5 trin til effektiv håndtering af arkiver ved kontorflytning

En kontorflytning er et stort projekt, der kræver grundig planlægning – især når det kommer til håndtering af virksomhedens arkiver. Dokumenter og arkiver indeholder vigtig information, som skal beskyttes, organiseres og håndteres i overensstemmelse med lovgivning som GDPR og arkivloven. Det kan være en udfordring for mange virksomheder – for hvad skal gemmes, hvad kan digitaliseres, og hvad skal destrueres? Her præsenterer vi fem trin til effektivt og sikkert at håndtere dine arkiver under en kontorflytning.

Arkivhåndtering under kontorflytning: Udfordringer og løsninger

Når virksomheder planlægger en kontorflytning, opstår der ofte en række spørgsmål om arkivhåndtering. Hvordan undgår vi at miste information? Hvordan sikrer vi, at vi overholder lovgivningen? Pladsmangel er en anden udfordring – siden pandemien har mange virksomheder flyttet til mindre lokaler og har været tvunget til at finde alternative løsninger til deres arkivhåndtering. Ved overgangen til hybridarbejde skal man desuden sikre, at al dokumentation er tilgængelig digitalt. Når man forsøger at håndtere alle disse spørgsmål uden en klar plan, bliver det ofte ineffektivt, og det kan føre til høje omkostninger og risiko for at bryde loven.

Fem trin til effektiv håndtering af arkiver før en kontorflytning

1. Kortlæg og planlæg

Begynd med at gennemgå både fysiske og digitale arkiver. Identificér, hvilken type information der er lagret, hvor den befinder sig samt hvor længe, den skal bevares. En grundig gennemgang hjælper dig med at afgøre, hvad der er relevant, hvad der er forældet, og hvad der kan kasseres. En klar plan reducerer risikoen for at miste vigtig information under flytningen.

2. Digitalisér hvor det er muligt

Digitalisering er en effektiv metode til at reducere fysisk materiale og gøre arkivet lettere tilgængeligt. Ved at scanne og konvertere dokumenter til digitale formater frigøres plads, og informationen bliver nemmere at dele og håndtere i det daglige arbejde. Digitalisering er især vigtig ved overgang til hybrid- eller fjernarbejde, da informationen da bliver tilgængelig for alle medarbejdere, uanset hvor de befinder sig.

3. Ryd op og organiser

En kontorflytning er en oplagt mulighed for at få ryddet op i arkivet. Fjern duplikerede poster, forældet information og andre irrelevante data. Kassér dokumenter på en sikker måde i henhold til gældende love og regler for at sikre, at følsomme oplysninger ikke falder i de forkerte hænder. Herefter kan arkivet organiseres for at skabe en mere struktureret og effektiv håndtering.

4. Overhold regler og love

Når arkiver håndteres under en flytning, er det vigtigt at følge regler som GDPR og arkivloven. Det betyder, at dokumenter med personoplysninger kun må opbevares i en begrænset periode, og følsomme oplysninger skal destrueres på en sikker måde. En ordentlig arkivhåndtering hjælper med at undgå bøder og juridiske konsekvenser.

5. Implementér en langsigtet strategi

En kontorflytning giver ikke kun mulighed for at håndtere det eksisterende arkiv, men også for at etablere rutiner for fremtidig arkivhåndtering. Implementer en langsigtet strategi, der inkluderer digitalisering, regelmæssig kassation og overholdelse af gældende love. Det letter håndteringen af virksomhedens dokumentation fremover og minimerer risikoen for informationskaos.

Iron Mountain hjælper dig med arkivhåndtering og arkivflytning

Hvis virksomheden følger en struktureret proces, kan det hjælpe til at undgå tab af information og ineffektivitet under en kontorflytning. Mindre overflødig data frigør ressourcer og reducerer samtidig omkostningerne til opbevaring og administration. Ved at sikre at arkivet håndteres i overensstemmelse med love og regler, kan virksomheder også beskytte omdømmet og undgå juridiske problemer. Hos Iron Mountain er vi eksperter i arkivering og informationshåndtering. Du kan få hjælp til:

• Kortlægning af arkiv: Vores erfarne arkivkonsulenter gennemfører en grundig analyse af jeres arkiv for at identificere, hvad der skal opbevares, digitaliseres eller destrueres
• Digitalisering af arkiv: Vi scanner og digitaliserer jeres dokumenter, hvilket gør dem let tilgængelige for alle medarbejdere og reducerer behovet for fysisk lagerplads
• Sikker opbevaring: Vi tilbyder sikker opbevaring af fysiske dokumenter i vores faciliteter
• Rådgivning og compliance: Vi hjælper med at sikre, at jeres arkivhåndtering overholder alle gældende love og regler.

Kontakt os for professionel hjælp med din arkivflytning

Har I brug for hjælp til at håndtere jeres arkiver i forbindelse med en kontorflytning? Kontakt os for en gratis konsultation, så fortæller vi, hvordan vi kan gøre arkivflytningen nem, sikker og effektiv!