Herausforderung:

Geringere Archivierungskosten und Rückverfolgbarkeit über den gesamten Archivierungsprozess

Lösung:

Dokumentenmanagementsystem und Online-Portal sorgen für Sicherheit bei Transport, Archivierung, Ablage und Abruf von Unterlagen

Mehrwert:

Archivierungsprozesse wurden optimiert und unrechtmäßige Zahlungen in Höhe von 1,6 Millionen Euro zurück gewonnen

Kunde

Die Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) Versailles ist eine der vier führenden Krankenkassen ihrer Art in Frankreich. Sie bietet Empfängernvon Sozialleistungen Zugang zu ärztlichen Leistungen, Mutterschutz, Invaliditätsversicherung, beruflicher Krankenversicherung und Versicherung gegenArbeitsunfälle. Darüber hinaus überwacht sie die Gesundheitsausgaben und fördert Programme zur Vorbeugung. CPAM Versailles hat über 1,5 MillionenVersicherte und arbeitet mit 6.300 Gesundheitsfachkräften zusammen. Sie verfügt über ein lokales Netzwerk aus 22 Niederlassungen, die sich alle aufBereiche wie Pharmazie oder Zahnmedizin spezialisiert haben.

Herausforderung

Angesichts der Verantwortung für enorme Mengen an Unterlagen ist das Archivmanagement für CPAM Versailles ein entscheidender Faktor.So werden für die Verwaltung der Zahlungszentren im Département Yvelines jährlich über 27 Millionen Kostenaufstellungen angefertigt.

Die 19 Mitarbeiter in der Abteilung Lagerung und Transport sind für diese Archive verantwortlich – nahezu 35.000 Archivboxen auf550 Paletten pro Jahr. Die Rückverfolgbarkeit der Archive war schon immer ein wichtiger Punkt. Alle Finanzunterlagen in Verbindung mit der Bezahlung vonGesundheitsfachkräften und der Leistung an Versicherte werden im Fall von Gerichtsstreitigkeiten zu rechtlichen Unterlagen. Damit riskieren die Mitarbeiterder Buchhaltung strafrechtliche Konsequenzen und müssen Unterlagen jederzeit auffinden können.

„Das von uns eingesetzte Archivierungsprogramm ist ein leistungsfähiges Instrument bei derBetrugsbekämpfung. Damit konnte unsere Abteilung über 1,6 Millionen Euro eintreiben. Ohne ein effektives Dokumentenmanagementsystem wäre dies nicht möglichgewesen.“

Jean-Jacques Larcher
Bereichsleiter Lagerung und Transport
CPAM Versailles

CPAM Versailles beschloss daher das Archivmanagement umzustrukturieren. Fabrice Hénault, Archivleiter bei CPAM Versailles, erklärt: „Das Dokumentenmanagementstellte uns vor eine echte Herausforderung. Die Verwaltung gestaltete sich extrem komplex, da sie Papierarchive, Formulare und Mobiliar für die Ablage umfasste.Manchmal suchten wir stundenlang nach bestimmten Akten. Ein eigenes Gebäude für das Archiv wäre angesichts der Grundstücksknappheit im Département Yvelinesjedoch zu teuer geworden.“

Bei der Erwägung möglicher Lösungen für das Dokumentenmanagement setzte sich die CPAM Versailles folgende Ziele:

• Optimierung der Archivverwaltungskosten
• Sicherstellung, dass die Standorte diebstahl- und brandgeschützt sind
• Skalierbare Lagerkapazität
• Einführung vollständiger Rückverfolgbarkeit für jedes archivierte Dokument

Man entschied sich für eine Lösung von Iron Mountain, die zahlreiche Vorteile bietet wiedie Nutzung der Hochsicherheitsarchive und der geschulten Mitarbeiter des Unternehmens.

Lösung:

CPAM Versailles setzte bei der Umstrukturierung ihres Archivsystems auf die Erfahrung vonIron Mountain. Ergänzt wurde die Lösung durch ein XARC-Online-Portal für das Dokumentenmanagement. Diese sichere Schnittstelle ermöglicht die Virtualisierungdes gesamten Informationsmanagements von der Indexierung bis hin zur Vernichtung – ungeachtet des Archivstandorts.

Nach französischem Sozialversicherungsrecht müssen Papierunterlagen im Zusammenhang mit Erstattungsanträgen 33 Monate und im Fall von Streitigkeitenfünf Jahre aufbewahrt werden. Mit der Unterstützung von Iron Mountain konnte CPAM Versailles einen Archivierungsplan einführen. Damit werden die Dokumentenach ihrem Vernichtungsdatum kategorisiert. Archivboxen werden normalerweise zunächst sechs Monate in der jeweiligen Niederlassung aufbewahrt. Danach bringtman sie für weitere sechs Monate im Lager von CPAM Versailles unter, bevor sie dann in das sichere Archiv von Iron Mountain geschickt werden.

Zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit von Unterlagen werden strikte Maßnahmen ergriffen. Jede Niederlassung arbeitet zur Indexierung von Archiven,zur Erstellung von Strichcodes und zur Anforderung der Vernichtung von Akten mit dem XARC-Portal. Um die Beibehaltung von Batches während des Transportszu gewährleisten, kommt in jeder Stufe des Prozesses ein Verifikationssystem zum Einsatz. Auf jede Box und jede Palette zum Transport der Unterlagen werdenStrichcodes mit wesentlichen Informationen (Nummer der Niederlassung, Jahr, Vernichtungsdatum) aufgedruckt. Damit kennt CPAM Versailles jederzeit den genauenOrt eines bestimmten Archivs – ganz gleich, ob es sich in einer Niederlassung, im Lager oder bei Iron Mountain befindet.

„Das System ist extrem flexibel. So haben wir die Möglichkeit das Archiv je nach Bedarf auszubauen oder zu verkleinern. Inzwischen kannunsere Abteilung nicht mehr ohne diese Lösung arbeiten.“

Fabrice Hénault
Archivleiter
CPAM Versailles

Mehrwert

Unterlagen werden über das XARC-Portal angefordert. Iron Mountain ruft dringende Unterlagen innerhalb von 24 Stunden und weniger dringendeUnterlagen innerhalb von 48 Stunden ab. Bei sehr großvolumigen Anforderungen kann dieses Zeitfenster in Absprache mit demKunden auf bis zu 15 Tage verlängert werden.

Das XARC-System meldet automatisch, sobald ein Archiv das Ende seines Lebenszyklus erreicht. Daraufhin können die Mitarbeiter der Buchhaltung Iron Mountainbeauftragen, die Unterlagen sicher zu vernichten. Liegt der Verdacht eines Betrugs vor, kann die Archivierung verlängert werden.

Jean-Jacques Larcher, Bereichsleiter Lagerung und Transport bei CPAM Versailles, erklärt: „Das neue Archivierungsprogramm ist ein hervorragendesInstrument bei der Betrugsbekämpfung. Damit konnte unsere Abteilung über 1,6 Millionen Euro eintreiben. Ohne ein effektives Dokumentenmanagementsystemwäre dies nicht möglich gewesen.“

Das XARC-System bietet verschiedene Zugriffsberechtigungen und sorgt damit für Sicherheit. Niederlassungen mit Benutzerstatus haben so nur Zugriffauf ihre eigenen Daten; Administratoren können hingegen alle Tätigkeiten in Bezug auf das Dokumentenmanagement überwachen. Sie haben die Möglichkeit,die erforderlichen Berechtigungen zu vergeben und bei Bedarf Fehler zu korrigieren.

Jean-Jacques Larcher fasst zusammen: „Die Anwendung bietet direkte Rückverfolgbarkeit über den gesamten Überwachungszyklus. Die Lösung von Iron Mountainsorgt dafür, dass Unterlagen nicht verloren gehen. Jeder Austausch wird aufgezeichnet. Zudem können wir sicher sein, dass unsere Unterlagen in geeignetenUmgebungsbedingungen und mit optimaler Sicherheit aufbewahrt werden.“

Fabrice Hénault fügt hinzu: „Das System ist extrem flexibel. So haben wir die Möglichkeit, das Archiv je nachBedarf auszubauen oder zu verkleinern. Inzwischen kann unsere Abteilung nicht mehr ohne diese Lösung arbeiten.“