E-Akte: Was Sie über die erfolgreiche Umstellung der öffentlichen Verwaltung wissen müssen
In unserem Whitepaper beschreiben wir den Weg zur digitalen Behörde. Erfahren Sie, wie Sie die Digitalisierung im öffentlichen Sektor durch die Einführung der E-Akte beschleunigen können.

Exklusive Vorschau
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung stellt Behörden vor große Herausforderungen, bietet jedoch gleichzeitig enorme Chancen. Eine der zentralen Maßnahmen zur Modernisierung ist die Einführung der E-Akte, die traditionelle Papierakten ersetzt und die Grundlage für effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Verwaltungsprozesse bildet.
Elektronische Aktenverwaltung – der Weg zur digitalen Behörde
Die digitale Transformation wird durch verschiedene Faktoren vorangetrieben: Der demografische Wandel führt zu einem Personalmangel in den Behörden, während gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) die Digitalisierung öffentlicher Leistungen verpflichtend machen. Hinzu kommt die Notwendigkeit, den hohen Papierverbrauch in Behörden – jährlich etwa 740 Millionen DIN-A4-Blätter – deutlich zu reduzieren und den Verwaltungsapparat nachhaltiger zu gestalten.
Die E-Akte ist dafür weit mehr als nur ein technisches Hilfsmittel. Sie ist der Schlüssel zu effizienteren Abläufen, ermöglicht die digitale Zusammenarbeit und bietet Bürger:innen schnelleren und einfacheren Zugang zu Verwaltungsleistungen. Die Einführung der E-Akte muss jedoch sorgfältig geplant und umgesetzt werden, um die konkreten Anforderungen jeder Behörde zu berücksichtigen. Das Best Practice von Iron Mountain basiert auf drei wesentlichen Säulen: Klassifizierung, Digitalisierung und Automatisierung.
Die drei Säulen für die Einführung der E-Akte
1. Klassifizierung
Der erste Schritt besteht in der Klassifizierung aller vorhandenen Dokumente, wobei die Archivierung von Duplikaten direkt verhindert wird. In diesem Prozess werden die Akten nach Typ, Vertraulichkeitsgrad, Sicherheitsstufe, Aufbewahrungszeiten und Nutzung sortiert und kategorisiert. Moderne Technologien wie optische Texterkennung (OCR) spielen hierbei eine entscheidende Rolle, da sie es ermöglichen, Dokumente vollständig zu durchsuchen und zu analysieren.
2. Digitalisierung
Danach folgen das Scannen der Dokumente und die digitale Archivierung. Dabei werden die Unterlagen gemäß den TR-RESISCAN-Richtlinien digitalisiert, sodass die digitalen Versionen denselben rechtlichen Status wie die physischen Originale besitzen. Die E-Akten werden anschließend in sicheren Systemen auf internen Plattformen oder bei zertifizierten Drittanbietern gespeichert. Dies ermöglicht nicht nur eine rechtssichere Archivierung, sondern auch einen schnellen Zugriff auf benötigte Daten.
3. Automatisierung
Die dritte Säule bildet die Automatisierung der Prozesse. Sobald alle Daten digital vorliegen, können Verwaltungsabläufe mithilfe von Technologien wie Maschinellem Lernen (ML) automatisiert werden. Beispielsweise lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie die Archivierung oder die Datenverarbeitung an automatisierte Systeme abgeben. Dies entlastet die Mitarbeiter:innen erheblich und schafft Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten.
Vorteile der E-Akte
Die Einführung der E-Akte mit Unterstützung von Iron Mountain bietet vielfältige Vorteile für den öffentlichen Sektor, Mitarbeitende und Bürger:innen, zum Beispiel:
- geringere Kosten: Unternehmen sparen durch die Reduzierung von physischen Lagerräumen und einen gesenkten Papierverbrauch.
- höhere Effizienz: Wenn E-Akten schneller gefunden und bearbeitet werden können, beschleunigt das die Prozesse und erhöht den Nutzen.
- mehr Flexibilität: Unter den Mitarbeiter:innen und zwischen Abteilungen lässt sich die Zusammenarbeit und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, verbessern.
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Digitalisierung im öffentlichen Sektor
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Iron Mountain hat bereits mit Konsulaten mehrerer grosser EU-Länder zusammengearbeitet und deren Akten und Datenmanagement erfolgreich digitalisiert.
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