Digitale Personalakte entlastet Pharmakonzern
Kundenprojekte
AstraZeneca ist ein internationaler Pharmakonzern mit Hauptsitz in London und einer der größten Arzneimittelhersteller weltweit.
Branche
Gesundheitswesen
Herausforderung
Restrukturierung und Digitalisierung der Personalakten für neues HR-System.
Lösung
Externes Umsortieren und Scannen der Akten.
Nutzen
- Weniger Personalbindung.
- Schnellere Abwicklung des Projekts.
- Keine Störungen des Workflows.
Die weltweite Einführung einer neuen HR-Software bei AstraZeneca machte auch bei der AstraZeneca GmbH die Digitalisierung sämtlicher Personalakten erforderlich. Gleichzeitig mussten die Akten neu in verschiedene Kategorien gegliedert werden. „Wir sprechen hier über knapp 750 Personalakten mit einem durchschnittlichen Umfang von 96 Seiten”, erläutert Peter Mescher, Business Process Lead bei der AstraZeneca GmbH. „Dazu kamen noch einmal etwa 250 Akten von ehemaligen Mitarbeitern. Jede Akte musste vor dem Digitalisieren in bis zu 15 verschiedene Kategorien unterteilt werden, um nahtlos in das neue HR-System überführt werden zu können.”
Erschwerend kam hinzu, dass sich die Kategorien an den internationalen Strukturen der HR von AstraZeneca orientierten und nicht den in den Papierakten vorhandenen Registern entsprachen. Das machte eine manuelle Umsortierung erforderlich.
Kontinuierliche Kommunikation mit AstraZeneca
Das gesamte Verfahren hätte einen hohen Personalaufwand bei der AstraZeneca GmbH erfordert. „Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Akte von etwa einer halben Stunde wären das mindestens 500 Stunden gewesen, das Scannen nicht eingerechnet”, erklärt Peter Mescher. „Zudem hätte dieser Aufwand unsere internen Workflows gesprengt.” Deshalb übertrug er das Projekt an Iron Mountain®, mit denen die AstraZeneca GmbH bereits seit vielen Jahren zusammenarbeitet.
Die Iron Mountain Mitarbeiter:innen wurden von der HR-Abteilung der AstraZeneca GmbH geschult, bevor sie mit der Arbeit begannen. Die Inhalte der Personalakten wurden in die neuen Register umsortiert, im Durchschnitt neun Gruppen pro Akte. Dabei gab es auch Dokumenttypen, die nicht eindeutig einer Kategorie zuzuordnen waren. Diese wurden gesammelt und regelmäßig mit der AstraZeneca GmbH abgeklärt. Dazu wurde eine Excel-Tabelle fortgeschrieben, in der während des gesamten Projekts Kategorien und zugehörige Dokumenttypen festgehalten wurden.
Neben der Neusortierung der Register erfasste Iron Mountain auch die Personalnummern von den jeweiligen Aktendeckeln. Diese wurden anschließend mit den Datensätzen der Personalstammdaten sowie mit den Dokumenten der jeweiligen Personalakte verknüpft.
Die Dokumentenprüfung war aufgrund der knappen Zeitvorgabe eine echte Herausforderung, aber Iron Mountain hat auch das problemlos bewältigt.
Die beim Scannen erzeugten PDF-Dateien wurden automatisch umbenannt. Zusätzlich erstellte Iron Mountain eine Indexdatei für den späteren Import in die Systeme der AstraZeneca. Es gab klare Vorgaben für die Namen und die Indexdatei, damit die Dateien fehlerfrei in das neue HR-System der AstraZeneca GmbH hochgeladen werden konnten.
Die eingescannten Akten, die Indexdatei und die damit verknüpften Personalstammdaten wurden abschließend auf verschlüsselte Datenträger transferiert und an die AstraZeneca GmbH übergeben. Ferner wurden die Papierdokumente, nach den neuen Kategorien geordnet, zurück in die Personalakten gelegt und für die anschließenden Qualitätskontrollen bei Iron Mountain zwischengelagert.
Endüberprüfung aller Dokumenten zur Qualitätssicherung
Bei der Endkontrolle der digitalisierten Daten durch die AstraZeneca GmbH stellte sich heraus, dass es einige Dokumente gab, die den falschen Akten zugeordnet waren. „Bei Personalakten ist das eine heikle Angelegenheit, wenn ein Mitarbeiter ein Dokument von einem Kollegen in seiner Akte findet”, sagt Kerstin Schumann, HR Advisor bei der AstraZeneca GmbH. „Meistens waren das falsche Zuordnungen im Ausgangsmaterial.” Daraufhin wurde Iron Mountain beauftragt, die gesamten Akten noch einmal detailliert zu überprüfen. „Das war aufgrund der knappen Zeitvorgabe eine echte Herausforderung”, so Schumann, „aber Iron Mountain hat das problemlos bewältigt.”
Wenn wir solche Projekte in der Zukunft wieder hätten, dann wäre Iron Mountain die Adresse, an die wir uns wenden.
Diese Flexibilität ist es auch, die Peter Mescher hervorhebt: „Aus meiner Sicht sind drei Kriterien entscheidend: Zuverlässigkeit, Flexibilität und dem Kunden zugewandt sein. Wenn wir solche Projekte in der Zukunft wieder hätten, dann wäre Iron Mountain die Adresse, an die wir uns wenden, denn sie haben ohne Ausnahme und durchgehend alle drei Kriterien erfüllt.”
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