Řešení Iron Mountain pro HR

Průvodci řešením

Získejte kontrolu nad informacemi o zaměstnancích s řešeními Iron Mountain pro HR

11. července 20226 minuty
Získejte kontrolu nad informacemi o zaměstnancích s řešeními Iron Mountain pro HR

Problém

Správa HR dokumentů může být náročná, pokud se nacházejí na různých místech a v různých formátech. Navíc vaši zaměstnanci možná nepracují pouze z kanceláře, ale i z jiných míst. Potom je zajištění úplnosti a aktuálnosti dokumentace zaměstnanců a její správa v souladu s neustále se měnícími zákony a předpisy obtížnější, ačkoliv je pro firmu klíčová.

Vyhledávání HR dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, dohody, složky zaměstanců, výplatní pásky, certifikace nebo zdravotní záznamy, může být časově a manuálně náročné. A co je nejdůležitější, pokud to nemá řád, sdílením dokumentů mohou z firmy uniknout citlivé informace.

Dopad

Dopad digitalizace nelze přeceňovat. Správa papírových dokumentů stojí organizace čas i peníze: například jeden ze zákazníků platformy Iron Mountain InSight® uvedl, že díky lepší spolupráci zaměstnanců s digitálními dokumenty ušetří až 26 000 hodin ročně1.

Kromě toho musí organizace dodržovat přísné předpisy, jako je obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákon o ochraně osobních údajů (implementace GDPR pro Velkou Británii), aby zajistily obhajitelnou likvidaci osobních údajů podle pravidel svých plánu pro uchovávání.

Možnosti řešení

Používejte jednotnou, bezpečnou a kompatibilní platformu, která propojuje digitální i nově vzniklou fyzickou dokumentaci. Co vám to přinese?

  • Snadno a rychle najdete, co potřebujete.
  • Zvýšení produktivity týmu, i když každý pracuje odjinud.
  • Klid, že vaše data jsou v bezpečí a to i v případě, že se připravujete na audit.
  • Získáte přehled o důležitých dokumentech, abyste měli pod kontrolou všechny lhůty.

Sjednoťte všechny fyzické i digitální HR dokumenty

Řešení Iron Mountain pro HR je software jako služba (SaaS).Umožňuje zaměstnancům a interním obchodním partnerům skenovat a ukládat veškeré HR dokumenty do zabezpečeného cloudového úložiště. Díky přístupovým právům založeným na rolích budete moci vyhledávat potřebné dokumenty a sdílet je s obchodními partnery, což umožní efektivnější spolupráci bez ohledu na to, odkud zrovna pracujete.

Získáte centralizovaný přehled, který vám poskytne kontrolu, a ovladací panely, které vám nabídnou data a metriky, včetně možnosti nastavit upozornění na vypršení platnosti dokumentů. Díky tomuto řešení mohou HR manažeři a personalisté sledovat dokumenty zaměstnanců a přijímat proaktivní opatření, jako je obnova certifikátů, identifikačních karet a zajištění souladu s firemními směrnicemi ještě před jejich vypršením.

 

Jak to funguje

paper scan-56

Digitalizace

Sjednotíme fyzická a digitální data

Uděláme pořádek v papírových dokumentech. Naskenujeme a digitalizujeme dokumenty z vašich archivů, ze spisovny společnosti Iron Mountain a sjednotíme s digitálními úložišti. 

cloud file search

Archivace

Uložíme soubory v digitálním archívu

Přístupová práva založená na rolích umožňují nepřetržitý autorizovaný online přístup k dokumentům na zabezpečené platformě.

search check

Vyhledávání

Rychle najdete, co potřebujete

Díky technologii optického rozpoznávání znaků (OCR) můžete vyhledávat podle klíčových slov. Najdete tak snadno, co potřebujete.

laptop

Snadný přístup

Sdílejte informace, s kým potřebujete

Jednoduše sdílejte dokumenty pomocí odkazů nebo je rovnou pošlete e-mailem.

Co získáte

  • Centralizované a zabezpečené úložiště, které eliminuje izolovaný obsah a umožňuje zaměstnancům personálního oddělení snadno a rychle najít to, co potřebují.
  • Úplný přehled informací, který propojuje dokumenty a údaje o zaměstnancích.
  • Snadno najdete chybějící důležité informace ze složek zaměstnanců, např. pracovní povolení nebo zdravotní záznamy, které pomáhají dosáhnout souladu s předpisy a předcházet problémům.
  • Lepší správa a efektivnější vytěžení dat z dokumentů, čímž urychlíte a zjednodušíte hledání potřebných informací.
  • Získáte možnost upgradovat své předplatné a získat další funkce, které vám umožní automatizovat pracovní postupy v procesech založených na dokumentech.

1 Iron Mountain, The Total Economic Impact™ u platformy InSight společnosti Iron Mountain.
2 Squaretalk, Statistika práce na dálku, 26. ledna, 2024.
3 Gallup, Ukazatel hybridní práce

Elevate the power of your work

Získejte konzultaci zdarma

Pojďte začít

Fakta z oboru

Přestože 61,9 % společností plánuje nyní i v budoucnu více práce na dálku2, hybridní a vzdálení pracovníci stále naráží na problémy s rychlým a bezpečným přístupem k dokumentům. Zhruba 80 % zaměstnanců, kteří pracují mimo kancelář, ať už na částečný nebo plný úvazek, urgentně3 potřebuje digitalizaci.

Squaretalk and Gallup