Sådan kan kommuner opnå en mere effektiv dokumenthåndtering

Der håndteres hver dag store mængder information i de danske kommuner – alt fra fysiske sagsmapper til digitale dokumenter og registre. Men selvom mange kommuner er nået langt med deres digitalisering, er det stadig almindeligt med uklare strukturer og ineffektive arbejdsgange. Det kan for eksempel dreje sig om ustrukturerede arkiver, manglende dokumenthåndteringsplaner eller usikre kassationsrutiner. Det kan føre til, at vigtig information forsvinder eller håndteres forkert – hvilket i værste fald kan påvirke både retssikkerheden og mindske borgernes tillid til kommunen. For at mindske risici, spare tid og sikre at lovene overholdes, er der behov for en velfungerende strategi for dokumenthåndtering. I denne artikel ser vi nærmere på de mest udbredte udfordringer – og giver konkrete bud på, hvordan de kan løses.

Hvad sker der, når dokumenthåndteringen ikke fungerer?

Når der mangler klare procedurer for, hvordan dokumenter skal håndteres, øges risikoen for fejl. Mange kommuner savner i dag et klart overblik over deres arkiver – både fysiske og digitale. Det gør det vanskeligt at finde de rette dokumenter i tide, hvilket fører til unødvendige forsinkelser i sagsbehandlingen og frustration hos både medarbejdere og borgere.

Uden orden i arkiverne og struktur i informationen bliver det svært at finde ud af, hvad der skal gemmes, hvad der må kasseres, og hvor længe forskellige dokumenter skal bevares. Det kan resultere i, at materialer kasseres for tidligt eller opbevares længere end nødvendigt – noget, der både kan være i strid med lovgivningen og øge kommunens omkostninger til opbevaring. I takt med at kommunerne digitaliserer stadig mere af deres information, vokser risikoen samtidig for, at digitale data går tabt – for eksempel ved systemskift eller hvis de ikke håndteres og sikkerhedskopieres korrekt.

Desuden kræver manuel dokumenthåndtering meget tid og energi. Når medarbejdere skal bruge tid på at lede efter filer eller træffe usikre beslutninger om kassation, bliver der mindre tid til andet vigtigt arbejde. Det øger risikoen for, at kommunen ikke lever op til eksempelvis offentlighedsprincippet, arkivloven og GDPR – hvilket kan føre til kritik, juridiske konsekvenser og skader på omdømmet.

Vejen mod en mere effektiv dokumenthåndtering

Hvis kommuner skal genvinde kontrollen over deres arkiver og informationsstrømme, er der behov for en klar strategi. Et godt første skridt er at foretage en arkivanalyse. Det betyder, at I gennemgår, hvordan dokumenter og arkiver håndteres i dag, identificerer svagheder og finder konkrete forbedringsområder. Det kan for eksempel handle om at opdage mangler i de nuværende kassationsrutiner, ineffektive processer eller at jeres information er spredt ud over mange forskellige systemer.

Herefter er det vigtigt at udarbejde en bæredygtig dokumenthåndteringsplan. Den hjælper jer med at afgøre, hvilke dokumenter der skal gemmes, hvor længe de skal bevares, og hvordan informationen skal håndteres gennem hele dens livscyklus. Det skaber tryghed i organisationen samt mindsker risikoen for, at vigtig information går tabt – for eksempel ved systemskift, kontorflytninger eller ulykker som brand og vandskader.

Når ændringerne skal gennemføres, kan det være en stor fordel at få hjælp fra en arkivkonsulent. En ekstern ekspert kan bidrage med værdifuld viden og erfaring, sikre at kommunens processer lever op til gældende love og regler samt hjælpe med at skabe struktur og orden i både fysiske og digitale arkiver. Arkivkonsulenten kan uddanne personalet i informationshåndtering og bistå med at udarbejde procedurer for kassation og informationssikkerhed.

En langsigtet bæredygtig strategi indebærer desuden, at digitalisering af dokumenter bør være et centralt fokus. Ved at scanne og digitalisere jeres fysiske arkiver bliver det nemmere at søge i og bruge informationen. Det sparer plads, øger datasikkerheden og gør det lettere for personalet at få adgang til de rette oplysninger på det rette tidspunkt.

Sådan kan Iron Mountain hjælpe kommuner til bedre dokumenthåndtering

Iron Mountain tilbyder en række tjenester til kommuner, der ønsker at forbedre deres dokumenthåndtering. Med vores arkivanalyse får I et klart billede af, hvordan jeres dokumenthåndtering fungerer i dag, og hvad der kan forbedres. Vi hjælper jer med at skabe struktur i både fysiske og digitale arkiver, gennemgår kassationsrutiner og kommer med forslag til forbedringer.

Vores arkivkonsulenttjeneste giver jer adgang til en ekspert, der kan støtte jer i at udarbejde dokumenthåndteringsplaner, sikre overholdelse af gældende lovgivning og rådgive om, hvordan I kan arbejde mere effektivt og sikkert. Vi tilbyder også tjenester til digitalisering af dokumenter og sikker opbevaring af både digital og fysisk information Det mindsker risikoen for, at information går tabt, og gør det lettere for jer at finde det, I har brug for – præcis når I har brug for det.

Med vores hjælp kan I både effektivisere dokumenthåndteringen, frigøre ressourcer og mindske risikoen for lovbrud og skabe en mere sikker og bæredygtig informationshåndtering.

Er jeres kommune klar til at optimere dokumenthåndteringen?

Kontakt os for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe jer, så fortæller vi mere om, hvordan vi kan bistå med arkivanalyse og sikker arkivering. Vores arkivkonsulenter hjælper jer med at optimere dokumenthåndteringen og skabe en tryggere og mere effektiv organisation.