Městská rada optimalizuje administrativu cizineckého úřadu pomocí digitálních procesů

Městská rada optimalizuje administrativu cizineckého úřadu pomocí digitálních procesů

„Řešení, které navrhla firma Iron Mountain, přineslo našim zaměstnancům úsporu času a zjednodušení vyhledávání dokumentů. Díky digitalizaci jsme navíc ušetřili peníze, které by byly potřeba na zřizování nových kanceláří a jejich vybavení úložnými prostory.“

Christian Dolle, vedoucí projektu, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Problém

Firmy, u kterých je běžnou praxí uchování písemností po delší dobu, často bojují s nedostatkem úložného prostoru. Přesně to se stalo cizineckému úřadu ve městě Schwäbisch Gmünd (Německo). Původní skladovací prostory už nestačily, ale jejich rozšíření bylo hodně nákladné. Krom toho, orientovat se v archivu, který obsahuje přes 11000 spisů, začalo být pro pracovníky příliš náročné.

Řešení

Služba Iron Mountain® Backfile Scanning zajistila rychlý a efektivní proces digitalizace dat v souladu s požadavky na ochranu osobních údajů (GDPR). Starší papírové spisy a ručně psané poznámky byly převedeny na digitální záznamy, které se nahrály prostřednictvím SFTP do systému správy dokumentů úřadu.

Výsledky

Zaměstnanci nyní díky přístupu k zdigitalizovaným dokumentům pracují efektivněji a rychleji reagují na požadavky soudů a agentur. Rovněž se snižuje riziko ztráty nebo chybného uložení důležitých dokumentů. K dalším výhodám patří úspora místa, nižší náklady na uchovávání a nepřetržitý přístup ke spisům pro vzdálené pracovníky.

Digitalizace dokumentů zjednodušila kancelářské procesy v archivu

Řešíte právě podobný problém, jako úřad pro registraci cizinců – příliš mnoho dokumentů, které máte jen v papírové podobě, a k tomu drahé skladovací prostory?

V následující případové studii zjistíte, jaké benefity mělo řešení této situaci digitalizací dokumentů od společnost Iron Mountain.

„Nákup tří nových skladovacích karuselů by znamenal asi 120 000 ¤ a stále bychom měli stejné problémy s administrativou a prostorem. Proto jsme se rozhodli jít cestou digitalizace dokumentů (Iron Mountain® Backfile Scanning). “

Christian Dolle, vedoucí projektu, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Zastaralé pracovní postupy využívající papírové dokumenty už nefungují

Rada německého města Schwäbisch Gmünd se ubírá cestou digitalizace veřejných služeb a procesů e-governmentu. Zatímco nová agenda už jede elektronicky, stále měli spoustu papírových dokumentů, zejména na cizineckém registračním úřadě. Zpočátku jejich nárůst řešili rozšířením skladovacích prostor

„Agenda se ale stávala stále náročnější,“ říká vedoucí projektu Christian Dolle. „V karuselových skladech bylo uloženo přes 11 000 papírových spisů, na kterých se nesmazatelně podepsal zub času. Rychle docházelo místo, museli jsme instalovat dočasné regály, které zabíraly stále více kancelářských prostor. Vyhledávání bylo stále složitější a navíc nákup nových skladovacích karuselů se dost prodraži."

Iron Mountain zajistilo skenování dokumentů i jejich bezpečnou úschovu

Společnost Iron Mountain® byla vybrána na základě veřejného výběrového řízení. „Společnost Iron Mountain splnila všechny naše požadavky a předložila ekonomicky nejvýhodnější nabídku,“ říká Dolle.

Zpracování dokumentů vyřešili službou Iron Mountain Backfile Scanning, která kombinuje správu záznamů mimo pracoviště a jejich zobrazování. Navíc zajišťuje úplný bezpečný řetězec úschovy prostřednictvím předběžného sběru, přepravy, digitalizace a skartace v souladu s nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

V koordinaci s úřadem pro registraci cizinců rozdělili specialisté archiv do dávek. Poté byly spisy naskenovány ve vysoce zabezpečeném archivu společnosti Iron Mountain.

I na detailech záleží

„Dokonce i poznámky načmárané na poznámkových lístcích byly ručně naskenovány a přidány do záznamu. Stejně tak pasy musely být před zobrazením barevně okopírovány a integrovány do původního souboru.“

Christian Dolle, vedoucí projektu, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Velkým benefitem spolupráce s Iron Mountain byl i jejich přístup k dokumentům. Starší složky totiž byly často poškozené, ale pracovníci Iron Mountain vše pečlivě slepili, stránky urovnali a zbavili nepotřebných sponek a svorek. Pokud byly součástí složky poznámkové lístky, naskenovaly se i ty a přidaly se do správného souboru.

Celkem tak zpracovali více než 1,1 milionu digitálních snímků. Ty pak byly prostřednictvím SFTP zpřístupněny k nahrání do systému správy dokumentů městské rady. Po naskenování jsou soubory umístěny v úložišti společnosti Iron Mountain po dobu jednoho roku, poté jsou bezpečně a v souladu s ochranou údajů zničeny. Jediné papírové záznamy, které nyní městská rada uchovává na místě, jsou pasy a úřední spisy, jako jsou např. naturalizační dokumenty.

„Nyní mají naši pracovníci ze svých počítačů okamžitý přístup k digitálním snímkům, což šetří čas i pracovní síly. Jsme schopni reagovat na požadavky mnohem rychleji. Navíc je menší riziko, že budou soubory špatně zařazeny nebo se ztratí.“

Christian Dolle, vedoucí projektu, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Rychlejší zpracování a sdílení informací

Digitalizace dokumentů zrychlila nejen práci přímo na místě, ale i komunikaci mezi úřady.

Když se někdo přestěhoval, musela se na nové bydliště poslat celá jeho složka. Pokud se řešila i komunikace se soudy, bylo potřeba skenovat celé spisy,“ říká Dolle.

„Kvůli tomu vznikala spousta zbytečné práce, zejména pro naše stážisty. Nyní mají zaměstnanci přístup k digitálním snímkům ihned na jedno kliknutí myší. Pracovníci kanceláře pro kontakt s veřejností mohou digitální dokumenty načíst na svých počítačích, což šetří čas i pracovní síly. Jsme schopni reagovat na požadavky mnohem rychleji. Navíc je menší riziko, že budou soubory špatně zařazeny nebo se ztratí.“

Výhody digitalizace pro zaměstnance na pracovišti

Díky digitalizaci se uvolnil i prostor v kancelářích.

„Předtím byly všechny stoly v otevřené kanceláři pro kontakt s veřejností zavaleny spisy a působilo to opravdu chaoticky,“ říká Dolle. „Nyní je tu pořádek a to určitě působí líp i na klienty, co na úřad přichází.“

Na pracovištích také přibyly skenery, což usnadňuje nahrávání dokumentů přímo do systému. Tím se zkvalitní i služby pro klienty.

Zaměstnanci imigračního úřadu mohou v případě potřeby efektivně pracovat z domova. „Řešení společnosti Iron Mountain bylo levnější než nákup nových karuselů a zřizování dalších kancelářských prostor,“ uzavírá Dolle. „A nyní jsme získali všechny výhody digitálních pracovních postupů v oblasti produktivity a spolupráce.“