Optimer informationshåndteringen på hospitaler og sygehuse – en guide til bedre struktur og øget sikkerhed

Hospitaler og sundhedsinstitutioner håndterer hver dag store mængder følsom information – fra patientjournaler og prøvesvar til administrative dokumenter. At holde styr på disse oplysninger og sikre korrekt håndtering er afgørende både for at opretholde høj behandlingskvalitet og for at overholde love som GDPR og patientdataloven. Alligevel kæmper mange hospitaler og sygehuse med spredt information, manuelle arbejdsgange og manglende struktur, hvilket gør det vanskeligt at arbejde effektivt og sikkert.

For at reducere risikoen for informations­tab og sikre, at den rette person hurtigt kan finde den rette information, er der behov for en gennemtænkt strategi for informationshåndtering – både digitalt og fysisk. I denne guide får du praktiske tips og råd om, hvordan hospitaler kan optimere deres informationshåndtering ved at skabe bedre orden, styrke informationssikkerheden og sikre overholdelse af gældende love og regler.

Typiske udfordringer med informationshåndtering på hospitaler og sygehuse

Informationshåndtering på hospitaler er ofte både omfattende og kompleks. Patientjournaler, behandlingsplaner, laboratorieresultater og interne dokumenter hober sig hurtigt op – ofte i helt forskellige systemer, mapper og arkivskabe. Uden en tydelig struktur bliver det svært at finde det, man søger, når det er nødvendigt, hvilket kan påvirke de beslutninger, der træffes, og i sidste ende også patientplejen.

En anden stor udfordring er at beskytte patientoplysninger. Denne type data er ekstra følsom og underlagt klare og strikse regler. Hvis informationen håndteres forkert, kan det få alvorlige konsekvenser – både juridisk og for patientens privatliv.

Derudover oplever mange hospitaler, at det er svært at få adgang til information på en effektiv måde. Når dokumenter er spredt på forskellige steder – både digitalt og fysisk – og rutinerne er manuelle, bliver arbejdsgangene langsomme. Det kan forsinke behandlingen og skabe unødig stress for personalet.

Løsninger til at optimere informationshåndteringen

For at imødekomme disse udfordringer kræves en helhedsorienteret løsning, der sikrer, at information håndteres effektivt, sikkert og i overensstemmelse med gældende regler.

Et godt første skridt er at digitalisere fysiske dokumenter. Ved at scanne og digitalisere patientjournaler og administrative dokumenter kan hospitaler mindske behovet for fysisk opbevaring og gøre informationen lettere tilgængelig. Med digitale arkiver går det hurtigere at finde de rette dokumenter, hvilket letter både patientbehandling og administrativt arbejde.

Næste skridt er at samle alle data ét sted. Ved at opbevare informationen på en fælles digital platform får man bedre overblik og nemmere ved at styre, hvem der har adgang til hvad. Det reducerer risikoen for, at følsomme oplysninger spredes i forskellige systemer eller går tabt.

Automatisering af dokumenthåndteringen er et andet væsentligt skridt. Med smarte systemer, der automatisk organiserer, indekserer og opbevarer dokumenter korrekt, bliver informationshåndteringen både mere sikker og hurtigere, samtidig med at risikoen for menneskelige fejl mindskes.

Sidst men ikke mindst skal informationen arkiveres på en måde, der opfylder alle lovgivningsmæssige krav. Digitale dokumenter bør opbevares i beskyttede cloud-løsninger med de rette adgangsrettigheder. Fysiske dokumenter, der skal opbevares i henhold til lovgivningen, kan med fordel opbevares i eksterne, sikre arkivfaciliteter, hvor de er beskyttet mod skader, brand og uautoriseret adgang.

Fordele ved bedre informationshåndtering

Når informationshåndteringen fungerer optimalt, drager hele organisationen fordel af det. Personalet får lettere ved at finde de rette dokumenter, hvilket sparer tid og gør, at beslutninger kan træffes hurtigere. Det skaber bedre forudsætninger for højere kvalitet i hele plejen.

Samtidig øges sikkerheden: Patientdata håndteres korrekt og beskyttes mod uautoriseret adgang. Med gode procedurer for overholdelse af reglerne minimeres risikoen for fejl, der kan føre til store bøder eller juridiske konsekvenser.

Effektiv informationshåndtering kan desuden medføre besparelser. Ved at reducere behovet for fysisk opbevaring og optimere arbejdsgangene, bliver det muligt at frigøre ressourcer til andre dele af organisationen.

Iron Mountains løsninger til informationshåndtering på hospitaler og sygehuse

Iron Mountain tilbyder helhedsorienterede løsninger, der hjælper hospitaler med at optimere informationshåndteringen. Vi kan blandt andet hjælpe med:

• Digitalisering og arkivering: Scanning af patientjournaler og administrative dokumenter samt sikker opbevaring i digitale og fysiske arkiver
• Skræddersyede løsninger: Rådgivning og tilpassede løsninger, der opfylder specifikke behov inden for sundhedssektoren
• Compliance-rådgivning: Hjælp til at implementere processer og systemer, der sikrer overholdelse af love og reguleringer
• Sikker og skalerbar arkivering: Tjenester til sikker og langsigtet arkivering, der beskytter følsomme patientoplysninger og forenkler håndteringen af både fysiske og digitale journaler.

Kontakt os for en mere sikker og effektiv informationshåndtering

Ønsker I at optimere informationshåndteringen på jeres hospital og sikre, at al patientdata håndteres på sikker og korrekt vis? Kontakt os gerne for en gratis konsultation eller et tilbud!

Vi hjælper jer med at skabe en langsigtet strategi for digitalisering, arkivering og informationssikkerhed, så I kan fokusere på det vigtigste: At levere sundhedspleje i høj kvalitet til patienterne.