Automatisierte HR-Prozesse im Einzelhandel

Herausforderung

Eine große Einzelhandelskettewollte ihre HR-Prozesseautomatisieren, um dieEffizienz zu steigern und dieAbläufe zu optimieren. Siebrauchte Ersatz für ein nichtmehr adäquates System.

Lösung

Iron MountainHuman Resources

Nutzen

• Veraltete, heterogene manuelle Abläufe wurden in einheitliche automatisierte Prozesse verwandelt.
• Dokumentenverarbeitung wurde effizienter, fehlerfreier und schneller.
• Das Unternehmen wurde angeregt, Nutzen von Automatisierung und Digitalisierung auch in anderen Bereichen zu prüfen.
• HR-Archiv wurde modernisiert

Modernisieren für mehr effizienz

In jeder Personalabteilungfallen viele Dokumente an.Bewerbungsunterlagen,Arbeitsverträge, Urlaubsanträge,Arbeitszeugnisse,Gehaltsabrechnungen und vielesmehr müssen in der HR verarbeitetwerden. In großen Unternehmengibt es spezielle Teams, die sichum verschiedene Aspekte derPersonalverwaltung kümmern. Soauch bei dem Unternehmen unsererFallstudie. Dort hatten die Teams imLaufe der Zeit jeweils ihre eigenenArbeitsabläufe entwickelt. Die HRMitarbeiter:innen hatten ganz genaueVorstellungen davon, was sie sich voneiner neuen Plattform wünschten:

• mehr Effizienz
• zentraler Zugriff auf alle HR-Dokumente
• einheitliche, automatisierte Workflows
• hoher Grad an fortlaufender Unterstützung
• reibungsloser Übergang für die Mitarbeitenden

Die unterschiedlichen Arbeitsabläufezu vereinheitlichen und dieProzesse in der gesamten HR zuoptimieren, war eines der Hauptziele.Da die Personalunterlagen aufdie verschiedenen Gruppenverteilt waren und auf mehrerenDateiservern lagen, wurde eineMöglichkeit zur Zentralisierung alldieser Informationen benötigt.

Personaldokumente enthaltenjede Menge personenbezogenerDaten. Diese sensiblen Datennachzuverfolgen und zu schützen,war unter den gegebenen Umständensehr schwierig. Es dauerte übermäßigviel Zeit, Dokumente zu finden.Die Verwaltung der Zugriffsrechteund Aufbewahrungsfristenwar ebenso aufwendig. All diemanuellen Prozesse waren nicht nurumständlich, sondern auch anfälligfür menschliche Fehler. Deshalb wares so wichtig, eine Lösung mit einemzentralen Repository zu finden.

Das richtige werkzeugfür viele aufgaben

Sich an ganz neue Arbeitsweisen zugewöhnen, ist nie einfach, weshalb sichdas Unternehmen eine Plattform miteinem hohen Support-Level wünschte.Das eigene IT-Team war bereits vollausgelastet mit internen Projekten.Außerdem wollte man die verfügbarenAutomatisierungstechnologien nutzen.

Bevor das Unternehmen ineine Umstellung der gesamtenHR investierte, musste es sichvergewissern, dass die neuePlattform auch an die individuellenBesonderheiten in den Arbeitsabläufendes HR-Teams angepasst werdenkann. Die SaaS-Plattform, die alleAnforderungen erfüllte, war IronMountain Human Resources.

Ein ganz neues arbeiten

Die Wahl einer neuen Lösung ist nurdie halbe Miete … oder vielleicht auchnur ein Viertel. Die Einführung einerLösung ist der schwierige Teil – weiloft nur wenig Zeit vorhanden ist, umeine ganze Abteilung auf ein völligungewohntes System umzustellen.Viele der üblichen Widerstände gegenneue Systeme konnten in diesemFall vermieden werden, weil sich diePlattform exakt an die Anforderungendes Unternehmens anpassen lässt.

Doch um von dieser Anpassbarkeitprofitieren zu können, musstedas Unternehmen einen internenMitarbeiter abstellen, der gemeinsammit einem Solution Architect von IronMountain eine maßgeschneiderteLösung entwickelt. Damit diePlattform später optimal genutztwerden kann, musste der interneExperte das alte System unddie Anwender:innen ganz genaukennen, das Potenzial der Softwareerfassen und verstehen, wie dasneue System funktionieren soll.

Aus der Zusammenarbeit zwischendem internen Experten und demIron Mountain Team entstand eineindividuell auf das Unternehmenzugeschnittene Plattform. DasHR-Team hatte viel Zeit, sich mitder neuen, angepassten Plattformvertraut zu machen, bevor dieAbläufe endgültig umgestelltwurden. Durch die Anpassungenund die ausführlichen praktischenSchulungen lief der Übergang zurneuen Lösung reibungslos ab.

Musterbeispiel für die digitalisierung

Das Unternehmen ersetzte einveraltetes, manuelles HR-Systemdurch eine modernere Plattform,mit der es digitaler arbeiten kann.

Das Dashboard der Lösung bietetnun einen Überblick über dieAbteilung, Kennzahlen könnenabteilungsübergreifend ermitteltund besser ausgewertet werden.Die Prozesse wurden optimiert undvereinheitlicht. Alle HR-Dokumentebefinden sich in einem zentralenVerzeichnis – wo sie einfacheraufzufinden und zu verwalten sind.Das Risiko menschlicher Fehlerwurde erheblich reduziert. Undwenn doch einmal etwas passiert,gibt es Sicherheitsvorkehrungen zurKennzeichnung und Korrektur vonProblemen in Echtzeit. Mit der neuenPlattform hat die Personalabteilungmehr Zeit für die Beschäftigten, weildie Arbeit mit Dokumenten schnellervon der Hand geht. Iron MountainHuman Resources ist eine Lösung,die in einer digitalen Welt auchkomplexe Anforderungen erfüllt.