Medizingerätehersteller digitalisiert Informations- und Archivmanagement

Herausforderung

Der Mutterkonzern des Herstellers legte 2018 weltweite Best Practices für den Umgang mit besonders wichtigen physischen Unterlagen fest. Diese Maßnahme gehörte zu einem umfassenden Projekt, mit dem der Datenbestand digitalisiert, Analysen auf Grundlage künstlicher Intelligenz/maschinellen Lernens (KI/ML) eingeführt und das allgemeine Sicherheitsprofil verbessert werden sollte. Innerhalb von etwa 24 Monaten mussten alle Niederlassungen die neuen Verfahren umsetzen.

Die dafür eingesetzte Arbeitsgruppe stellte schnell fest, dass das keine einfache Aufgabe war. Als besonders wichtig galten jetzt viele Dokumenttypen, die bislang noch nicht als solche behandelt worden waren. Geschätzt fielen 60 % der vorhandenen physischen Unterlagen unter die erweiterte Definition – ein gewaltiger Papierberg. Außerdem bereiteten die abteilungsspezifischen Dokumenten- und Informationsmanagementsysteme Probleme: Sie waren überwiegend papierbasiert und ohne zusätzliches Personal nicht skalierbar.

Situation

• Jede Fachabteilung hatte eigene, größtenteils manuelle Prozesse der Dokumentenverwaltung.
• Mit der Koordination waren mehr als 50 Angestellte in Teilzeit beschäftigt.
• Die Änderung der Dokumentenklassifizierung betraf 60 % der Papierunterlagen.
• Die Arbeitsgruppe war aufgrund des engen Zeitrahmens und eingeschränkten Budgets überfordert.

Lösung

Das Information-Governance-Team des Konzerns setzte Meetings mit der Arbeitsgruppe des Medizintechnikherstellers und mit Iron Mountain an, in denen ein Plan auf der Grundlage digitaler Lösungen erarbeitet werden sollte. Daraus entstand ein umfassendes Programm für das Daten-, Informations- und Archivmanagement mit folgenden Maßnahmen:

1. Originalgetreues Scannen aller Dokumente unter den nötigen Sicherheitsvorkehrungen.
2. Aufbewahren des Originaldokuments an vereinbarten externen Standorten.
3. Übergabe der elektronischen Kopien an Systeme für die digitale Archivierung und Mikrofilmverarbeitung
4. Automatisches Aktualisieren der Konzerndatenbank für wichtige Unterlagen.

Ergebnisse

Die Lösung wurde zur Zufriedenheit des Mutterkonzerns ausgerollt. Durch die Automatisierung von Abläufen wurden Inkonsistenzen beseitigt und die Dokumentenkoordination in den einzelnen Abteilungen entlastet. Der Erfolg des Projekts eröffnete auch die Möglichkeit, Teilzeitpersonal aus der Dokumentenkoordination abzuziehen und stattdessen in Vollzeit in der Fertigung einzusetzen, die automatisierte Verwaltung auf andere Geschäftsbereiche auszuweiten und Vorhaben zur KI/ML-Datenanalyse voranzutreiben.

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