Verfahrensdokumentation – Herausforderungen der digitalen Informationsverarbeitung
Erfahren Sie, was es für eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation braucht.
Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor viele praktische Herausforderungen, die grossen Einfluss auf die Verfahrensdokumentation haben. Dazu zählt einerseits Multi-Channel-Input: Unternehmen müssen Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen verarbeiten, darunter E-Mails und diverse Social-Media-Kanäle. Andererseits müssen sie eine Vielzahl nationaler und internationaler Gesetze befolgen, etwa die deutsche Kassensicherungsverordnung oder die EU-DSGVO.
Wichtig: Auch die Revisionssicherheit ist ein essenzieller Teil gesetzeskonformer Informationsverarbeitung.
Rechtskonform archivieren durch Verfahrensdokumentation
Der Gesetzgeber schreibt eine sogenannte Verfahrensdokumentation zur rechtskonformen Archivierung vor. Dabei müssen alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschrieben werden. Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht für alle elektronischen Aufbewahrungs- und Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente abliegen, die unter das HGB (und die GoBD) fallen. Verantwortlich für das Erstellen und Fortschreiben dieser Dokumentation ist der Betreiber, also das steuerpflichtige Unternehmen. Die Verfahrensdokumentation muss revisionssicher sein, also vollständig, nachvollziehbar sowie prüfbar, und: Die Verfahrensdokumentation „lebt“, das heisst, sie ist kein endliches Projekt, sondern permanent im Wandel. Viele Akteure und Unternehmensbereiche (Rechtsabteilung, Fachbereiche, Organisation, IT, HR) arbeiten daran eng abgestimmt zusammen.
Qualitätssicherung bei der Datendigitalisierung
Viele Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie Rechtssicherheit und Qualitätssicherung beim Digitalisieren von Dokumenten sinnvoll umsetzen und dokumentieren können.
Grundsätzlich sollte sich die Ausgestaltung der Qualitätssicherung am Scan-Durchsatz und dem Schutzbedarf der verarbeiteten Dokumente orientieren. Denn je nach Art der Dokumente besteht ein unterschiedlich hoher Schutzbedarf. Führt ein Pharmaunternehmen beispielsweise klinische Studien durch, bei denen die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben hohe Strafen zur Folge haben könnte, sollte die Qualitätssicherung zu hundert Prozent erfolgen. Handelt es sich hingegen um den Scan einer einfachen Rechnung, ist das Risiko niedriger. Bei Verlust können Sie sie notfalls erneut vom Lieferanten anfragen. Die Qualitätssicherung sollte sich demnach an der Risikoabschätzung orientieren. Unabhängig davon müssen Unternehmen Verantwortlichkeiten festlegen und vorschreiben, welche Qualitätskontrollen durch wen, in welchen Zeitabständen und nach welchen Kriterien durchgeführt werden sollen. Darüber hinaus müssen sie die Schulung der Mitarbeiter:innen sowie Qualitätskontrollen nachweisen und dokumentieren.
Qualitätssicherung mit der AQL-Methode
Ein erprobtes System, das Iron Mountain zur Qualitätssicherung einsetzt, ist das Acceptable-Quality-Level-(AQL)-Verfahren. Mithilfe dieses statistischen Verfahrens, das auf der Entnahme von Stichproben basiert, lässt sich bestimmen, ob die Gesamtmenge der digitalisierten Dokumente den festgelegten Qualitätsansprüchen entspricht. Zunächst werden hierfür Dokumenten-Chargen bestimmt und festgehalten, aus wie vielen Dokumenten eine Charge besteht. Ausserdem wird ein Qualitätslevel definiert. Daraus ergibt sich, wie viele Stichproben gezogen werden müssen. Das System legt fest, bei welchem Qualitätslevel eine Charge noch angenommen wird und ab welchem Level die Qualität den Anforderungen nicht mehr entspricht und weitere Massnahmen getroffen werden müssen, um die Qualität zu sichern.
RAQ zur Verfahrensdokumentation
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Für alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unternehmen sowie alle Freiberufler:innen ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht. Das wird seit 2015 von den GoBD vorgeschrieben.
Was gehört zur Verfahrensdokumentation?
Die GoBD schlagen vor, in der Verfahrensdokumentation folgende 5 Punkte abzuhandeln:
- allgemeine Beschreibung zu Ihrem Unternehmen, steuerpflichtigen Prozessen und deren Handhabung
- Anwenderdokumentation, die die Prozesse dokumentiert und Anwender:innen genaue Anweisungen dazu gibt
- technische Systemdokumentation, also wie die genutzte Hard- und Software aussieht, insbesondere Cloudlösungen, und wie Sie sie absichern
- Betriebsdokumentation zum IT-Betrieb und zur IT-Sicherheit, inklusive Disaster Recovery Plan
- internes Kontrollsystem zur Qualitätssicherung
Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?
Die Verfahrensdokumentation ist einerseits für alle Steuerpflichtigen essentiell, um rechtssicher zu arbeiten, bietet andererseits aber auch diverse Vorzüge: Ein einheitlicher Prozess in der Buchführung, der klar definiert ist, beugt Fehlern vor und minimiert dadurch Haftungsgefahren. Unternehmen können sie ausserdem nutzen, um ihre Workflows zu digitalisieren und zu optimieren. Das macht die gesamten Abläufe übersichtlicher, effizienter und erhöht einerseits die Beweis-, Urkunds- und Belegfunktion und mindert andererseits den Papierverbrauch.
Wer prüft die Verfahrensdokumentation?
Da sie Teil der GoBD ist, betrachten Finanzämter die Einhaltung einer ordnungsgemässen Verfahrensdokumentation im Rahmen der Betriebsprüfung.
Ist die Verfahrensdokumentation für Kleinunternehmen Pflicht?
Ja, auch für steuerpflichtige Kleinunternehmen mit Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten gelten die Vorschriften der GoBD und damit eine Verfahrensdokumentation.
Muss ich einen Wirtschaftsprüfer engagieren?
Pflicht ist es nicht. Dennoch: Wenn Ihnen die Expertise im Bereich Verfahrensdokumentation, Datenschutz, Revisionssicherheit und den damit zusammenhängenden IT-Lösungen fehlt, ist es empfehlenswert, externe Expert:innen zu beauftragen.