Geordnete Archive bei Unternehmensveräußerungen

Branche

Versicherung

Herausforderung

Ein großes Versicherungsunternehmen veräußerte eine Sparte und musste innerhalb von 12 Monaten 1,9 Millionen Policen an die zwei neuen Eigentümer:innen übergeben.

Die Versicherung merkte bald, dass es mit den bestehenden Archivmanagment-Prozessen kaum möglich sein würde, die zu übergebenden Akten innerhalb der 12-Monats-Fristzusammen zustellen. Die Versicherungspolicen zum Beispiel wurden nicht einheitlich abgelegt und waren mit anderen Aktentypen vermischt. Außerdem fehlte für das Sortieren und Übergeben der Akten intern das Personal.

Smart Sort in Aktion

Ein professionelles Archiv management-Team von Iron Mountain machte sich an die Arbeit. Es nutzte Smart Sort und relevante Informationen aus den Kernanwendungen des Unternehmens für folgende Arbeitsschritte:

• Informationen bereitstellen, auf deren Grundlage das Unternehmen entscheiden konnte, ob die Akten behalten oder übergeben werden mussten.
• Genau die Policen finden, die von der Veräußerung betroffen waren.
• Alle Akten sortieren und den neuen Eigentümer: innen zuweisen.
• Akten als aktiv oder inaktiv kennzeichnen.
• Ein aktuelles Verzeichnis aller Einzelakten erstellen, in dem deren Lagerposition bis auf Kartonebene erfasst ist. 

Ergebnisse

• Das Unternehmen besitzt nun ein automatisiertes System, mit dem entschieden werden kann, welche Akten an die Käufer:innen übergeben werden müssen.
• Die zur Veräußerung gehörenden Akten wurden wie geplant innerhalb von 12 Monaten übergeben.
• Das Projekt konnte deutlich schneller und preisgünstiger umgesetzt werden als mit internem Personal.

Langfristige Vorteile

Das mit Smart Sort erstellte aktuelle Verzeichnisa ller Einzelakten war nicht nur für die Veräußerung hilfreich: Das Unternehmen konnte damit auch sein Archivmanagement optimieren und Kosten senken. Absofort kann schnell und rechtssicher entschieden werden, welche Akten vernichtet werden müssen.

Smart Sort bietet dem Versicherungsunternehmen die folgenden Vorteile:

• Akten sind zuverlässig, einfacher und schneller auffindbar.
• Es kann rechtssicher entschieden werden, welche Akten vernichtet oder aufbewahrt werden müssen.
• Keine vermischten Akten mehr und somit künftig Vernichtung ganzer Kartons möglich.
• Weniger Platzbedarf für das Archiv – verringert die Kosten und ermöglicht Umgestaltung der Büroräume.
• Einfachere Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Compliance-Vorgaben. 

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