Weniger Datenkomplexität für Audit- und KI-Readiness

Herausforderungen meistern

Um Audit-Readiness zu erreichen, entschied sich das IT-Team von Kyndryl für einen prozessorientierten Ansatz. Zunächst ermittelte es, welche Geschäftsprozesse unterstützt werden mussten und welche Plattformen dafür infrage kamen. Diese wurden als Lackmustest zur Optimierung der Anwendungsentwicklung verwendet. Beispielsweise war keine neue Anwendung erforderlich, wenn eine aktuelle Plattform bereits die gleiche oder eine ähnliche Funktion bereitstellte.

Das Team legte außerdem zwei Anforderungen fest: Der neue Archivierungs- und Aufbewahrungsprozess sollte Einblicke in die Datenverwaltung bieten und eine Single Source of Truth nutzen. Unterschiedliche Datensätze und Formate mussten auf einer Plattform zusammengeführt werden, um den Datenzugriff zu vereinfachen, die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und das Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Bei der Auswahl des richtigen Partners und der richtigen Plattform berücksichtigte Kyndryl drei Hauptkriterien:

1. Eine Lösung von einem einzigen Anbieter, die zwar schlüsselfertig war, sich aber auch an die Anforderungen von Kyndryl anpassen ließ
2. Ein in der Branche anerkannter Marktführer
3. Eine vertrauenswürdige Partnerschaft mit Kyndryl-Geschäftspartnern

Kyndryl hat sich letztlich für eine Partnerschaft mit Iron Mountain entschieden. Der Anbieter erfüllte nicht nur die Anforderungen von Kyndryl – Morton wusste auch, dass Iron Mountain über das nötige Fachwissen in der Information Governance als auch hinsichtlich der Dokumenttypen verfügt, mit denen Kyndryl arbeitet. Denn Kyndryl hatte bereits zuvor physische Unterlagen bei Iron Mountain gelagert.

Daten vorbereiten

Unter der Leitung von Morton arbeitete das IT-Team mit dem Geschäftsbereich und Iron Mountain zusammen, um Governance-Regeln für die Datenspeicherung zu entwickeln. Es wurden spezifische Kriterien für die verschiedenen Datentypen formuliert: für täglich verwendete, aktive Daten (sogenannte „heiße Daten“), ebenso für passive Daten, die offline verfügbar sein müssen („warme Daten“), und für archivierte (oder „kalte“) Daten, die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, aber nicht als Wiederherstellungsquelle dienen.

„Unsere Archivierungsregeln spielen eine wichtige Rolle für die Verfügbarkeit und Rechtmäßigkeit unserer Daten. Denn Daten zu lange aufzubewahren, ist genauso problematisch, wie sie gar nicht aufzubewahren“, erklärt Morton. „Anfänglich enthielt die allgemeine Regelsammlung zur Datenaufbewahrung 400 verschiedene Regeln, die allesamt in rechtlicher Sprache verfasst waren. So konnten Mitarbeitende nur schwer herausfinden, welche Regeln für sie galten. Zusammen mit dem Iron Mountain-Beratungsteam für Information Governance haben wir die globalen Regelsätze auf 93 stark vereinfachte Regeln reduziert, die jetzt die Datenarchive von Kyndryl steuern. Nach aktuellem Stand gehen wir davon aus, dass die Bewertung der Datenaufbewahrungsregeln heute um 60 % effizienter ist als in der Vergangenheit. Doch noch wichtiger ist, dass wir auf die Referenzdaten vertrauen können.“

Kyndryl hat die Regeln weiter auf die wichtigsten Komponenten heruntergebrochen, damit sie verständlicher und benutzerfreundlicher sind. Jede Regel wurde anhand des Datenobjekts, der minimalen und maximalen Aufbewahrung sowie des Jahres, Landes und Datenformats definiert.

Sicherheit ist für Kyndryl von entscheidender Bedeutung und die Verantwortlichen wollten die Kontrolle über den Lebenszyklus ihrer Daten beibehalten. Deshalb werden die bei AWS, Microsoft Azure und anderen Cloudspeicheranbietern gespeicherten Daten nun auf der Content-Service-Plattform Iron Mountain InSight® angezeigt und verwaltet. Dank der Integration in Policy Center – unsere cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Aufbewahrungsund Datenschutzrichtlinien, die über 60 Länder unterstützt – kann Kyndryl in InSight systematisch Aufbewahrungsregeln anwenden.

KI-Readiness erreichen

Eines der wichtigsten Ergebnisse, das Kyndryl bei der Transformation seiner Archivierungs- und Aufbewahrungsprozesse erreicht hat, war der zusätzliche Vorteil KI-fähiger Daten. Denn der Weg zur KI-Readiness umfasst effektives Informationsmanagement und starke Verfahren für die Records-Compliance.

Neben klarer Data Governance hat Kyndryl auch einen soliden Ansatz zur Datenkatalogisierung eingeführt, um das Informationsmanagement weiter zu verbessern. Über InSight werden Daten klassifiziert, mit Metadaten versehen und organisiert. Dies optimiert die Verwaltung, Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit im gesamten Unternehmen. Zur Verbesserung der Suchfunktion nutzt Kyndryl Crowdsourcing – denn die Geschäftseinheiten wissen am besten, nach welchen Begriffen sie suchen. Heute kann Kyndryl alle Daten aus dem Katalog sowie alle Metadaten aus dem Archiv verwalten und nutzen.

„Kyndryl hat bei dem Projekt auch KI-Readiness erreicht. Mit dem Wissen, welche Daten wir haben und in welchem Format sie vorliegen, konnten wir Standards implementieren und können heute einheitliche Daten gewährleisten. Um das zu erreichen, hat Kyndryl zwei Datenkataloge erstellt: Der eine enthält Informationen über die Daten, der andere Informationen darüber, wo sich die Daten befinden. Hierdurch sind die Daten von Kyndryl heute nicht nur audit-, sondern auch KI-fähig“, so Morton.

Ergebnisse generieren

Der IT-Schwerpunkt von Kyndryl liegt darauf, seine Geschäftsbereiche zu unterstützen und deren Ergebnisse zu verbessern. Die Implementierung des Archivierungs- und Aufbewahrungsprozesses war nicht nur ein Erfolg, sondern hat auch gleich noch für KI-Readiness gesorgt. Die Geschäftsbereiche haben jetzt einen besseren Zugriff auf nutzbare Daten, sodass sie schneller intelligente Entscheidungen treffen und ihre Ergebnisse verbessern können.

Insgesamt konnte Kyndryl im Rahmen dieses Projekts seine Effizienz um das 70-fache steigern, Regeln verständlicher machen, das Datenmanagement verbessern, die Kosten für die Verwaltung von Compliance-Regeln reduzieren, die Compliance verbessern und für KI-Readiness sorgen. „Ergebnisse wie diese sind für Kyndryl von großer Bedeutung. Denn hiermit haben wir die Grundlage für eine stärkere, intelligentere und skalierbarere Zukunft geschaffen“, erklärt Morton.

Wollen auch Sie Ihre Daten KI-fähig machen?

Dann kontaktieren Sie Iron Mountain um Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen.