Zukunftssicheres Dokumentenmanagement für Banken und Finanzdienstleister
Kosten sparen und Prozesse automatisieren mit höchster Compliance
Zukunftssicheres Dokumentenmanagement für Banken und Finanzdienstleister
Kosten sparen und Prozesse automatisieren mit höchster Compliance
Das Konto auf dem Sofa eröffnen, Geld via Smartphone überweisen. Selbst Immobilienkredite schliessen wir inzwischen ab, ohne nur einmal eine Filiale zu betreten. Nach aussen hin ist Banking fast vollständig digital geworden, und auch intern arbeitet heute niemand mehr wie vor 10 oder gar 20 Jahren. Doch vom prozessoptimierten, nahezu papierlosen Büro und Arbeiten sind viele Banken trotzdem noch weit entfernt.
Problemfall Kreditabteilung
Insbesondere in der Kreditabteilung ist häufig noch sehr viel Papier in Umlauf. Hier werden E-Mails ausgedruckt, damit die Papierakte im Regal vollständig ist. Handschriftliche Aktennotizen und Bearbeitungsvermerke werden abgeheftet, die Wände in den Büros sind mit Aktenordnern zugestellt.
Interne Abläufe dauern unnötig lang, wenn Papierunterlagen durch viele Hände gehen müssen. Fehler passieren, Dokumente werden falsch abgelegt, oder die Kaffeetasse kippt auf dem Schreibtisch um – und schon stockt das ganze System.
In den Archiven verstaubt währenddessen eine noch viel grössere Menge an Unterlagen: Akten zu laufenden Krediten, die jahrzehntelang nicht angefasst werden, und Dokumente zu aufgelösten Darlehen, die nur auf das Ende ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht warten. All dieses Papier nimmt Unmengen an Platz weg – und kann beispielsweise bei einem Wassereinbruch im Keller irreparabel beschädigt werden.
Ein Klick statt Wühlen im Ordner
Wie praktisch wäre es,…
- Alle Unterlagen mit einem Klick durchsuchen und innerhalb von Sekunden die benötigten Informationen finden zu können – im Büro oder im Homeoffice.
- Sie mit einem weiteren Klick automatisch zur nächsten Bearbeitungsstelle zu schicken, statt eine E-Mail zu verfassen oder gar mit der Umlaufmappe unter dem Arm loszulaufen.
- Den Datenschatz, der in all Ihren Akten steckt, auswerten zu können, um zum Beispiel bessere Finanzierungsentscheidungen zu treffen.
- Sich darauf verlassen zu können, dass kein Dokument mehr verloren geht – und nur von zugriffsberechtigten Mitarbeitenden geöffnet werden kann.
- Ihr Unternehmen für alle abgelegten Dokumente (physisch & digital, Kunden, Personal, Dienstleister uvm.) mit einer Retention Policy arbeiten könnte und somit auf einfache Art die Aufbewahrungsfristen einhält und stets zu neuesten regulatorischen Anforderungen informiert wird.
Personal an der Belastungsgrenze
Jemand müsste all diese Papierberge sortieren und einscannen. Doch Ihr Personal in den Fachabteilungen und in der IT ist mit seinen täglichen Aufgaben schon mehr als ausgelastet. Gerade, nachdem u.a. niedrige Zinsen zu Kosten- und Effizienzmassnahmen geführt haben. Ihre Angestellten haben keine Zeit zum Digitalisieren ihrer Papierdokumente, weil sie schon einen zu grossen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen, Abheften und Verschicken eben dieser Unterlagen verbringen. Ein Teufelskreis.
PDF-Scans sind nicht besser als Papier
Hinzu kommt: Einfach alle Dokumente einzuscannen und auf Festplatten abzulegen, wäre auch nicht die Lösung. Für eine optimale Information Governance, zur Automatisierung von Geschäftsabläufen und zum Analysieren Ihrer Informationsbestände müssen die Unterlagen erst einmal richtig aufbereitet werden: maschinenlesbar, klassifiziert, mit Metadaten versehen und in eine einheitliche Aktenstruktur überführt.
All das ist mit internen Ressourcen nicht zu bewerkstelligen.
Lassen Sie sich bei Ihrer digitalen Transformation deshalb von einem spezialisierten Anbieter unterstützen. Ihre Mitarbeitenden können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, sodass Sie unter dem Strich sogar noch Geld sparen.
Sie sind unsicher, welches Angebot oder welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist? Was Ihnen am meisten nützen würde – und was für Sie nicht relevant ist? Dann öffnen Sie Ihre Türen für Iron Mountain Clean Start: Wir sehen uns zunächst kostenfrei Ihre Räumlichkeiten an und analysieren, welche Lösungen für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind.
Mit professioneller Unterstützung schneller ans Ziel
Wir übernehmen das Sortieren und Einscannen, lagern aufbewahrungspflichtige Unterlagen in unseren hochsicheren Archiven und schaffen damit Platz in Ihren Büros. Wir vernichten rechtssicher Akten, Datenträger und auch IT-Geräte, die Sie nicht mehr benötigen. Anschliessend sorgen wir dafür, dass Sie jederzeit und überall auf Ihre Dokumente zugreifen und sie durchsuchen können. Mit unseren modularen Best-of-Class-Lösungen schaffen wir die Grundlage für digitale Workflows und transformieren manuelle zu digitalen Prozessen.
Vorteile digitaler Prozesse
Kosten senken
Sicherheit und Compliance
Personal wird entlastet
Kundendienst verbessert sich
Fundiertere Entscheidungen
Innovative Dienstleistungen
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Bank konnte ihre Büroflächen durch das Digitalisieren, Auslagern und Vernichten ihrer Papierakten von 9000 auf 5000 Quadratmeter verkleinern. Dadurch werden nun jährlich 385.000 Euro Mietkosten gespart, und die Bank konnte effiziente digitale Prozesse einführen, die sich positiv auf die Produktivität und damit auf den Gewinn auswirken. Zur Case Study
Was spricht für Iron Mountain?
Iron Mountain verfügt über eine Historie von über 70 Jahre, auch in der Zusammenarbeit mit Banken, Versicherungen und weiteren Finanzdienstleistern. 1951 haben wir unseren ersten Bankkunden betreut, und heute vertrauen uns 2.500 Finanzdienstleister jeder Grösse. Wir wissen, was Sie brauchen.
Als internationales Unternehmen mit globaler Präsenz sind wir an jedem Standort für Sie da – und bieten gleichzeitig eine individuelle Betreuung vor Ort.
Eine stillgelegte Eisenerzmine war der erste Standort von Iron Mountain. Daran sehen Sie, wie ernst es uns schon immer mit dem Schutz Ihrer wertvollen Assets war. Auch heute noch scheuen wir in Sachen Sicherheit keine Mühen. Als ISO-zertifiziertes Unternehmen arbeiten wir nach höchsten Compliance- und ESG-Standards, um Ihr Risiko zu senken.
In Iron Mountain finden Sie einen Partner für die komplette Bandbreite des Dokumentenmanagements – von der Entstehung der Informationen in physischer oder digitaler Form bis hin zur sicheren Vernichtung von IT-Assets. Alles aus einer Hand.
Gerade in Zeiten grosser Umbrüche sind wir der richtige Partner. In den letzten sieben Jahrzehnten hat sich die Welt völlig gewandelt. Was heute möglich ist, war in unseren Anfangsjahren noch Science-Fiction. Wir haben unsere Kund:innen durch alle Entwicklungen hindurch begleitet und unsere Lösungen vorausschauend weiterentwickelt. Wir freuen uns darauf, auch gemeinsam mit Ihnen die Herausforderungen der Zukunft zu bewältigen.
RELEVANTE KUNDENPROJEKTE
HERAUSFORDERUNG
Eine grosse US-Bank hatte mit einer hohen Zahl von Scheckbetrügen zu kämpfen. Infolgedessen wurde es notwendig, sehr viele bereits verarbeitete Schecks in einem besonders straffen Zeitrahmen zu überprüfen. Die Bank verfügte nicht über das Personal sowie die benötigten Fachkenntnisse und Technologien zur Datenerfassung, um die Schecks innerhalb der Frist zu bearbeiten.
LÖSUNG
Iron Mountain konfigurierte in kürzester Zeit eine Lösung für den Empfang der Schecks, erfasste die erforderlichen Metadaten daraus sowohl mit automatisierten als auch mit manuellen Verfahren und übermittelte diese Daten dann an den Kunden zurück.
ERGEBNISSE
- Fristen wurden eingehalten und erforderliche Analysen durchgeführt
- Lösung von Iron Mountain für das Incident Management und die tägliche Überwachung angewendet
DIGITALISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN
HERAUSFORDERUNG
Ein weltweit tätiger Finanzdienstleister konsolidierte landesweit seine Einrichtungen und suchte nach Möglichkeiten, den verfügbaren Platz optimal zu nutzen. Das Unternehmen hatte Probleme mit der Verwaltung der physischen Akten, die in Schränken in der Nähe der Mitarbeitenden aufbewahrt wurden, die Zugriff auf die jeweiligen Akten benötigten. Das Ziel war es, den Zugriff auf diese Akten für autorisierte Personen zu vereinfachen, da das Unternehmen zu einer mobileren und dezentraleren Arbeitsweise übergehen wollte.
LÖSUNG
In Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelte Iron Mountain eine ganzheitliche Lösung zur Digitalisierung regelmässig benötigter Akten und eine Image-on-Demand-Lösung für weniger aktive Dateien. So wurden Geschäftsabläufe optimiert und der Zugriff auf Informationen für Mitarbeitende erleichtert.
ERGEBNISSE
- Geringere Betriebskosten
- Verkürzte Bearbeitungszeiten
- Bessere Kontrolle und Transparenz der Prozesse
- Kostenoptimierung mit Scanning auf Abruf
- Einheitliches Indexierungsschema zur Verwaltung von Bestandsakten
DOKUMENTE DIGITALISIEREN UND ARCHIVIEREN
HERAUSFORDERUNG
Ein weltweit tätiges Dienstleistungsunternehmen wollte seine Personalakten besser verwalten, einschliesslich bereits bestehender Dokumente. Diese Aufgabe wurde immer schwieriger, vor allem als das Unternehmen eine mobile Arbeitsstrategie einführte, die Mitarbeitenden noch mehr Flexibilität bot, da sie nun von überall aus arbeiten konnten.
LÖSUNG
Iron Mountain entwickelte einen zentralisierten Erfassungsprozess, um Personaldokumente bereits beim Eingang zu erfassen, glich diese Dokumente mit der Personaldatenbank des Kunden ab und erstellte ein Inventar der Dokumenttypen.
ERGEBNISSE
- Weniger Duplikate und Geisterakten
- Geringere Kosten für die Bearbeitung eingehender Dokumente
- Bessere Compliance durch Mitarbeiterunterlagen auf dem neuesten Stand
DOKUMENTE DIGITALISIEREN UND ARCHIVIEREN
HERAUSFORDERUNG
Ein multinationales Investment- und Finanzdienstleistungsunternehmen suchte nach einer Rechenzentrumslösung, die eine schnelle Skalierung ermöglicht. Es sollten sowohl die steigende Marktnachfrage befriedigt als auch Nachhaltigkeits- und Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. Zudem mussten strenge Terminvorgaben eingehalten werden, um eine reibungslose Markteinführung zu gewährleisten.
LÖSUNG
Das Unternehmen wählte ein modulares Rechenzentrum von Iron Mountain als ideale Lösung für seine Rechenzentrumsinitiative. Dies führte zu einem PUE-Wert von knapp 1,1. Das MOD bietet zudem eine in sich geschlossene Umgebung für zusätzliche Sicherheit und Skalierbarkeit.
ERGEBNISSE
- Skalierbarkeit
- Nachhaltigkeit
- Schnelle Markteinführung
RELEVANTE LÖSUNGEN
Scanservice
Externe Aktenarchivierung
Data Centers
WEITERE KUNDENPROJEKTE
Zurich Group erfüllt Compliance durch sichere Archivierungsprozesse
Automatisierte HR-Prozesse im Einzelhandel
Digitale Poststelle für die schnelle Bearbeitung von Arbeitslosenanträgen
Wie der Versicherungskonzern Achmea langfristig von Digitalisierung profitiert
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