Risiken: Es ist an der Zeit, die Kontrolle zu übernehmen

Einleitung: Die Notwendigkeit von Information Governance

Da sich Daten über Rechenzentren hinweg sowohl vor Ort als auch in der Cloud verbreiten, stehen IT-Manager:innen vor der Herausforderung, Daten in noch nie dagewesenen Mengen zu speichern, abzurufen und zu löschen.

Mit der wachsenden Datenmenge steigt auch das Risiko. Zu den Risikofaktoren gehören die Datensicherheit, die Einhaltung behördlicher Vorschriften und rechtliche Verpflichtungen. Der Preis für eine schlechte Information Governance kann sehr hoch sein. Datenverlust führt zu Rechtsstreitigkeiten und Rufschädigung. Geldstrafen aufgrund von Verstöen gegen den HIPAA, die DSGVO, den CCPA, den PCI-DSS oder andere Vorschriften sind erheblich. Das Versäumnis, juristische Dokumente aufzubewahren oder auf Verlangen vorzulegen, kann für ein Unternehmen zu nachteiligen Ergebnissen bei Rechtsstreitigkeiten führen.

Auch Fusionen, Übernahmen und Veräusserungen stellen erehbliche Risiken für Unternehmen dar. Wenn sich die Unternehmensstruktur ändert, können wichtige Informationen verloren gehen. Gleiches gilt für die Migration von Daten von alten IT-Systemen in neue. Und wenn ein Unternehmen wächst, sich dadurch sein Kundenstamm und seine Geschäftstätigkeit auf neue Länder erstreckt, entstehen Risiken, wenn Daten nach neuen Vorschriften aufbewahrt und gespeichert werden müssen.

Hinzu kommt, dass viele Organisationen weder eine Strategie für die Information Governance entwickelt noch Technologien hierfür implementiert haben. Dadurch bleiben unzählige redundante Informationen erhalten, was zu hohen Speicherkosten führt. Ausserdem können Dokumente nicht bei Bedarf gefunden und abgerufen werden, was zu möglichen Geldstrafen führen kann.

Warum Iron Mountain?

Trotz dieser Herausforderungen gibt es gute Nachrichten: Iron Mountain bietet als anerkannter Marktführer Services und Technologien wie Advisory Services und Iron Mountain Policy Center an, mit denen Organisationen eine effektive Information Governance implementieren können. Die folgenden Wettbewerbsvorteile ergeben sich aus einer Zusammenarbeit mit Iron Mountain:

• Globaler Kundenstamm: Wir betreuen Organisationen weltweit und verfügen daher über Erfahrung im Umgang mit einer Vielzahl von rechtlichen Anforderungen in unterschiedlichen geografischen Regionen und Rechtsordnungen.
• Umfassender Service: Wir bieten ein umfassendes Angebot an Services über den gesamten Lebenszyklus von Informationen hinweg, einschliesslich Datenaufbewahrung, Speicherung, Zugriff und Abruf.
• Integrierte Technologie: Die Information Governance-Technologien und -Dienstleistungen von Iron Mountain sind keine zusammengestückelte Sammlung von Einzelprodukten, sondern werden in eine ganzheitliche Lösung integriert.

Die drei Ziele der Information Governance

Jede Initiative zur Information Governance sollte diese drei Ziele anstreben:

• Bewertung und Strategie: Verständnis der Daten eines Unternehmens sowie deren Art, Speicherort und mit ihnen verbundene Risiken.
• Governance: Festlegung der Struktur und Kontrolle von Daten, basierend auf Standort, Richtlinien und Compliance- Anforderungen.
• Betriebliche Leistung: Gewährleistung von Best Practices, damit Informationen wirtschaftlich und mit minimalem Risiko gespeichert, verwaltet und gelöscht werden.