Kontorshotell allt populärare – men vad händer med företagens arkiv?

KKontorhoteller og coworking-løsninger bliver stadig mere populære hos danske virksomheder. Branchen for kontorhoteller og fleksible arbejdspladser har oplevet markant vækst i de senere år, i takt med at flere virksomheder vælger at forlade traditionelle kontorlokaler til fordel for mere fleksible, omkostningseffektive og skalerbare løsninger. Men forandringen rejser samtidig et vigtigt spørgsmål: Hvad sker der med virksomhedens arkiv, når kontorpladsen skrumper?

I traditionelle kontorer har virksomheder ofte dedikerede områder til deres fysiske arkiver og dokumenter. Når man flytter til et kontorhotel med mindre plads, er der sjældent mulighed for at opbevare større mængder papir – samtidig med at visse dokumenter skal gemmes i flere år for at overholde lovgivning og branchespecifikke krav. Det betyder, at virksomheder der flytter til kontorhoteller skal finde nye måder at opbevare arkiverne sikkert og samtidig have nem adgang til dem.

Løsningen: Outsource arkivhåndteringen og digitalisér jeres dokumenter

Hvis I går med planer om at flytte til et kontorhotel, kan det være en god idé at overlade jeres fysiske arkiver til en ekspert. Outsourcer I arkivhåndteringen til Iron Mountain slipper I for at bekymre jer om opbevaring og sikkerhed af jeres dokumenter – samtidig med at I sparer både tid og plads. I får en sikker løsning, der overholder alle gældende lovkrav samtidig med at jeres medarbejdere slipper for at bruge tid på unødvendige administrative opgaver.

Vi tilbyder en komplet løsning til arkivhåndtering i forbindelse med virksomhedsflytninger. Første skridt er en grundig gennemgang, hvor vi gennemgår det eksisterende arkiv og identificerer, hvilke dokumenter der skal bevares, hvad der kan digitaliseres, og hvad der kan bortskaffes i overensstemmelse med gældende lovgivning og regler. De dokumenter der skal opbevares i originalformat lagres sikkert i vores topmoderne arkivfaciliteter, mens resten kan scannes og gemmes i et digitalt arkiv for hurtig og sikker adgang.

I forbindelse med en virksomhedsflytning kan vi også gennemføre en såkaldt Clean Start, en samlet løsning, hvor vi ikke blot gennemgår jeres arkiver, men også håndterer IT-udstyr og andre værdifulde aktiver. Målet er at skabe en effektiv og bæredygtig løsning, der frigør ressourcer og mindsker belastningen på virksomheden.

Fordelene ved outsourcing af arkivhåndtering

Når kontoret skal flyttes, er der flere fordele ved at få hjælp fra eksperter i arkivhåndtering. Først og fremmest frigøres værdifuld kontorplads, som kan udnyttes mere effektivt i de nye lokaler. Ved at digitalisere dokumenterne bliver informationen lettere at tilgå og søge i, hvilket både sparer tid og reducerer risikoen for informationstab.

Sikkerhed er også en vigtig faktor. Iron Mountain tilbyder sikre arkivløsninger, hvor fysiske dokumenter opbevares under kontrollerede forhold, mens digitale arkiver beskyttes af avancerede sikkerhedssystemer. Det betyder, at I kan være trygge ved, at jeres information håndteres efter de højeste sikkerhedsstandarder.

Endelig er outsourcing af arkivhåndtering en omkostningseffektiv løsning. I undgår at skulle investere i egne opbevaringsfaciliteter eller dokumenthåndteringssystemer og kan i stedet fokusere fuldt ud på det, I er bedst til.

Lad Iron Mountain tage sig af arkiverne, når I flytter til kontorhotel

Skal I flytte til et kontorhotel, og er I i tvivl om, hvordan I skal håndtere jeres arkiver? Iron Mountain tilbyder en enkel, sikker og effektiv løsning til både fysisk og digital arkivering. Vi hjælper med at rydde op, digitalisere og opbevare jeres dokumenter, så I kan fokusere på det, I er bedst til.

Kontakt os – så finder vi sammen en skæddersyet arkivløsning, der passer præcis til jeres behov!