Guide: digitalisering och arkivering inom vården

I sundhedsvæsenet behandles der dagligt enorme mængder patientdata og administrative dokumenter – alt fra patientjournaler og henvisninger til aftaler og kvalitetsdokumentation. Informationsmængden er stor, og kravene til sikkerhed og tilgængelighed er høje. Derudover stiller lovgivning som GDPR og patientdataloven klare krav til, hvordan patientoplysninger skal håndteres, opbevares og beskyttes.

Alligevel kæmper mange sundhedsudbydere stadig med ustrukturerede arkiver, manuelle processer og vanskeligheder med hurtigt at få adgang til de rette oplysninger. Det kan føre til ineffektiv dokumenthåndtering, risici for informationssikkerheden og udfordringer med overholdelse af regler og lovgivning. Derfor er det afgørende for både private og offentlige sundhedsaktører at have en gennemtænkt strategi for digitalisering og arkivering – en strategi, der både styrker patientsikkerheden og øger effektiviteten i driften.

Mange udfordringer med dokumenthåndtering i sundhedssektoren

En af de største udfordringer i sundhedsvæsenet er at håndtere det voksende informationsflow på en sikker og effektiv måde. Mange sundhedsorganisationer har stadig store mængder papirbaserede journaler og dokumenter, som optager plads, er svære at finde og risikerer at gå tabt eller blive beskadigede. Derudover kan dokumenter være spredt over forskellige enheder og afdelinger, hvilket gør informationsflowet fragmenteret og ineffektivt.

Samtidig er der nye udfordringer forbundet med overgangen til digital håndtering. Sundhedsaktører skal sikre, at digitale dokumenter er korrekt indekserede, søgbare og opbevares i overensstemmelse med gældende love og regler – for eksempel GDPR og patientdataloven, som stiller høje krav til håndtering af følsomme personoplysninger. Mangelfuld dokumenthåndtering kan føre til sikkerhedsrisici, store bøder og mistillid fra patienter og offentligheden.

5 trin til sikker og effektiv digitalisering og arkivering

For at opnå en sikker og effektiv håndtering af sundhedsdokumenter er der behov for en struktureret proces, hvor både fysiske og digitale dokumenter håndteres korrekt gennem hele deres livscyklus.

1. Kortlægning

   Begynd med at skabe et overblik over de dokumenter, der findes i organisationen. Hvilke dokumenter er aktuelle, hvilke skal gemmes på lang sigt, og hvilke kan kasseres? Her er det vigtigt at følge de opbevaringskrav, der gælder ifølge lovgivningen.

2. Sortering og kassation

   Efter kortlægningen er det tid til at sortere og beslutte, hvad der skal bevares, digitaliseres eller destrueres. Ved at kassere forældede og overflødige dokumenter kan I frigøre plads og reducere håndteringsomkostninger. Samtidig bliver det nemmere at sikre, at den rette information bevares og håndteres korrekt.

3. Digitalisering

   Digitalisering af fysiske dokumenter er et vigtigt skridt mod øget tilgængelighed og sikkerhed. Gennem scanning og indeksering kan dokumenter gøres søgbare og tilgængelige i digitale systemer. Det mindsker risikoen for informations­tab og effektiviserer arbejdsflowet, så personalet hurtigere kan finde de nødvendige oplysninger.

4. Sikker arkivering

   Sikker arkivering er helt afgørende, når det handler om dokumenter, der skal bevares i originalformat. Ved at opbevare fysiske dokumenter i moderne arkivfaciliteter med høj sikkerhedsstandard kan I minimere risikoen for skader eller tab. For at sikre nem adgang og håndtering bør digitale dokumenter opbevares i sikre og strukturerede e-arkiver.

5. Compliance og informationssikkerhed

   En vigtig del af informationshåndteringen er at sikre, at lovkrav og regler overholdes. Dokumenter skal håndteres i overensstemmelse med GDPR, Patientdataloven og anden relevant lovgivning. Det indebærer tydelige procedurer for opbevaring, adgang og kassation af dokumenter samt beskyttelse af følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang.

Få eksperthjælp til informationshåndtering

Når informationsstrømmen i sundhedsvæsenet skal håndteres, kræver det både ekspertise og ressourcer. Med hjælp fra en partner som Iron Mountain kan I sikre en effektiv og sikker dokumenthåndtering. Det reducerer den administrative byrde for sundhedspersonalet, frigør ressourcer og forbedrer adgangen til vigtig information. Samtidig minimeres risikoen for informations­tab og manglende overholdelse af lovgivningen.

Ud over øget sikkerhed og effektivitet medfører en struktureret informationshåndtering også besparelser. Ved at optimere opbevaringsløsninger og digitalisere fysiske arkiver kan I reducere jeres omkostninger til både opbevaring og håndtering.

Iron Mountain hjælper sundhedssektoren med mere effektiv arkivering og digitalisering

Iron Mountain tilbyder helhedsløsninger til digitalisering og arkivering, som er særligt tilpassede sundhedssektorens specifikke behov. Vi kan blandt andet hjælpe med:

• Kortlægning og rådgivning: Vi hjælper jer med at identificere, hvilke dokumenter der skal digitaliseres, bevares eller destrueres, og rådgiver om arkivering og overholdelse af lovgivning
• Sikker scanning og digitalisering: Vi digitaliserer jeres fysiske dokumenter og sikrer, at de opbevares korrekt, så de er nemt tilgængelige og søgbare
• Sikker fysisk arkivering: Vi tilbyder topsikrede arkivfaciliteter til dokumenter, der skal bevares i originalformat
• Rådgivning om GDPR og compliance: Vi sikrer, at jeres rutiner omkring informationshåndtering lever op til gældende love og regler.

Iron Mountain har mange års erfaring i at arbejde med sundhedsorganisationer og med at levere de løsninger, der skal til for at skabe orden og struktur i informationsstrømmene. Kontakt os – vi fortæller gerne mere!