Digitalni podatelna

Potřebuje vaše firma digitalizovat interní procesy a zjednodušit práci s firemními dokumenty?

Snižte chybovost své firemní podatelny na nulu automatizací zpracování příchozích a odchozích faktur, objednávek a dalších dokumentů.

✔

Jak to celé proběhne?

Příjem, roztřídění a evidence dokumentů

Vaši firemní poštu přesměrujeme do našeho skenovacího centra, kde ji roztřídíme.

Dokumenty označíme čárovým kódem a zaevidujeme do softwarového řešení Iron Mountain nebo do vaší aplikace pro správu dokumentů.

Stejným způsobem zaevidujeme také elektronické dokumenty, které přicházejí e-mailem, přes datovou schránkou nebo vaše datové úložiště.

Vytěžení spisů a integrace dat

Fyzické dokumenty naskenujeme a převedeme do strojově čitelné podoby optickým rozpoznáváním znaků (OCR). Školení pracovníci manuálně zkontrolují, zda digitalizované údaje odpovídají předloze.

Vytěžená data uložíme na zabezpečené cloudové úložiště a propojíme je s vaší účetní, ERP nebo jinou aplikací. S digitalizovanými dokumenty můžete pracovat také přes naší aplikaci nebo ve vlastním databázovém softwaru.

Archivace dokumentů a sledování jejich oběhu

Papírové spisy uložíme v naší externí spisovně vybavené protipožárním systémem a nepřetržitým bezpečnostním dohledem. Dokumenty vám v případě potřeby doručíme do kanceláře už do 4 hodin.

Každý krok přepravy a manipulace s dokumenty zaznamenáme. Evidujeme také veškeré úpravy elektronických souborů.

Zpracování odchozí pošty

Díky napojení na vaše firemní systémy zajistíme tisk, obálkování a odeslání dokumentů vašim klientům, obchodním partnerům či úřadům. Postaráme se i o rozesílky v elektronické podobě – přesně dle vašich pokynů.

O každém kroku vás budeme informovat v rámci každodenního reportingu.

6 důvodů, proč outsourcovat svou podatelnu s Iron Mountain

Rychlé zpracování příchozí dokumentace

Během několika hodin zpracujeme dokumenty v jakémkoliv objemu. Získaná data zaevidujeme a zpřístupníme skrze Iron Mountain Insight nebo přes váš systém.

Dokonalý přehed ve firemních dokumentech

Díky unikátním identifikátorům víte, kde jsou spisy uložené. Během chvíle je otevřete, nasdílíte nebo si v nich fulltextovým vyhledáváním najdete, co potřebujete.

Zrychlení firemních procesů

Zautomatizujeme zpracování vytěžených dat jejich napojením na vaši účetní aplikaci, ERP software a další systémy.

Zabezpečení na nejvyšší úrovni

Fyzické dokumenty uložíme ve spisovnách s nepřetržitou bezpečností službou. Elektronická data zašifrujeme a uložíme v souladu s legislativou (včetně GDPR).

Více než 70 let zkušeností

Na českém trhu jsme od roku 1996, ve světě ale máme více než 70letou tradici. S Iron Mountain získáte dlouhodobého partnera pro digitalizaci své firmy.

Pobočky ve 60 zemích

Naše služby využijete i v zahraničí – najdete nás v Evropě, Severní a Jižní Americe, v Africe, Asii i v Austrálii.

Začít u nás je snadné.

Odesláním tohoto formuláře souhlasím s tím, že společnost Iron Mountain může zpracovávat mé údaje způsobem popsaným v Zásadách zpracování osobních údajů společnosti Iron Mountain. Pokud jste souhlasili s tím, že obdržíte marketingové e-maily, ale později změníte názor, můžete se kdykoliv odhlásit zde.