Iron Mountain Smart Sort
Iron Mountain Smart Sort
Ordnung ins Aktenarchiv bringen
Ein Durcheinander im Aktenarchiv und schlecht sortierte Aufzeichnungen sind nicht nur ein Ärgernis, sondern eine Gefahr. Hohe Lagerkosten und rechtliche Risiken sind die Folge, und der Informationsfluss im Unternehmen stockt.
Wie wäre es, wenn Sie Ordnung in Ihre Akten bringen könnten und wüssten, welche Sie aufbewahren, rechtssicher vernichten oder digitalisieren können? Wenn Sie für Veräusserungen, Rechtsstreits oder andere geschäftliche Anforderungen immer die richtigen Akten zur Hand hätten? Und wenn sich all dies erreichen liesse, ohne mühsam alle Akten manuell durchzugehen?
Iron Mountain Smart Sort macht es möglich. Smart Sort ist eine einfache und preiswerte Lösung, mit der Sie endlich die volle Kontrolle über Ihre Aktenbestände erhalten.
SO FUNKTIONIERT IRON MOUNTAIN SMART SORT
VORHER
Unterschiedliche Akten mit unterschiedlichen Ereignisdaten verhindern rechtssichere Entscheidungen über Ihre Aktenbestände.
Entscheidung darüber, welche Akten aufbewahrt, vernichtet oder digitalisiert werden sollen.
SMART-SORT-PROZESS
- Alle Akten aus dem Karton nehmen
- Aktenkennung scannen oder eingeben und sofort Sortierergebnisse erhalten
- Akten nach Vernichtungsdatum, Typ, eindeutiger Kennung (oder anderer Kategorie) neu ordnen
NACHHER
Mit Abschluss des Smart-Sort-Projekts profitieren Sie von vollständiger Transparenz auf Aktenebene. So finden Sie immer, was Sie suchen, und die Vernichtung wird stets rechtssicher vorgenommen.
VORTEILE VON IRON MOUNTAIN SMART SORT
- ✔ Schnell die richtigen Akten finden
- ✔ Rechtssicher entscheiden, welche Akten aufbewahrt, vernichtet oder digitalisiert werden
- ✔ Kosten und Risiken der Aktenlagerung verringern
- ✔ Umbau und Schliessung von Büros unterstützen
- ✔ Digitale Transformation beschleunigen
- ✔ Fusionen, Übernahmen und Veräusserungen schnell abwickeln
Wie Sie Aktenarchive optimal auflösen
Eine Checkliste für den Umgang mit DSGVO-Auskunftsersuchen
SO PROFITIERT IHR UNTERNEHMEN VON SMART SORT
Krankenhaus verringert seine Lagerkosten und verbessert Transparenz und Compliance mit Iron Mountain Smart Sort
Lesen Sie, wie ein grosses Krankenhaus mehr Platz für die Versorgung von Patient:innen schuf, indem es seine Papierunterlagen auslagert. Mit Iron Mountain Smart Sort gelang es, die Akten vor dem Umzug zu sortieren, neu zu ordnen und sicher zu vernichten. Das Ergebnis: Mehr Transparenz in den Aktenbeständen sowie Einsparungen bei den Lagerkosten von über 1 Mio. EUR.
Krankenhaus bringt Ordnung in sein Archivmanagement
Anbieter im Gesundheitswesen nutzt Smart Sort zum Senken von Kosten und Risiken bei der Aktenarchivierung
Erfahren Sie, wie ein grosses Unternehmen im Gesundheitswesen mit Iron Mountain Smart Sort seine gesamten Aktenbestände sortierte und neu ordnete, um einen Prozess für die rechtssichere Vernichtung aller aktuellen und zukünftigen Unterlagen zu etablieren. Das Ergebnis: Bessere Compliance, grössere Bestandsgenauigkeit, weniger Risiko und um 40 bis 50 % gesenkte Lagerkosten.
Gesundheitsdienstleister senkt Kosten und Risiken bei Aktenarchivierung
Iron Mountain Smart Sort macht den Weg frei für eine Unternehmensveräusserung
Lesen Sie, wie ein Versicherer im Rahmen einer umfangreichen Veräusserung Iron Mountain Smart Sort nutzte, um schnell zu ermitteln, welche Akten er behalten und welche er an die neuen Eigentümer:innen übergeben musste. Mit Smart Sort konnte das Projekt deutlich schneller und preisgünstiger umgesetzt werden als mit internem Personal.
Geordnete Archive für Unternehmensveräusserung
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Nein. Ein Smart-Sort-Projekt lässt sich sowohl bei uns als auch bei Ihnen vor Ort durchführen.
In einem solchen Fall bringen wir alle Bestände an einen Standort von Iron Mountain und führen das Smart-Sort-Projekt dort aus. Dabei ermitteln wir alle Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sodass sie rechtssicher vernichtet werden können. Nur die Unterlagen, die aus Compliance-Gründen weiter aufbewahrt werden müssen, werden wieder eingelagert. Mit einem so aufgeräumten und verkleinerten Bestand können Sie Ihre Kosten deutlich senken.
Wir benötigen Informationen aus Ihren Kernanwendungen (je nach Branche Master Patient Index, Policen- oder Kreditverwaltungssystem, Fallmanagementsystem usw.) und den aktuellen Aufbewahrungsplan.
Ja. Das Projekt wird an Ihren individuellen Aufbewahrungsrichtlinien und Anforderungen ausgerichtet.
- Von einem Smart-Sort-Projekt profitieren Sie am meisten bei Unterlagen aus Ihrem Kerngeschäft, deren Aufbewahrungsfrist sich nach Ereignisdaten richtet (Kredite, Policen, Schadenmeldungen, Leistungsanträge, Patientenakten, Fallakten, Personalakten usw.).
- Geschäftsunterlagen wie Lohnabrechnungen oder Rechnungen werden nicht empfohlen.
Sie entscheiden selbst, wie Sie vorgehen möchten. Wir richten das Projekt an Ihren Anforderungen, Zielen und Budgetvorgaben aus.
- Der Smart-Sort-Prozess entwickelt anhand Ihrer Aufbewahrungspläne und -richtlinien eine standardisierte Methode zur Aktenprüfung und -verarbeitung. Mit diesem regelbasierten Ansatz erreichen wir konsistente, rechtssichere Ergebnisse.
- Zum Abschluss des Smart-Sort-Prozesses stellen wir Ihnen einen Bericht zur Verfügung, aus dem für jede einzelne Akte hervorgeht, wo sie sich befindet und wann sie entsorgt werden kann. Er dient auch als Nachweis dafür, wie die einzelnen Akten verarbeitet wurden.
Weitere Services von Iron Mountain
Dokumente digitalisieren und archivieren
Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Externe Aktenaufbewahrung
Informationsmanagement und Content-Services-Lösungen
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