Jak optimalizovat kanceláře pro nové způsoby práce

Management dokumentů a informací je složitý – a ještě náročnější může být, pokud se mu vaše firma delší dobu nevěnovala.

Obzvlášť pro malé a střední podniky (Small And Midsize Business – SMB) bylo posledních několik let těžkých. Ve srovnání s velkými koncerny u nich došlo k mnohem většímu narušení běžného fungování. Mnoho z nich proto nyní konsoliduje kancelářské prostory, přizpůsobuje se práci v hybridním režimu a přehodnocuje správu svých záznamů. Učí se zkrátka fungovat s omezenými prostředky mnohem efektivněji.

Majitelé malých a středních firem naštěstí snášejí změny lépe – a rychleji také přijímají potřebná strategická rozhodnutí. Své zdroje, zaměstnance, technologie, nemovitosti a majetek se snaží využívat co nejpromyšleněji a nejhospodárněji.

Jakými způsoby u své organizace – bez ohledu na to, co přinese budoucnost – zvýšit odolnost a efektivitu?

Přehodnoťte své prostorové nároky

Jeden z největších nákladů každého podniku představuje pronájem nemovitostí a kancelářských prostor. Vzhledem k sílícímu trendu práce z domova a hybridnímu pracovnímu modelu (kdy zaměstnanci tráví část své pracovní doby v kanceláři a část doma) je vhodné se zamyslet, kolik kancelářské plochy opravdu potřebujete.

Zapomeňte ale na to, že stávající vybavení přesunete do polovičních prostor a firma bude fungovat stejně dobře jako doposud. Zvažte snížení počtu pracovních stolů vytvořením hybridních rozvrhů, kdy pracovníci svá místa sdílejí. Je totiž pravděpodobné, že do vašich kanceláří bude denně docházet méně lidí než před několika lety.

Některé organizace nahrazují pracovní místa konferenčními místnostmi. Řada pracovníků totiž čas v kanceláři tráví schůzkami s kolegy, nikoliv prací u stolu. I proto je vhodné vybavit zasedačky kvalitním videokonferenčním systémem, který umožní setkávat se zaměstnancům v kanceláři s těmi mimo pracoviště.

V rámci reorganizace můžete část serverových místností či archívu outsourcovat a nahradit je zónami pro schůzky či spolupráci, které umožní zaměstnancům provádět brainstorming a být kreativní.

Zbavte se nepotřebného vybavení

V průběhu času vaše firma pravděpodobně nashromáždila majetek, který nepotřebuje držet ve svých prostorách nebo jej vůbec nevyužívá. Patří sem vše od přebytečného kancelářského nábytku a spotřebního materiálu až po staré IT vybavení a záznamy, které lze bezpečně digitalizovat, zničit nebo uskladnit v externím úložišti.

V rámci reorganizace pracovního prostředí si proto udělejte přehled, co vše skutečně potřebujete mít po ruce. Pro úsporu místa zvažte:

• bezpečnou likvidaci nepoužívaného hardwaru, popř. jeho repasování a odprodej,
• darování nábytku a vybavení (lze využít pro daňové úlevy),
• zničení, digitalizaci nebo archivaci papírových záznamů v dostupném externím úložišti (podle vašeho klasifikačního systému a s přihlédnutím ke skartačním lhůtám).

Přehodnoťte od začátku své procesy

Opravdu využíváte své investice do digitálních technologií k zefektivnění práce? Automatizací zpracování dokumentů zvyšíte produktivitu svých zaměstnanců v kanceláři i mimo ni a zlepšíte svou schopnost reagovat na požadavky dodavatelů a zákazníků.

Pomoci vám v tom může např. přechod od manuálního vyhodnocování plateb na online alternativy či elektronický systém pro správu dokumentů. Ten spočívá v jejich digitalizaci a začlenění do automatizovaných pracovních postupů. Nejprve je třeba určit, které spisy naskenovat a které zničit.

V digitální podobě bude mít váš tým k dokumentům okamžitý přístup – bez ohledu na to, kde pracují. Výrazně tím snížíte také počet kontaktních míst, přes které musí spisy projít.

Ideální doba pro změnu způsobu fungování malých a středních podniků je právě dnes. Pomůžeme vám zkrátit si cestu k efektivnější, odolnější budoucnosti bez zbytečného papírování.