Digitalisierungsprojekt bei der Stadt Lippstadt

„Als öffentlicher Auftraggeber sind wir ans Vergaberecht gebunden“, erklärt Strathoff. „Das schreibt vor, den wirtschaftlichsten Anbieter ausfindig zu machen. Das ist aber nicht unbedingt der billigste. Es müssen viele Kriterien berücksichtigt werden. Wir haben die Referenzen von Iron Mountain geprüft, auf langjährige Erfahrung geachtet und auf moderne Scannertechnologie. Und natürlich auf die Erfüllung der Sicherheitsvorschriften nach TR RESISCAN.“

Die Bauakten enthielten von handschriftlichen Notizen bis zum großen Plan viele Formate, unterschiedliche Papierarten und umfassten ein breites Spektrum von sehr alten bis hin zu neuen Akten. Da ein Bauaktenarchiv so lange lebt wie ein Gebäude, gab es auch Akten, die über 100 Jahre alt waren. Nach Rücksprache mit dem Archiv wurde entschieden, die Denkmalakten nicht zum Scannen abzugeben, weil es sich dabei um historische Dokumente handelt.

Digitalisierung der Bauakten

Für die Vorbereitung der Akten wurde ein erfahrener Mitarbeiter mit breiten Kenntnissen über die Papierakten und Aktenstruktur für diese Aufgabe abgestellt. Er stellte sicher, dass alle erforderlichen Metadaten auf den Aktendeckeln standen. Akten für bereits abgebrochene Gebäude wurden entfernt. Bei allen anderen Akten wurden die Metadaten auf dem Aktendeckel aktualisiert, bevor sie zum Scannen freigegeben wurden.

Anschließend holte Iron Mountain die Akten ab und brachte sie ins Scancenter nach Rosbach zum Scannen. Nach der Digitalisierung kamen die Akten nicht mehr physisch zurück nach Lippstadt. Nach einer Qualitätsfreigabe durch den Fachdienst wurden sie von einem Subunternehmen von Iron Mountain vernichtet.

Wurde eine Akte benötigt, die gerade bei Iron Mountain war, wurde der zuständige Ansprechpartner in Rosbach informiert. Sie wurde dann aus dem Karton herausgenommen und beim Scannen vorgezogen. „Das dauerte im Schnitt ein oder zwei Tage, dann hatten wir die digitale Akte vorliegen“, erklärt Strathoff.

Digitalisierungsprojekt beim Stadtarchiv

Die erfolgreiche Digitalisierung der Bauakten führte dazu, dass auch zwei weitere Fachdienste ihre Akten durch Iron Mountain digitalisieren ließen. Beim Fachdienst Ausländerwesen wurde im Frühjahr 2024 damit begonnen. Es handelte sich um insgesamt etwa 15.000 Akten, die in drei Chargen von Iron Mountain abgeholt wurden. Inzwischen sind alle Akten digital im Einsatz.

Strathoff berichtet noch über ein weiteres Projekt beim Stadtarchiv. Aktendigitalisierung ist dort nicht ungewöhnlich, sondern als Schutzdigitalisierung eine notwendige Maßnahme der Bestandserhaltung. „Wir haben im Archiv gebundene Bücher mit den Daten von 1874 bis 1897 aus dem Personenstandsregister. Diese haben wir 2024 von Iron Mountain scannen lassen. Die Besonderheit ist hier, dass die Bücher anschließend wieder zurückkamen, weil es sich um historische Dokumente handelt. Jetzt können wir schneller auf die Scans zugreifen und so die Register schonen und in absehbarer Zukunft auch die Bürger auf die Daten zugreifen lassen, zum Beispiel bei Ahnenforschung übers Internet.“

Gemeinsam arbeiten an einer Akte

Durch die Digitalisierung hat sich die Prozesseffizienz der Fachdienste wesentlich verbessert. „Beim Ausländerwesen ist das Auffinden der Akten jetzt deutlich schneller“, berichtet Cedric Kremer, Sachbearbeiter beim Fachdienst Organisation und Digitales und ebenfalls Zuständiger für das Thema Digitalisierung. „Früher hingen die Akten in acht bis zehn Büros sowie ältere Akten im Keller, da war das Auffinden natürlich zeitraubend. Das geht jetzt viel schneller und es können auch zwei Mitarbeitende gleichzeitig auf eine Akte schauen, was vorher nicht möglich war.

Wenn eine Akte außer Haus muss, wurden früher ganze Akten kopiert, manchmal bis zu 400 Seiten, und dann mussten die Seiten noch händisch durchnummeriert werden, das fällt natürlich jetzt alles weg. In unserem Dokumentenmanagementsystem haben wir jetzt die Möglichkeit, einzelne Dokumente aus einer Akte herauszuziehen und sie aus dem Haus zu schicken.“

Die vielen Vorteile werden gesehen

Inzwischen werden die vielen Vorteile der digitalen Akten generell gesehen und auch geschätzt. Das gilt auch für das Bauamt, wie Gudrun Strathoff bekräftigt. Dennoch werden hier manchmal die großformatigen Pläne vermisst. „Man hatte sich an großformatige Pläne gewöhnt, zum Beispiel bei wiederkehrenden Prüfungen. Da sind digitale Unterlagen erstmal eine Herausforderung, denn das Gefühl, einen Bauplan ausfalten zu können und sich daran zu orientieren, das gibt es nicht mehr. Das war ein Umstellungsprozess.

Inzwischen setzt ein gewisser Gewöhnungseffekt ein. Einige großformatige Pläne haben wir uns nach der Digitalisierung wieder zurückgeben lassen, nämlich diejenigen, die für so genannte wiederkehrende Prüfungen vorgesehen sind, zum Beispiel von Krankenhäusern oder großen Unternehmen. Notfalls liegen die nach wie vor in Papierform bei einer Prüfung vor Ort vor.“

Die Zusammenarbeit mit dem Iron Mountain Standort Rosbach, wo die Akten der Stadt Lippstadt digitalisiert werden, bewertet Strathoff durchwegs positiv: „Da kennt man über die Jahre der Zusammenarbeit die handelnden Akteure und es gibt auch eine gute Kommunikation, die gerade beim Beginn eines Projektes wichtig ist: Darf man Siegel aufbrechen? Was machen wir, wenn in einer Akte eine CD auftaucht? Die Zusammenarbeit mit Iron Mountain in Rosbach ist sehr zufriedenstellend. Man hat nicht das Gefühl, mit Fragen alleingelassen zu werden oder Dinge zur Seite legen zu müssen, weil niemand antwortet”.