POST DIGITALISIEREN MIT DIGITAL MAILROOM

Setzen Sie mit uns Ihre digitale Poststelle um
Digital Mailroom

POST DIGITALISIEREN MIT DIGITAL MAILROOM

Setzen Sie mit uns Ihre digitale Poststelle um
  1. Startseite
  2. Dokumente digitalisieren und archivieren
  3. Post digitalisieren mit Digital Mailroom

POST DIGITALISIEREN UND EFFIZIENT VERWALTEN

Viele Unternehmen versuchen schon länger, sich vollständig von Papier zu lösen oder es zu reduzieren. Solange jedoch weiterhin Post im Briefkasten landet und zentraler Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse ist, lässt sich das nicht erreichen. Da außerdem immer mehr Angestellte mobil arbeiten, wird es schwierig, die Papierpost zeitnah und sicher an die richtigen Adressaten zu verteilen. Traditionelle Poststellen sind auf manuelle Systeme und Prozesse angewiesen, die arbeitsintensiv und fehleranfällig sind. Mit der Digitalisierung Ihrer Post können Sie daher die Produktivität und Sicherheit bedeutend erhöhen.

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter:innen wieder ins Büro kommen, im Homeoffice bleiben oder beides kombinieren, machen Sie einen wichtigen Schritt nach vorn, indem Sie Ihre Post digitalisieren. So befreien Sie sich von der Papierflut und dem damit verbundenen Aufwand. Iron Mountain unterstützt Sie mit der Lösung Digital Mailroom sowie umfassender Beratung und Services dabei.

IMMER DABEI: DER DIGITALE POSTEINGANG

Iron Mountain Digital Mailroom ist eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), mit der Sie die betriebliche Effizienz steigern. Wenn Sie die physische Post digitalisieren, können Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall sicher auf die digitalisierte Version ihrer Post zugreifen. Die Umstellung auf die digitale Poststelle ermöglicht es Ihnen, dokumentenzentrierte Prozesse zu automatisieren und Ihre Daten plattformübergreifend zu verbinden.

  • Digitalisieren Sie Ihre physische Post sicher und professionell mit einer nachprüfbaren Nachweiskette
  • Verwalten Sie selbst die rollenbasierten Berechtigungen
  • Ermöglichen Sie es autorisierten Anwender:innen, jederzeit und überall auf die digitalisierte Post (in Form von E-Mails) in einem sicheren Repository zuzugreifen
  • Ermöglichen Sie die Automatisierung dokumentenzentrierter Prozesse und nutzen Sie deren Vorteile, wie z. B. die vereinfachte Zusammenarbeit
  • Weniger Platzbedarf, dadurch sinkende Raumkosten
  • Konsolidieren Sie Anbieter durch den Einsatz einer End-to-End-Lösung
Premium Inhalte Datenblätter und Broschüren Iron Mountain® Digital Mailroom Service

Iron Mountain® Digital Mailroom Service

Mehr anzeigen

SO FUNKTIONIERT DIE DIGITALE POSTSTELLE

Iron Mountain Digital Mailroom ist ganz einfach einzurichten und zu benutzen.

  1. Lassen Sie Ihre Post von Iron Mountain scannen. Dazu beauftragen Sie bei der Post eine direkte Umleitung Ihrer Briefe an eine unserer sicheren Scan-Einrichtungen. Ihre Post verlässt niemals unsere sichere Nachweiskette.
  2. Unsere Fachleute digitalisieren Ihre Post und erfassen automatisch Schlagwörter. Dadurch können die digitalisierten Versionen automatisch an die vorgesehenen Empfänger:innen weitergeleitet werden.
  3. Durch die Ausnahmeverarbeitung haben Sie die Kontrolle darüber, wer die Post letztendlich empfängt.
  4. Ihre elektronischen Informationen werden im Ruhezustand und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk verschlüsselt.
  5. Über Iron Mountain Insight®, unsere Information-Management- und Content-Services-Platform, können Sie Ihre digitale Post durchsuchen, abrufen und automatisch an die richtigen Empfänger:innen verteilen.
  6. Rollenbasierte Berechtigungen, die Sie selbst festlegen und verwalten können, stellen sicher, dass nur autorisierte User Ihre digitale Post einsehen und weitergeben können – mit einer intelligenten Verteilungsfunktion.
  7. Iron Mountain lagert Ihre physische Post ein, vernichtet sie sicher oder sendet sie an Sie zurück.

SICHERHEIT UND COMPLIANCE DES DIGITALEN POSTEINGANGS

Wir nehmen Sicherheit sehr ernst. Aus diesem Grund vertrauen uns 95 % der Fortune-1.000-Unternehmen ihre kritischen und sensiblen Daten an. Wir sichern seit 1951 sensible Daten und bieten Dienstleistungen für eine Vielzahl von Branchen in über 60 Ländern an. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Daten in unserer End-to-End-Lösung sicher sind – von der Abholung Ihrer umgeleiteten Papierpost in unseren sicheren Fahrzeugen über die Digitalisierung in unseren Scanzentren bis hin zur automatischen Weiterleitung Ihrer Post an die vorgesehenen Empfänger:innen und ggf. der Behandlung Ihrer Papierpost auf die von Ihnen gewünschte Weise (sichere Aufbewahrung, Vernichtung oder Rücksendung der Post an Sie).

Ihre digitalen Dokumente werden in Iron Mountain InSight® gespeichert, einer Plattform für Informationsmanagement und Content-Services, die das National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) als Sicherheitsrahmen für unser Unternehmen nutzt. Iron Mountain InSight® erfüllt die Branchenstandards, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • DSGVO
  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • Soc 2 Typ II
  • ISO27001

FEATURES UND VORTEILE

Iron Mountain Digital Mailroom ist ein SaaS-Angebot (Software-as-a-Service), mit dem Unternehmen digital auf ihre Post zugreifen können. Die Vorteile dieser Lösung:

digital-mailroom-icon-digitize

Ihre Post digitalisieren

Nutzen Sie die Kompetenz, Prozesse und Infrastruktur von Iron Mountain, um Papierunterlagen in digitale Dokumente umzuwandeln – mithilfe unseres umfangreichen Netzwerks von Scanning-Zentren und einer auditierbaren Nachweiskette.
digital-mailroom-icon-store

Sicherer Zugriff auf und sicheres Speichern Ihrer Informationen

Ihre digitalen Daten werden bei der Speicherung und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk durch Verschlüsselungscodes gesichert, die Sie selbst aufbewahren und verwalten. Sie vergeben rollenbasierte Berechtigungen, mit denen jederzeit und überall auf die Informationen zugegriffen werden kann.
digital-mailroom-icon-search

Daten plattformübergreifend verbinden

Durch die Integration mit im Unternehmen vorhandenen Systemen wie E-Mail, Salesforce und Microsoft Office Suite können Sie Daten plattform- und fachbereichsübergreifend verbinden, in nachgelagerte Prozesse einspeisen und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern. Durch eine verfügbare Integration mit der Lösung Policy Center von Iron Mountain können Sie sogar Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten auf Ihre digitalisierte Post anwenden.
digital-mailroom-icon-automate

Automatisierte Poststellenprozesse für eine bessere Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit wird viel einfacher – dank automatisierter Prozesse auf Grundlage von Schlüsseldaten.
digital-mailroom-icon-unlock

Hilfreiche Auswertungen für betriebliche Effizienz

Wichtige Informationen und Kennzahlen lassen sich in Dashboards visuell anzeigen und interpretieren und vereinfachen die Entscheidungsfindung. So können Sie die Routing-Genauigkeit, durchschnittliche Zeit bis zur Zustellung, Postvolumen und vieles mehr interpretieren.
digital-mailroom-icon-full-lifecycle

Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Post

Nachdem Ihre Post digitalisiert wurde, können wir Ihnen auch bei der Lagerung oder Entsorgung des Papiers helfen. Die Dokumente können entweder an Sie zurückgesendet, in einem Archivcenter von Iron Mountain aufbewahrt oder sicher vernichtet werden.

MODERNE DIGITALE POSTSTELLE: IMMER ANGEPASST AN DIE ANFORDERUNGEN IHRES UNTERNEHMENS

Um schnell genug zu reagieren, müssen all diese Dokumente ohne Verzögerung effizient verteilt und gelesen werden. Doch der Weg des Papiers ist langsam – besser, Sie lassen Ihre Post digitalisieren. Mit Iron Mountain und einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen steigen Sie sicher und professionell auf den digitalen Posteingang um.

Klicken Sie unten auf die Kästen, um mehr über die drei Arten der Poststelle zu erfahren – und wie Sie Ihre modernisieren können.

Traditionell

In der traditionellen Poststelle kommen große Mengen von Papierpost an, die manuell sortiert und verteilt werden müssen. Die Folge:

  • Wenig Produktivität, da das Sortieren und Verteilen in die richtigen Abteilungen und an die richtigen Personen zeitaufwendig ist
  • Wenig Kundenzufriedenheit
  • Mögliche Compliance-Verstöße und rechtliche Probleme
  • Verlust sensibler Informationen
  • Schwierigeres Unterstützen von Mitarbeiter:innen im Homeoffice
Digital

Digitale Poststellen oder Digital Mailrooms funktionieren über intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP):

  • Papierpost scannen und digitalisieren, sodass sie digital abgerufen werden kann
  • Metadaten extrahieren – für effizientes Suchen
  • Prüfung und Validierung
  • Klassifizierung durch KI/ML
  • Zugriffsregeln und Weiterleitung
  • Audit-Tracking für eine bessere Compliance
Intelligent

Intelligente Mailrooms bieten alle Vorteile eines Digital Mailrooms über eine Content Services Platform (CSP):

  • Content Management
  • Information Governance
  • Intelligente Metadaten-Extrahierung and -Anreicherung
  • Such- und Abruffunktion
  • Zusammenarbeit
  • Prozessautomatisierung
  • Föderiertes Multi-Repository
  • OCR-Funktionen für optische Zeichenerkennung

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN ZUM DIGITAL MAILROOM

Sie ordnen alle User einer Benutzergruppe zu. In Kombination mit Metadaten-Sicherheitsregeln wird so sichergestellt, dass die Post stets zu den richtigen Adressaten gelangt. Das Implementierungsteam von Iron Mountain sorgt dafür, dass in Ihrem Unternehmen und Ihrer digitalen Poststelle die richtigen Rollen und Regeln für Datenschutz und -sicherheit aktiv sind.

Das Implementierungsteam von Iron Mountain setzt sich mit Ihnen zusammen, um zu erfahren, wie Sie Ihre Post organisieren möchten: nach Abteilung, Etage, für einzelne Personen usw.

Dann richtet Iron Mountain Sicherheitsregeln für Benutzer:innen, Benutzergruppen und Metadaten ein, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Adressaten Zugriff auf ihre Post haben. Viele Unternehmen haben Administrator:innen, die diese Vorgaben je nach Bedarf anpassen. So kann zum Beispiel Post bei vorübergehender Abwesenheit umgeleitet werden.

Es gibt drei Optionen für die Papierversion Ihrer Post nach dem Digitalisieren:

  • Sie erhalten die Dokumente zurück.
  • Wir lagern die physischen Dokumente in einem der hochsicheren Archivcenter von Iron Mountain für Sie.
  • Wir vernichten die Papierdokumente.


WEITERE SERVICES VON IRON MOUNTAIN

woman scanning iron mountain documents with insight on screen

Dokumente digitalisieren und archivieren

Bringen Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung, Automatisierung und einen sicheren zentralen Zugriff auf Dokumente voran.

Workflow Automation Two People Standing Around Woman Holding Tablet Banner | Iron Mountain

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen werden Ihre organisatorischen Abläufe systematisch effizienter und effektiver.

Externe Aktenaufbewahrung

Externe Aktenaufbewahrung

Lagern Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren hochsicheren und zertifizierten Archivierungscentern.

Informationsmanagement und Content-Services-Lösungen

Informationsmanagement und Content-Services-Lösungen

Unsere Suite von SaaS-Lösungen steigert die Effizienz der häufigsten dokumentenbasierten Prozesse in Ihrem Unternehmen und löst branchenspezifische Herausforderungen.

IRON MOUNTAIN KONTAKTIEREN

Unser Kundenservice hilft Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns bei Fragen, für ein kostenfreies Angebot oder eine unverbindliche Beratung.
Business Woman | iron Mountain

IRON MOUNTAIN KONTAKTIEREN

Unser Kundenservice hilft Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns bei Fragen, für ein kostenfreies Angebot oder eine unverbindliche Beratung.