Řešení pro zpracování faktur

Automatizujte zpracování faktur

Problém

Pro účetní je nejdůležitější efektivita a přesnost. Je třeba rychle zpracovávat faktury, neprodleně převádět platby a spravovat vše tak, abyste optimalizovali cash flow, a zároveň se vyhnuli chybám, které by mohly mít na firmu dlouhodobý dopad. S papírovými a digitálními fakturami zasílanými na různá místa a do více schránek je ale efektivita a přesnost skutečnou výzvou.

Dopad

Pokud máte faktury v různých e-mailových schránkách, kartotékách, na pevných discích, nebo ve sdílených úložištích, nevyužíváte možnosti technologií, které by vám pomohly pracovat rychleji a přesněji. Až 70 % podniků stále dostává faktury v papírové podobě.¹ Hledání a ruční kontrola stovek papírových dokumentů kvůli přiřazení faktur k platbám tak může vést k opožděným úhradám, které poškozují vztahy s dodavateli a úvěrový rating organizace.

Ruční zadávání údajů z papírových faktur přináší riziko vzniku manuálních chyb nebo ztráty faktur. Jen duplicitní platby mohou vaši organizaci stát 0,8 % až 2 % celkových plateb.² Chybné zadávání údajů může vést k přeplatkům, duplicitním platbám, opomenutým platbám a zpožděným platbám, což vytváří prostor pro podvody.

Neefektivita zpomaluje zpracování plateb a způsobuje zbytečné náklady. Různé studie a srovnávací zprávy o zpracování přijatých faktur uvádějí náklady 10 až 40 eur za jednu fakturu při ručním zpracování.³

Co kdybyste mohli…

Automatizace zpracování faktur pomocí systému Iron Mountain pro zpracování faktur vám pomůže překonat tyto problémy, a navíc:

1. Centralizujte příjem faktur doručených fyzicky i e-mailem
2. Využijete sílu umělé inteligence (AI) a díky inteligentnímu zpracování dat můžete získávat data z papírových i digitálních faktur, což snižuje množství ruční práce a chyb
3. Automatizujete pracovní workflow integrací faktur od dodavatelů a údajů o nákupu, čímž poskytnete informace rozhodujícím osobám

Zpracování faktur Iron Mountain

Řešení je postaveno na platformě Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), škálovatelném softwaru jako služba (SaaS), který nevyžaduje složité programování (low-code). DXP zlepšuje správu informací a podporuje automatizaci ručních úkonů ve vašem stávajícím účetním ekosystému prostřednictvím předpřipravených konektorů, pracovních postupů, typů dokumentů, metadat, pravidel uchovávání informací a zadání pro AI.

Společnost Iron Mountain, globální lídr v oblasti archivace, ochrany a správy informací a majetku, vám poskytne řešení, které kombinuje komplexní správu fyzického a digitálního obsahu, AI, automatizaci pracovních postupů a správu informací v jednotné platformě. Pomůže vám:

• Centralizovat správu faktur ve fyzických i e-mailových formátech: Faktury můžete digitalizovat sami nebo je společnost Iron Mountain vyzvedne a zpracuje za vás. Dodavatelé mohou také zasílat faktury do vyhrazených účetních e-mailových schránek. Naše řešení poskytuje jedno úložiště pro fyzické a digitální dokumenty.
• Automatizovat záznam dat pomocí funkcí řešení Intelligent Document Processing (IDP): Naše řešení automaticky extrahuje a indexuje hlavičky i položky faktur, takže účetní mají k dispozici kompletní digitální záznam bez nutnosti ručního zadávání dat.
• Propojit data napříč platformami: Integrace se stávajícími systémy spojuje informace a rozbíjí izolovanost informací.
• Přístup kdykoli a odkudkoli: Oprávnění uživatelé mohou prostřednictvím zabezpečeného webového portálu snadno přistupovat k fakturám a vyhledávat je, dostávat upozornění na výjimky a sdílet odmítnuté faktury s dodavateli pro opětovné zpracování.
• Zajistit ochranu podniku: Bezpečnostní prvky zahrnují auditovatelnost, zabezpečené úložiště, šifrování dat, omezení přístupu a oprávnění podle rolí. Naše platforma splňuje oborové standardy a zásady pro uchovávání dat a umožňuje efektivní reakci na audity i žádosti o doložení dokumentace.
• Spravovat celý životní cyklus dokumentů: Společnost Iron Mountain může vaše fyzické dokumenty bezpečně uložit, skartovat nebo vrátit.

To může výrazně ovlivnit váš hospodářský výsledek a zajistit:

• Transparentnější zpracování faktur: Prohlížejte, spravujte a zpracovávejte faktury centrálně z přehledného portálu. Jediným kliknutím zjistíte, co se s fakturou děje a kam směřují vaše peníze.
• Vyšší přesnost: Automatický sběr údajů z faktur vylučuje chyby způsobené ručním zadáváním. Snižte nebo zcela eliminujte riziko chybného umístění nebo nesprávné manipulace s fakturami.
• Větší efektivitu a nižší náklady: Digitalizace a automatizace vám umožní třídit a organizovat faktury během několika kliknutí. Navíc ušetříte čas a práci při měsíční uzávěrce.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, červenec 2022.
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, únor 2022.
3 Seeburger, The 5 Most Important Key Figures of the Purchase-to-Pay Process,, leden 2024.