Italienische Botschaft in Madrid verbessert Effizienz ihrer Services
Lesen Sie, wie die Italienische Botschaft in Madrid durch die Digitalisierung von über 3,3 Millionen Dokumenten und die Zusammenarbeit mit Iron Mountain die Effizienz ihrer Bürgerdienste optimierte.
Begrenzter Platz, begrenzte Ressourcen
Die italienische Botschaft im Zentrum von Madrid kümmert sich um die Belange der Italiener:innen, die in Spanien leben oder das Land besuchen. Inzwischen sind es etwa 106 000 Bürger:innen, die dort ein Visum beantragen, ihren Ausweis verlängern lassen oder eine Geburts-, Hochzeitsoder Sterbeurkunde brauchen.
Da die Botschaft relativ wenig Personal hat, wollte sie für einen besseren Service die Arbeitsumgebung optimieren.
„Als öffentliche Verwaltung möchten wir den Bürger:innen ausgezeichnete Services bieten, und dabei helfen uns neue Technologien“, so der italienische Botschafter Giuseppe Buccino Grimaldi.
Security first
Um dieses Problem zu lösen, war eine Vereinheitlichung und Digitalisierung des Betriebs in zwei Archiven vor Ort erforderlich: die ältesten Akten befanden sich im Keller, aktivere Unterlagen waren in Aktenschränken in verschiedenen Büroräumen gelagert.
Insgesamt gab es rund 83 000 Papierakten in verschiedensten Größen und Formaten sowie 60 000 digitale Unterlagen. Noch während der Projektentwicklung wurde entschieden, auch das Büro in Teneriffa mit weiteren Papierakten und digitalen Aufzeichnungen einzubeziehen.
Aufgrund der hochsensiblen Daten mussten alle Papierdokumente vor Ort bleiben – und auch gescannt werden durften sie nur dort. Neu konvertierte digitale Dateien mussten in die interne Managementplattform der Botschaft geladen werden.
Veraltete Dokumente aussortieren
Iron Mountain erbrachte mit seiner führenden globalen Präsenz einen maßgeschneiderten Digitalisierungsservice, der die Bedürfnisse der Botschaft in Madrid und Teneriffa exakt erfüllte. Unsere Lösung ermöglichte den graduellen Übergang zu einem digitalen Managementsystem für die Botschaftsarchive.
Sie wird vor Ort als Fully Managed Service bereitgestellt: Unsere Expert:innen überprüfen und klassifizieren jedes einzelne Dokument und vernichten alte Akten, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, auf sichere Art und Weise.
Die verbleibenden Papierakten werden gescannt, ins PDF-Format umgewandelt und in das Managementsystem der Botschaft geladen. Unsere Lösung beinhaltete zudem eine Schulung für die Mitarbeitenden, um ihnen den Umgang mit der neuen, digitalen Arbeitsweise zu erleichtern.
Durch Einsatz von maschinellem Lernen kann das Personal die Aktenbestände nun nach Name, Geburtsdatum oder anderen allgemeinen Daten der Bürger:innen durchsuchen.
Intelligenter arbeiten
Unsere anfängliche Dokumentationsprüfung führte zu beachtlichen Einsparungen für die Botschaft, da sich die Anzahl der zu scannenden Akten um 30 % verringern ließ. Im Rahmen des Projekts wurden außerdem 10 m3 Platz geschaffen, der jetzt zu sinnvolleren Zwecken als der Aktenlagerung eingesetzt werden kann.
Alle gespeicherten Informationen sind nun nach den neuesten Vorschriften aktuell, klassifiziert und indiziert. Die Mitarbeitenden profitieren von schnelleren Suchvorgängen und Remote-Zugriff auf Dokumente.
Die Botschaft hat zudem die Grundlage für eine flexible Arbeitskultur geschaffen, die für eine digitale Transformation offen ist. „Eines der größten Hindernisse bestand darin, dass unsere Mitarbeitenden sich vor den Veränderungen scheuten“, erklärt Pietro Maria Paolucci, Counsellor Administrative Affairs der italienischen Botschaft in Madrid. „Aber mit den Spezialschulungen von Iron Mountain konnten wir dieses Hindernis glücklicherweise aus dem Weg räumen.“
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Digitalisierung im öffentlichen Sektor
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Digitale Transformation im Konsulat
Iron Mountain hat bereits mit Konsulaten mehrerer grosser EU-Länder zusammengearbeitet und deren Akten und Datenmanagement erfolgreich digitalisiert.
Industrie
Staatliche Behörde
Herausforderung
Die Botschaft wollte ihre Arbeitsumgebung optimieren und den Bürger:innen von Madrid und Teneriffa agilere Dienstleistungen bieten, aber Mitarbeitende scheuten sich vor den Veränderungen.
Lösung
Neben einem maßgeschneiderten Digitalisierungsprogramm stellte Iron Mountain® Schulungen bereit, um die Umstellung auf das neue Archivsystem zu vereinfachen.
Ergebnis
- An 2 Standorten wurden über 3,3 Mio. Dokumente digitalisiert
- Der Remote-Aktenzugriff ist einfacher und schneller
- Der Service ist effizienter und schneller
- 30 % weniger Dokumente mussten gescannt werden
- Optimierung der Arbeitsumgebung, 10 m3 Platz geschaffen
- Volle Kontrolle durch Klassifizierung und Inventarisierung aller Dokumente