Clasificación de Archivos
Clasificación de Archivos
ORGANIZA LO DESORDENADO
Los archivos mezclados y los documentos desorganizados no son solo una molestia. Son una responsabilidad que puede incrementar los costos de almacenamiento, aumentar los riesgos de pérdida de información y litigio, y obstaculizar el flujo de información crítica.
Pero, ¿qué pasaría si pudieras gestionar de manera eficiente tus archivos mezclados y saber qué retener, destruir de manera justificada, digitalizar o proporcionar un ahorro, un asunto legal u otra necesidad empresarial? ¿Y si pudieras hacer todo esto sin un proyecto de descubrimiento complejo y laborioso?
Con Iron Mountain Smart Sort, puedes hacerlo. Smart Sort es una solución simple que te ayudara a tener el control de tu inventario.
CÓMO FUNCIONA SMART SORT DE IRON MOUNTAIN
ANTES
Los archivos mezclados y la complejidad de las fechas de los eventos te impiden tomar decisiones defendibles sobre tu inventario de registros.
Toma decisiones sobre qué archivos conservar, destruir o digitalizar.
EL PROCESO SMART SORT
- Sacamos todos los archivos de la caja.
- Escaneamos/introducimos el número de identificación del archivo.
- Ordenamos y reagrupamos los archivos por ejemplo por fechas de destrucción, tipo de registro, un identificador único -o lo que tu empresa requiera.
DESPUÉS
Al finalizar tu proyecto Smart Sort, tendrás una visibilidad completa de tu inventario actualizado a nivel de archivo para poder encontrar lo que necesitas rápidamente y permitir un proceso continuo de eliminación defendible.
BENEFICIOS DE SMART SORT DE IRON MOUNTAIN
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Encuentra los documentos de forma rápida y precisa
Toma decisiones defendibles sobre qué registros conservar, destruir o digitalizar
Reduce el coste y el riesgo del almacenamiento de archivos
Facilita la reconfiguración y el cierre de oficinas
Acelera la transformación digital
Acelera la transformación digital
Smart Sort Photo Gallery
Smart Sort sigue todos los procesos de seguridad de Iron Mountain con personal altamente capacitado y cualificado.
Los centros de Smart Sort de Iron Mountain están preparados y listos para cumplir con los requisitos específicos de acuerdo a tu proyecto.
Smart Sort es una solución impulsada por la tecnología en la que usamos información del programa de retención o custodia de documentos actual para tomar decisiones instantáneas sobre la disposición de archivos.
Comenzamos el proceso de clasificación inteligente capturando el ID de archivo único que se encuentra en el exterior del archivo. Lo hacemos escaneando un código de barras o tecleando a mano el ID del archivo.
Una vez que se captura la identificación del archivo, utilizando los datos extraídos de su aplicación comercial principal y el cronograma de retención de registros, Smart Sort nos informa instantáneamente, en tiempo real, el resultado de ese archivo, y clasificamos y volvemos a empaquetar en consecuencia.
Tú decides cómo quieres que se ordenen tus registros. Por ejemplo, orden por año de elegibilidad de destrucción, tipo de registro, un identificador único o lo que necesites.
Para los archivos que han cumplido con los requisitos de retención y se pueden destruir justificadamente, las cajas se marcan y se etiquetan claramente para su destrucción.
Los empleados de Iron Mountain cuentan con capacitación especializada en el proceso Smart Sort y ejecutarán el proyecto de manera experta.
Toma el control de tu inventario documental con Iron Mountain Smart Sort.
CÓMO SMART SORT PUEDE AYUDAR A TU EMPRESA
Un hospital reduce los costes de almacenamiento de registros y mejora la visibilidad y el cumplimiento con Smart Sort de Iron Mountain
Descubre cómo un importante centro médico de EE.UU. liberó espacio para la atención de los pacientes al trasladar sus registros en papel fuera de sus instalaciones. Aprovecharon Smart Sort de Iron Mountain para clasificar, reorganizar y seleccionar sus archivos antes del traslado. El resultado fue una mayor visibilidad de su inventario y un ahorro de más de un millón de dólares en costes de almacenamiento.
Una empresa del sector salud utiliza Smart Sort para reducir costos/riesgos de almacenamiento de registros
Descubre cómo una clínica privada utilizó la solución Smart Sort de Iron Mountain para clasificar y reorganizar todo su inventario de registros, estableciendo un proceso para la destrucción sustentada de todos los registros actuales y futuros. El resultado fue un mejor cumplimiento, una mayor precisión del inventario, una reducción del riesgo y una disminución de los costos de almacenamiento del 40-50%.
Smart Sort de Iron Mountain despeja el camino para un ahorro corporativo
Descubre cómo una gran aseguradora involucrada en una importante desinversión confió en Smart Sort de Iron Mountain para determinar rápidamente qué registros corporativos conservar y cuáles entregar a los compradores. Gracias a Smart Sort, el proyecto se completó en menos tiempo y con un costo menor del que habría sido posible utilizando recursos internos.
PREGUNTAS FRECUENTES
Podemos ejecutar un proyecto Smart Sort en tus instalaciones o en las nuestras.
Consolidaremos el inventario en unas instalaciones de Iron Mountain y, a continuación, realizaremos el proyecto Smart Sort. Al finalizar el proyecto, almacenamos sólo los archivos que deben conservarse. El proceso de Smart Sort identifica los archivos que han cumplido con los requisitos de retención y que pueden destruirse de forma justificada. Con un inventario depurado, podrás reducir tus costes pagando por almacenar sólo aquellos archivos que necesitan ser retenidos para cumplir con los requisitos.
Necesitamos información de tu aplicación empresarial principal (por ejemplo, del índice maestro de pacientes, sistema de gestión de pólizas o préstamos, sistema de gestión de expedientes, etc.) y un calendario de conservación de registros actualizado.
Sí, cada proyecto se adapta a tus políticas de conservación de registros y a tus requisitos específicos.
- Las mayores ventajas de un proyecto Smart Sort se obtienen con los registros empresariales principales que llevan reglas de retención de fechas de eventos (por ejemplo, préstamos, pólizas, reclamaciones, registros de pacientes, expedientes de casos, registros de RRHH, etc.).
- No es recomendable para los registros corporativos/de la empresa (registros de nóminas, facturas, etc.).
¿Estoy obligado a utilizar Smart Sort en todo mi inventario o puedo proceder con un enfoque gradual?
Tú eliges cómo quieres proceder, y el proyecto se adaptará a tus necesidades, objetivos y presupuesto.
- El proceso Smart Sort utiliza tu programa de retención y tus reglas para crear una metodología estandarizada para la revisión y el procesamiento de archivos. Este enfoque basado en reglas nos permite ofrecer un resultado coherente y defendible.
- Al final del proceso Smart Sort, te proporcionaremos un informe que te da visibilidad a nivel de archivo y la disposición correspondiente a cada archivo. Este informe te permite defender las acciones realizadas en cada archivo.
- Para más información, consulta SMART SORT OFRECE UN CAMINO HACIA LA ELIMINACIÓN DEFENDIBLE.
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