Première étape: Regroupement et préparation au transport

• Le matériel autorisé est ramassé à l'emplacement du client ou dans les installations d'Iron Mountain, regroupé et transporté de façon sécuritaire à un centre de regroupement de médias désigné.
• À l'arrivée au centre de regroupement de médias d'Iron Mountain, le dépouillement du contenu en vrac est entré dans le système d'inventaire et de suivi d'Iron Mountain.
• Les supports en vrac consignés sont mis sur des palettes, étiquetés et rassemblés de façon sécuritaire en prévision du transport vers une usine de destruction de supports.

Deuxième étape: Transport spécialisé

• Les palettes étiquetées sont recouvertes d'un emballage rétractable, puis chargées dans un véhicule spécialisé pour être transportées de façon sécuritaire par le fournisseur de services de transport d'Iron Mountain.
• Un numéro de sceau de remorque unique est apposé sur la remorque verrouillée et est consigné pour les besoins du suivi.
• Le fournisseur de services de transport transporte le fret contenu dans une remorque scellée et verrouillée en empruntant un itinéraire désigné par Iron Mountain jusqu'à une usine de destruction de supports.

Troisième étape: Destruction protégée de supports

• À l'arrivée à l'usine de destruction de supports, la réception du fret remorqué fait l'objet d'une validation de la qualité à l'aide du sceau d'expédition de la remorque et de la vérification de l'étiquette de palette.
• Ensuite, les supports sont immédiatement détruits de façon à les rendre impossibles à lire et impossibles à reconstituer.
• Iron Mountain produit par la suite un certificat de destruction qui accompagne la facture mensuelle des clients utilisateurs.

Les relations avec le fournisseur de services de destruction de supports approuvé d'Iron Mountain font l'objet d'une surveillance continue et d'examens de conformité. En vue d'améliorer le service à la clientèle, Iron Mountain continuera à ajouter ou à modifier les relations avec les fournisseurs selon les besoins. Une liste des fournisseurs autorisés d'Iron Mountain peut être remise à la demande.

Certificat de destruction

La facture mensuelle sera envoyée après que la procédure de déchiquetage du matériel aura été entamée. Un certificat de destruction accompagne la facture mensuelle du client. Ce dernier peut aussi le télécharger en ligne.