Ein südamerikanischer Einzelhändler optimierte HR-Abläufe

Als einer der größten Einzelhandelskonzerne in Südamerika mit großen Marken und Tausenden Ladengeschäften ist dieses Unternehmen stets bestrebt, noch weiter zu wachsen und seinen Kund:innen das beste Einkaufserlebnis zu bieten. Und mit einem Jahresumsatz in Milliardenhöhe beschäftigt dieses Unternehmen Zehntausende von Mitarbeitenden.

Um auf einem derart hohen Niveau arbeiten zu können, sind viele Faktoren zu beachten. Einer der wichtigsten Bereiche ist hierbei die Personalabteilung. In den letzten Jahren waren Einzelhändler besonders stark von Personalfluktuation und Entlassungen betroffen. Entlassungen und Kündigungen abzuwickeln, gestaltet sich nie einfach, doch dieses Unternehmen hatte daraus resultierend mit Arbeitsrechtsstreitigkeiten im Umfang von 100 Millionen US-Dollar zu tun und war auf der Suche nach einer besseren Lösung zu deren Bewältigung. Es beschloss, seine unstrukturierten Personalakten zu modernisieren, um die rechtlichen Prozesse effizienter zu gestalten, den Informationsfluss zu optimieren und den Zugang für die richtigen Personen zu erleichtern.

Herausforderung

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Personalabteilungen eine Mischung aus physischen und digitalen Personalakten haben. Allerdings kann das zu getrennten Systemen und ineffizienten Prozessen führen. Personalakten bieten ein umfassendes Bild von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden. Sie enthalten u. a. Einzelheiten zu den ersten Vertragsverhandlungen, Leistungsbeurteilungen, Arbeitgeberleistungen und vielem mehr. Bei so vielen Mitarbeitenden und einer hohen Fluktuationsrate gibt es jedoch zwangsläufig Verbesserungspotenzial für die HR. Dieser Einzelhändler war dabei keine Ausnahme. Die Folgen seiner unstrukturierten internen HR-Prozesse waren u. a.:

• Mangelnde abteilungsübergreifende Effizienz
• Lange Dokumentenbearbeitung von 30 bis 90 Tagen
• Keine eingebetteten Geschäftsregeln
• Keine automatischen Push-Benachrichtigungen

Ohne ein fortschrittlicheres System oder einen sicheren lückenlosen Prozess gab es keine Möglichkeit, jemanden bei Entlassungen oder Kündigungen über gesetzlich vorgeschriebene Dokumente für Mitarbeitende zu informieren. Da die HR-Mitarbeiter:innen manuell nach Datensätzen suchen mussten, war es schwierig, die richtigen Informationen zu finden, sie der richtigen Person zukommen zu lassen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Lösung

Dem Einzelhändler war bewusst, dass er die Verwaltung der Personalakten besser organisieren musste, um die Arbeitsgesetze einzuhalten. Das würde alle Prozesse straffen und vor allem dafür sorgen, dass die richtigen Informationen auf effiziente Weise an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Und vielleicht wäre es damit sogar möglich, rechtlich strategischer vorzugehen. Dieser Einzelhändler entschied sich schließlich für die Lösung von Iron Mountain, die Personalinformationen aus fünf voneinander getrennten Systemen zusammenführen kann. Mithilfe dieser SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) konnten Eskalationsmeldungen zu Prozessverzögerungen zum Beispiel bei fehlenden Personalakten, sowie das schnelle Abrufen von Dokumenten automatisiert werden. Mit der Lösung für das Personalwesen von Iron Mountain erreichte der Einzelhändler Folgendes:

• Sicherer Zugriff auf Personalakten in der Cloud
• Engere Zusammenarbeit sowie höhere Produktivität durch automatisierte Workflows
• Integration in eSignature- und vorhandene HR-Systeme
• Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten durch das Iron Mountain Policy Center

Durch die Zusammenführung aller Daten an einem Ort können die Rechtsabteilung und die Personalabteilung jetzt jederzeit und von überall aus leichter auf Informationen zugreifen. Dadurch können sie sich wiederum besser auf mögliche Arbeitsrechtsstreitigkeiten vorbereiten.

Vorteile

Mit der Lösung für das Personalwesen von Iron Mountain konnte dieser Einzelhändler seine Prozesse beschleunigen. Nachdem seine Systeme an einer zentralen Stelle zusammengeführt wurden und Personalakten nun in Echtzeit eingesehen werden können, hat das Unternehmen eine einheitlichere Methode, um auf Rechtsstreitigkeiten zu reagieren und sie zu lösen. Im Einzelnen erreichte dieser Einzelhändler Folgendes:

• Reduzierung der finanziellen Verluste um 30 % mit einer Einsparung von 30 Millionen US-Dollar
• Verkürzung der HR-Dokumentenbearbeitung von 90 Tagen auf weniger als 10 Tage
• Deutlicher Rückgang der Abfindungszahlungen (35 %) durch neuen Workflow
• Individuelle Verwaltungsberichte zur kontinuierlichen Überwachung

Möchten auch Sie Ihre HR-Prozesse optimieren? Dann informieren Sie sich gern über unsere Lösung für das Personalwesen.