“Ctrl, Alt, Repeat” - proč krátkozraké strategie digitalizace nefungují

Nová studie naznačuje, že nutnost digitalizace firemních procesů způsobená pandemií COVID-19 může mít krátkou životnost.

Pandemie COVID-19 a s ní spojená potřeba umožnit procesy ze vzdáleného pracoviště urychlily digitalizaci firemních procesů po celém světě. Přestože využití technologií bezpochyby přineslo firmám řadu obchodních benefitů, nový výzkum naznačuje, že toto provizorní řešení za využití dostupných softwarů bez jejich přizpůsobení konkrétním potřebám může vést k zastavení digitální transformace jako takové. Dosažený pokrok se zastaví, neboť mnoho firem se po pandemii vrátí k analogovému přístupu k datům.

Firemní procesy hrají při zajišťování efektivního fungování firem zásadní roli, neboť definují způsob, jakým je dosaženo vytyčených cílů, a ovlivňují všechny části organizace. Bohužel, tyto procesy nejsou v mnoha společnostech nastavené efektivně.

Dobrým příkladem je nakládání s daty a znalostmi od nákladů na správu a uchovávání záznamů v tištěné podobě až po přístup k archivovaným dokumentům. Zastaralé procesy spojené s touto životně důležitou funkcí jsou pro společnosti rizikové, finančně a časově nákladné.

Seismická změna

Digitalizace firemních procesů je osvědčeným způsobem optimalizace provozu a většina společností již plány na tuto transformaci disponuje. Pod každodenní zátěží chodu firem jsou však tyto iniciativy často považovány za nízkou prioritu a v důsledku toho jsou odkládány.

Tak tomu bylo až do začátku pandemie COVID-19. Pak se téměř přes noc nastavení vzdálených operací stalo pro přežití firem rozhodující. Potřeba transformace byla tak naléhavá, že nová digitální řešení byla zavedena v termínech, které byly dříve považovány za nemožné.

Krok směrem zpět

Z výsledků průzkumu mezi 1 000 odborníky na IT odpovědnými za správu firemních dat (společnosti nad 250 zaměstnanců)* vyplývá, že v reakci na lockdowny byly nejčastěji digitalizovány procesy IT podpory (49 %), management styku se zákazníky (36 %) a řízení kapacit zaměstnanců (34 %). A přestože jsou tato digitální řešení zavedena relativně krátkou dobu, průzkum ukazuje, že dotazované společnosti již sklízejí ovoce:

• 27 % respondentů uvádí zvýšení produktivity (nejčastěji uváděný přínos)
• 20 % respondentů zaznamenalo úsporu času
• 13 % respondentů zaznamenalo zvýšení kvality dat
• 12 % respondentů dokázalo snížit náklady

V době, kdy společnosti čelí bezprecedentní disrupci trhu je zřejmé, že digitální transformace jim neocenitelně pomáhá přizpůsobit se novému standardu. Pokud však odhlédneme od první odpovědi, tak nám průzkum naznačuje, že se současně děje něco protichůdného a znepokojivého.

Abychom získali představu o tom, jak mohou firmy nové digitální nástroje využívat ve střednědobém až dlouhodobém horizontu, byli respondenti tázáni také na jejich využití po skončení pandemie. Výzkumníci s překvapením zjistili, že až 57 % respondentů se obává, že se jejich firma vrátí k méně efektivním, analogovým způsobům přístupu k datům.

Prokletí dočasných řešení

Proč by to ale společnosti měly dopustit? Jedno z vysvětlení spočívá v extrémně omezeném čase, v němž transformace způsobená pandemií COVID proběhla.

Ve zmatku a stresu na počátku epidemie byli vedoucí představitelé firem pod obrovským tlakem a museli přijímat rychlá rozhodnutí, aby udrželi své společnosti v chodu. Vzhledem k naléhavosti tohoto úkolu bylo nevyhnutelné, aby upřednostnili spíše dostupná provizorní řešení nad procesem dlouhodobé digitalizace firmy.

Také je pravděpodobné, že vedoucí pracovníci firem pracovali zrychleně na tom, aby zajistili odolnost svých operací vůči důsledkům COVID-19, a tak probíhaly některé z rozhodovacích procesů izolovaně a bez ohledu na širší dopad napříč jednotlivými odděleními. Tyto firmy si později pravděpodobně uvědomí, že nedostatečná integrace znamená nevhodné řešení, které nenaplní základní obchodní potřeby.

Od reakce k obnově

Řešení této situace znamená uvědomit si, že ústup od digitalizace už dnes není možný. Nedávná zpráva společnosti Gartner naznačuje, že 82 % společností přejde na model částečného pracovního úvazku na dálku. V důsledku toho není žádoucí ani praktické uvažovat o návratu k tištěným dokumentům, analogovým procesům a fyzickému přístupu k datům.

Zachování konkurenceschopnosti znamená, že se klíčové firemní procesy musí přizpůsobit a modernizovat. Krize způsobená koronavirem si vybrala strašlivou daň na naší společnosti a ekonomice - musíme však tuto zkušenost využít k tomu, abychom byli lépe připraveni na případné další globální problémy v budoucnosti.

Jakmile se přeneseme přes naši počáteční reakci, je čas zhodnotit situaci a začít s obnovou. To znamená zhodnotit, co se osvědčilo a na čem je ještě třeba dále pracovat, ať už to znamená využití nových technologií, lepší integraci stávajících systémů nebo třeba zavedení nové interní komunikace a školení pro zaměstnance.

Zajištění dlouhodobosti digitálních inovací do značné míry závisí na výběru správných poskytovatelů technologií. Digitalizace může být složitá a každá firma podstoupí odlišnou cestu transformace. Zásadní je, aby se poskytovatelé digitálních řešení stali společnostem skutečným partnerem, který jim poskytne také odborné poradenství a podporu a nebude pouhým dodavatelem produktů.

Digitalizace se možná urychlila v důsledku mimořádné nouzové situace. V současnosti však překážky pro digitální transformaci firmy padly a je nezbytné nastavit ji jako prioritu pro obnovu a dlouhodobou prosperitu firmy.

*Průzkum firemních procesů společnosti Iron Mountain: srpen 2020, plošný průzkum - 1000 respondentů ve věku 20+ odpovědných za správu dat ve společnostech s více než 250 zaměstnanci ve Velké Británii, Německu, Francii, Španělsku a Nizozemsku.