Coca-Cola enterprises díky digitalizaci zvyšuje efektivitu i úspory

Smlouvy v digitální podobě zvýšily efektivnost a úspory

Odvětví:

Spotřební průmysl

Výzva:

Vytvoření digitálního archivu pro klientské smlouvy

Řešení:

Plně řízená služba digitalizace včetně úpravy skenování, uložení digitálních souborů a správa externě uložených dokumentů

Co tím klient získal::

Zlepšená kontrola a správa smluv, okamžitý přístup z jakéhokoli místa, skladování menšího množství papíru a lepší využití nemovitostí

“Tento projekt měl obrovský úspěch – byl velmi dobře řízen a proveden.”

Bernard Ollivier, Senior projektový manažer, Coca Cola Enterprises

Jistota kvality a přesnosti

Naskenované snímky se ukládaly na portál pro správu dokumentů společnosti Iron Mountain tak, aby si je mohla společnost Coca-Cola stáhnout do svého vlastního systému. Originály smluv byly poté uloženy do spisovny Iron Mountain.

Zajištění všech potřebných kroků bylo během přechodu životně důležité. Bernard Ollivier vysvětluje: „Nikdy nevíme, kdy se budeme muset odvolávat na jakoukoli smlouvu. Se společností Iron Mountain jsme uzavřeli smlouvu, ve které byly jasně stanoveny SLA´s, takže každý věděl, jak dlouho bude trvat, než budou digitální dokumenty dostupné, nebo kdy bude k dispozici jeho papírová podoba.“ Existovala dokonce služba skenování na vyžádání, která udržovala přístup ke konkrétní smlouvě do 24 hodin.

Celý projekt trval asi šest měsíců. Celkem bylo naskenováno přibližně 114 000 smluvních dokumentů obsahujících téměř půl milionu stran. „Kvalita a přesnost skenů byla vynikající,“ potvrzuje Bernard Ollivier, „a společnost Iron Mountain dokončila úkol včas a v rámci rozpočtu.“

Méně papíru, více výhod pro společnost

Skenováním zákaznických smluv se Coca-Cola Enterprises posunula k mnohem efektivnější digitální podobě. Namísto hledání fyzických smluvních dokumentů je nyní přístup online a téměř okamžitý.

Záznamy jsou přístupné podle jména zákazníka, adresy, čísla smlouvy nebo sériového čísla zařízení, takže dotazy na smlouvy lze řešit velmi rychle. A díky záznamům dostupným z jakéhokoli místa je doba odezvy na všechny dotazy optimalizována.

Navíc díky tomu, že společnost Iron Mountain uchovává tištěné dokumenty ve svých spisovnách, společnost Coca-Cola Enterprises nemusela zajišťovat prostor pro ukládání dokumentů, čímž ušetřila značnou částku za pronájem. Bernard Ollivier shrnuje: „Iron Mountain odvedla skvělou práci. Projekt měl obrovský úspěch – byl velmi dobře řízen a proveden.“