Sådan skaber du effektiv informationshåndtering – både digitalt och analogt

I dagens datadrevne og informationstunge arbejdsliv er det vigtigere end nogensinde at have styr på virksomhedens information. Det handler både om at kunne arbejde effektivt og om at leve op til stadigt strengere lovkrav til, hvordan information må og skal opbevares. Samtidig skal der ikke meget til, før informationsstrømmen bliver fragmenteret – med digitale filer og fysiske dokumenter spredt ud over forskellige systemer samt i skabe, skuffer eller arkiver. Hvis alt dette skal håndteres på en god måde, skal der en klar plan til for , hvordan både digital og fysisk information håndteres.

Her gennemgår vi, hvordan I kan skabe en effektiv og sikker informationshåndtering ved at rydde op, digitalisere, strukturere og arkivere – uanset dokumenternes format.

Hvorfor er informationshåndtering så vigtigt?

En klar og tydelig plan for informationshåndtering er vigtig af flere grunde. Dels handler det om at sikre, at den rette information er tilgængelig for den rette person på det rette tidspunkt, hvilket øger effektiviteten i organisationen og mindsker risikoen for, at vigtig information går tabt. Men det handler også om at overholde lovgivning som GDPR, bogføringsloven og andre regler, der stiller krav til, hvordan følsomme data opbevares og håndteres.

Mange virksomheder kæmper med ustrukturerede informationsstrømme, hvor data er spredt over forskellige systemer og steder. Det kan både dreje sig om digitale filer, der gemmes på separate servere og fysiske dokumenter, der ligger i arkivskabe, på lagre eller endda i papkasser i et depotrum. Uden en klar strategi for, hvordan information skal håndteres, risikerer virksomheder at miste kontrollen over deres datastrømme – hvilket kan føre til ineffektivitet, øgede omkostninger og sikkerhedsrisici.

4 trin mod en mere effektiv informationshåndtering

For at skabe en langsigtet og bæredygtig informationshåndtering er der behov for en struktureret tilgang. Her er fire trin, der hjælper jer med at håndtere både digital og analog information på en effektiv måde.

1. Ryd op og få overblik

Begynd med at gennemgå den information, I allerede håndterer – både digitalt og på papir. Ofte gemmer der sig store mængder gamle eller unødvendige dokumenter, som I ikke længere behøver at opbevare. Ved at fjerne det, der ikke længere er relevant, reducerer I mængden af information, der skal håndteres – hvilket både sparer plads og gør arbejdet mere overskueligt fremover.

Når det gælder fysiske arkiver, kan det være en god idé at få hjælp fra eksperter til at vurdere, hvad der skal gemmes ifølge lovgivningen, og hvad der trygt kan destrueres. En arkivkonsulent kan hjælpe jer med at sikre, at al information håndteres korrekt – og samtidig holde lageromkostningerne nede.

2. Digitaliser hvor det er muligt

Når fysiske dokumenter konverteres til digitalt format, bliver det lettere at finde og dele information på tværs af organisationen. Det reducerer også risikoen for, at dokumenter går tabt eller bliver beskadiget. Digitale dokumenter kan desuden indgå i automatiserede arbejdsgange, der sparer både tid og ressourcer.

3. Lav en plan for dokumenthåndtering

En dokumenthåndteringsplan beskriver, hvordan information skal oprettes, lagres, håndteres og til slut destrueres. Planen bør dække både digitale og fysiske dokumenter og indeholde klare retningslinjer for arkivering, kassation og informationssikkerhed. Når I har en velfungerende plan på plads, lettes det daglige arbejde og risikoen for fejl i informationshåndteringen mindskes.

4. Sikker arkivering og kassation

Når informationen er blevet struktureret, skal den arkiveres på en sikker måde. Digitale dokumenter bør gemmes i et cloud-baseret system med de rette adgangsniveauer. Fysiske dokumenter, der skal bevares, kan opbevares i arkivlokaler med høj sikkerhed. Sørg også for at have en fast rutine for kassation af dokumenter, der ikke længere skal gemmes, og destruer dem på en sikker og sporbar måde.

Sådan kan Iron Mountain hjælpe

Iron Mountain tilbyder helhedsløsninger til virksomheder, der ønsker at effektivisere deres informationshåndtering. Vi hjælper med alt fra oprydning og kassation til digitalisering og sikker arkivering. Vores eksperter kan også bistå med at udarbejde planer for dokumenthåndtering, der opfylder alle gældende lovkrav og understøtter medarbejderne i det daglige arbejde.

Vi tilbyder:

• Professionel rådgivning og kortlægning af eksisterende information
• Scanning og digitalisering af fysiske dokumenter
• Sikker opbevaring i både digitale og fysiske arkiver.
• Tjenester til sikker destruktion af dokumenter, der ikke længere skal bevares
• Hjælp til at udforme dokumenthåndteringsplaner, der overholder gældende lovkrav.

Uanset om I har brug for hjælp til at håndtere store fysiske arkiver eller ønsker at effektivisere jeres digitale processer, kan vi finde en løsning, der passer præcist til jeres behov. Kontakt os gerne – så fortæller vi mere!