Digitalizace
Sjednotíme fyzická a digitální data
Uděláme pořádek v papírových dokumentech. Naskenujeme a digitalizujeme dokumenty z vašich archivů, ze spisovny společnosti Iron Mountain a sjednotíme s digitálními úložišti.
Získejte kontrolu nad informacemi o zaměstnancích s řešeními Iron Mountain pro HR
Správa HR dokumentů může být náročná, pokud se nacházejí na různých místech a v různých formátech. Navíc vaši zaměstnanci možná nepracují pouze z kanceláře, ale i z jiných míst. Potom je zajištění úplnosti a aktuálnosti dokumentace zaměstnanců a její správa v souladu s neustále se měnícími zákony a předpisy obtížnější, ačkoliv je pro firmu klíčová.
Vyhledávání HR dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, dohody, složky zaměstanců, výplatní pásky, certifikace nebo zdravotní záznamy, může být časově a manuálně náročné. A co je nejdůležitější, pokud to nemá řád, sdílením dokumentů mohou z firmy uniknout citlivé informace.
Dopad digitalizace nelze přeceňovat. Správa papírových dokumentů stojí organizace čas i peníze: například jeden ze zákazníků platformy Iron Mountain InSight® uvedl, že díky lepší spolupráci zaměstnanců s digitálními dokumenty ušetří až 26 000 hodin ročně1.
Kromě toho musí organizace dodržovat přísné předpisy, jako je obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákon o ochraně osobních údajů (implementace GDPR pro Velkou Británii), aby zajistily obhajitelnou likvidaci osobních údajů podle pravidel svých plánu pro uchovávání.
Používejte jednotnou, bezpečnou a kompatibilní platformu, která propojuje digitální i nově vzniklou fyzickou dokumentaci. Co vám to přinese?
Řešení Iron Mountain pro HR je software jako služba (SaaS).Umožňuje zaměstnancům a interním obchodním partnerům skenovat a ukládat veškeré HR dokumenty do zabezpečeného cloudového úložiště. Díky přístupovým právům založeným na rolích budete moci vyhledávat potřebné dokumenty a sdílet je s obchodními partnery, což umožní efektivnější spolupráci bez ohledu na to, odkud zrovna pracujete.
Získáte centralizovaný přehled, který vám poskytne kontrolu, a ovladací panely, které vám nabídnou data a metriky, včetně možnosti nastavit upozornění na vypršení platnosti dokumentů. Díky tomuto řešení mohou HR manažeři a personalisté sledovat dokumenty zaměstnanců a přijímat proaktivní opatření, jako je obnova certifikátů, identifikačních karet a zajištění souladu s firemními směrnicemi ještě před jejich vypršením.
Uděláme pořádek v papírových dokumentech. Naskenujeme a digitalizujeme dokumenty z vašich archivů, ze spisovny společnosti Iron Mountain a sjednotíme s digitálními úložišti.
Přístupová práva založená na rolích umožňují nepřetržitý autorizovaný online přístup k dokumentům na zabezpečené platformě.
Díky technologii optického rozpoznávání znaků (OCR) můžete vyhledávat podle klíčových slov. Najdete tak snadno, co potřebujete.
Jednoduše sdílejte dokumenty pomocí odkazů nebo je rovnou pošlete e-mailem.
1 Iron Mountain, The Total Economic Impact™ u platformy InSight společnosti Iron Mountain.
2 Squaretalk, Statistika práce na dálku, 26. ledna, 2024.
3 Gallup, Ukazatel hybridní práce
Digitalizujte, archivujte, automatizujte a využijte sílu svých dat díky automatizaci
Využíváte digitální podobu vašich dokumentů nebo ještě papírovou? Zde máte 5 kroků k digitální transformaci. Ulehčete si správu dokumentů.
Přístup k informacím z jednotné, automatizované a zabezpečené platformy
Získejte konzultaci zdarma
Přestože 61,9 % společností plánuje nyní i v budoucnu více práce na dálku2, hybridní a vzdálení pracovníci stále naráží na problémy s rychlým a bezpečným přístupem k dokumentům. Zhruba 80 % zaměstnanců, kteří pracují mimo kancelář, ať už na částečný nebo plný úvazek, urgentně3 potřebuje digitalizaci.