Garantiert zuverlässiger Datenschutz

Durch die Konsolidierung der Archivierung mit Iron Mountain kann Oval seine Archive kundenfreundlicher gestalten

Herausforderung:

Uneinheitliche Dokumentenarchivierung mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen

Lösung:

Mit dem Iron Mountain-Archivmanagement werden Dokumente sicher transportiert, archiviert, abgelegt und abgerufen

Mehrwert:

Die Archivierung ermöglicht, dass das Unternehmen seine hohen Servicestandards dauerhaft erfüllt

Kunde

Als integrierter Konzern mit Beratern in den Bereichen Versicherung, Risiko, Gesundheitswesen und Finanzwesen bietet Oval umfassende Expertise. Der Erfolg des Konzerns basiert auf erstklassigem Service für Kunden in ganz Großbritannien. Der Kundenstamm reicht von multinationalen Konzernen über Kleinunternehmen bis hin zu Alleinkaufleuten und Privatpersonen. Seit seiner Gründung im Oktober 2003 konnte Oval durch die Akquisition und Integration anspruchsvoller regionaler Makler und Finanzberater ein deutliches Wachstum verzeichnen. Diese sorgfältig auserwählten Unternehmen genossen bereits einen hervorragenden Ruf und waren für ihren kundenorientierten Ansatz bekannt. Bis heute sind 34 dieser Unternehmen dem Oval Konzern beigetreten. Damit beschäftigt das Unternehmen über 1.200 Mitarbeiter in ganz Großbritannien.

Herausforderung

Laut Mark Chadwick, Group Property Manager bei Oval, war die Archivierung ein Bereich, wo eine Standardisierung am dringendsten benötigt wurde: „Durch unsere Akquisitionen verfügten wir über zahlreiche verschiedene Archivierungslösungen mit unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Ich sah mir die bestehenden Verträge an und machte mir offen gesagt ernsthaft Sorgen. Einige unserer Niederlassungen hatten Verträge mit professionellen Archivierungsanbietern abgeschlossen, andere arbeiteten hingegen mit Ad-hoc-Vereinbarungen. Beispielsweise wurden Unterlagen bei örtlichen Umzugsunternehmen oder in einem Fall sogar in einer gemieteten Garage gelagert.“ Exzellenter Service und maximale Sorgfaltspflicht unseren Kunden gegenüber bilden jedoch den Kern des Geschäftsmodells von Oval. Der Konzern möchte Serviceerwartungen stets übertreffen und daher sind wir auf unsere Kundentreue sehr stolz. „Für ein Unternehmen wie unseres, das einen Ruf als kundenfreundlicher Anbieter zu verteidigen hat, waren solche Archivierungsmethoden nicht länger akzeptabel“, führt Mark Chadwick aus. „Drei unserer Büros hatten bereits Verträge mit Iron Mountain abgeschlossen, doch das war die Ausnahme. Bei Durchsicht dieser Verträge zeigte sich, dass Iron Mountain der perfekte Geschäftspartner für unseren Archivierungsbedarf ist.“

Lösung

Obgleich Geschäftsinformationen einen enormen Wert beinhalten, bringt die Informationsverwaltung auch Herausforderungen mit sich. Diese gestalten sich durch fragmentierte Archivierungslösungen noch komplexer. Daher bestand unser Ziel darin, die Archivierungslösungen im Laufe der Zeit im gesamten Konzern zu zentralisieren und zu standardisieren. Oval hat daher einen zentralen Vertrag mit Iron Mountain abgeschlossen, der auf alle Niederlassungen ausgeweitet werden kann. Die externe, sichere Archivierung von Iron Mountain entspricht höchstem Niveau. 

Sie bietet kontrollierte Umgebungsbedingungen, Brandschutzbekämpfungssysteme sowie Videoüberwachung rund um die Uhr an sieben Tagen pro Woche, Zugriffsbeschränkung und Einbruchsicherung. Iron Mountain verfügt über eine einzigartige Erfolgsbilanz im Hinblick auf den sicheren Dokumententransport. „Das war ein riesiges Projekt, das Monate, wenn nicht gar Jahre, in Anspruch nehmen würde“, erinnert sich Mark Chadwick. „Wir mussten Verträge mit anderen Anbietern einhalten und gleichzeitig eng mit Iron Mountain zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass wir unsere Unterlagen nach dem Übergang vollständig rückverfolgen konnten.“ Oval verfügt über ein umfangreiches Archiv, in dem sich unter anderem Versicherungsangebote und Forderungen sowie vertrauliche Finanzunterlagen von Privatkunden befinden. 

Einige dieser Unterlagen - beispielsweise über Forderungen zu potenziellen Asbestbelastungen - sind über 40 Jahre alt. Diese braucht man vielleicht selten, aber wenn, dann müssen sie sofort zur Hand sein. Die Dokumente werden mit einem eindeutigen Code auf Aktenebene identifiziert. Dann werden Aktengruppen gemeinsam in Boxen verpackt, die ebenfalls mit einem eindeutigen Identifizierungscode versehen werden. Die Leistungen von Iron Mountain beinhalten ein Online-Portal, über das Kunden ihre Unterlagen etikettieren, beschreiben, durchsuchen und finden können. Der Abruf kann für den Folgetag, innerhalb von einem halben Tag oder sofort angefordert werden. Die Kosten sind mit monatlichen Gebühren pro Kubikfuß Speicherplatz transparent aufgestellt. Mit zunehmendem Archivvolumen kommen Mengenrabatte zum Tragen. Die Gebühren für den Abruf richten sich nach der jeweils benötigten Frist.

Mehrwert

Durch die Kooperation mit Iron Mountain konnte Oval eine sichere Archivierungslösung für alle Niederlassungen mit einem einzigen Vertrag realisieren. Die Überführung der Unterlagen von Oval in die Archive von Iron Mountain ist noch nicht ganz abgeschlossen, liegt jedoch im Zeitplan. Mark Chadwick bestätigt: „Zwölf unserer Büros arbeiten bereits mit Iron Mountain, und wir lagern derzeit rund 18.000 Kubikfuß an Dokumenten in ungefähr 13.000 Archivboxen. Nach Abschluss der Umstellung wird diese Zahl auf über 25.000 Kubikfuß angestiegen sein.“ Damit werden sich die monatlichen Gebühren von Iron Mountain für die Lagerung pro Kubikfuß aufgrund von Mengenrabatten um bis zu 40 Prozent verringern. Für Oval ist die sichere Archivierung wichtiger Unterlagen entscheidend. Der effektive und pünktliche Abruf von Akten ist jedoch geschäftskritisch. Typischerweise benötigt Oval pro Monat rund 40 Unterlagen aus dem Archiv, bis zu ein Drittel davon muss sofort verfügbar sein.

„Wir nehmen die Abrufdienste von Iron Mountain nicht stark in Anspruch“, so Mark Chadwick. „Wenn wir jedoch mal Unterlagen benötigen, dann muss das schnell ermöglicht werden. Iron Mountain kann uns jedes Dokument innerhalb von Stunden bereitstellen, und ich bin mit dieser Servicequalität sehr zufrieden.“ Mark Chadwick fasst zusammen: „Bei diesem Projekt ging es nicht primär um Kosteneinsparungen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Informationssicherheit waren die wichtigsten Ziele. Mit Iron Mountain haben wir diese Herausforderung gemeistert.“ Projekt durchführte, konnte das DEFRA das Gebäude räumen, bevor ein neuer Mietvertrag unterzeichnet werden musste – was zu Einsparungen in Höhe von etwa 830.000 EUR führte. Die Verlagerung wurde sechs Wochen früher als geplant abgeschlossen, und trotz der Komplexität des Projekts war kein einziges Dokument länger als 72 Stunden nicht verfügbar. Die Möglichkeit der Online-Darstellung von Informationen aller Akten und einer Vorab-Bewertung des geschäftlichen und historischen Werts von Unterlagen trägt zudem zum Umweltschutz bei. Gemeinsam mit der häufigeren Prüfung von Auszügen sorgt dies für eine erhebliche Verringerung unseres CO2- Ausstoßes, der durch die 600-MeilenFahrten zwischen Hayes und Alnwick verursacht wurde.