4 Worte, die das Büro der Zukunft definieren

(Und ja, es wird weiterhin Büros geben)

Im Büro wird sich einiges ändern. In den letzten zwei Jahren wurde der Arbeitsalltag vieler Menschen völlig auf den Kopf gestellt. Jetzt steht die Frage im Raum, wie und wo sie arbeiten, wenn sie ins Büro zurückkehren. Die Anfänge dieser Entwicklung reichen bis vor die Pandemie zurück. Mit mobiler Kommunikation, Videokonferenzen und cloudbasierten Lösungen für die Zusammenarbeit war schon länger vorstellbar, dass klassische Büroräume irgendwann einmal überflüssig werden könnten. Doch erst in der Coronazeit ist das Thema ins Rampenlicht gerückt. Praktisch über Nacht wurden feste Überzeugungen auf beiden Seiten – „Wer braucht schon noch Büros?“ bzw. „Im Büro arbeitet es sich am besten“ – auf den Prüfstand gestellt.

Alles deutet darauf hin, dass hybride Arbeitsmodelle die Zukunft sind. Die Studie „Hybrid Work Global Survey 2021“ zeigt, dass 83 % der ca. 1.500 befragten Entscheider weltweit davon ausgehen, dass mindestens 25 % ihrer Mitarbeitenden in Zukunft weiterhin hybrid arbeiten werden. Dabei gaben 36 % der befragten Deutschen an, dass mehr als 50 % ihrer Mitarbeiter hybrid arbeiten werden. Jedoch sind nur 25 % der deutschen Befragten nach eigenen Angaben vollständig darauf vorbereitet. 83 % planen, in den nächsten Monaten in Technologien zu investieren, die hybride Arbeitsweisen unterstützen.

Laut einer Umfrage in den USA wünscht sich ein Drittel der Führungskräfte in US-Unternehmen, ihre Angestellten wären möglichst immer anwesend, obwohl fast die Hälfte der Unternehmen (45%) angibt, dass ihre Mitarbeitenden ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen. Und falls Sie dachten, Unternehmen wären begeistert vom Homeoffice, weil sie dadurch Immobilienkosten sparen können, so hat sich das bislang nicht bewahrheitet.

Auf absehbare Zeit werden uns die Büros also erhalten bleiben. Doch wie werden sie aussehen? So genau weiß das natürlich niemand, aber wir glauben, dass folgende vier Schlagwörter eine tragende Rolle spielen werden: sicher, flexibel, motivierend und effizient. Schauen wir uns diese im Einzelnen an.

Sicher

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, für die Sicherheit ihrer Beschäftigten zu sorgen. Mit Corona ist insbesondere das Thema Gesundheitsschutz in den Mittelpunkt gerückt wie nie zuvor. Vor der Pandemie wurden Büros so konzipiert, dass möglichst viele Menschen auf einer Fläche zusammenarbeiten konnten. Inzwischen denkt man in die andere Richtung – mehr Fläche pro Person –, weil man nicht weiß, wie lange die Pandemie noch andauert und wann die nächste kommt.

Wahrscheinlich wird es künftig an der Tagesordnung sein, sich von zu Hause aus einen Schreibtisch, einen Besprechungsraum oder einen Platz in der Kantine zu buchen, um dann unter sorgfältig kontrollierten und organisierten – und damit sicheren – Bedingungen ins Büro zu kommen. Zusätzlich werden sicherlich auch die Schutzmaßnahmen verstärkt:

• Tägliche gründliche Reinigung
• Corona-Stationen mit Masken, Handschuhen, Reinigungstüchern, Desinfektionsmittel usw.
• Bessere Luftfiltersysteme
• Berührungsfrei bedienbare Wasserhähne, Seifenspender, Handtrockner und Türöffner

Flexibel

Zu Beginn der Pandemie verließen viele Menschen die Büros, um zu Hause zu arbeiten. Aber das Homeoffice ist nicht der einzige mögliche Arbeitsplatz außerhalb des Büros.

Mit einer stabilen Internetverbindung können Sie praktisch von überall mit Ihrem Team in Kontakt bleiben, zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

Von traditionellen eigenen oder gemieteten Büroräumen über Zeitmietverträge, Flex- und Co-Working-Spaces bis hin zum Homeoffice experimentieren Unternehmen nun schon eine ganze Weile mit verschiedensten Arbeitsorten. Kurz vor der Pandemie machten Co-Working-Angebote bereits 5 % des deutschen Markts aus und verzeichneten ein schnelles Wachstum.

Leider hat Covid auch viele Co-Working-Anbieter hart getroffen. WeWork blies seinen Börsengang ab, andere meldeten Insolvenz an, hunderte Standorte mussten geschlossen werden. Aktuelle Studien in diesem Bereich machen jedoch Hoffnung:

• Viele Beschäftigte sind offen für Flex- und Co-Working-Optionen, insbesondere, wenn sie sich in der Nähe ihres Wohnortes befinden und lange Arbeitswege entfallen.
• Unternehmen, die für ein Wachstum nach der Pandemie planen, betrachten flexibel mietbare Büroflächen als gute, kosteneffiziente Möglichkeit, einen künftigen Mehrbedarf abzudecken..
• Vermieter und Co-Working-Betreiber arbeiten zunehmend Hand in Hand, um flexible Arbeitsoptionen anzubieten: Manche vereinbaren eine Gewinn- und Verlustbeteiligung und teilweise bieten die Vermieter gleich selbst flexible Verträge an.
• Bis 2030 werden 30 % der Büroflächen flexibel eingesetzt werden.

Motivierend

Viele wissen es sehr zu schätzen, in der Jogginghose an Zoom-Meetings teilnehmen, die Arbeitszeiten nach den Bedürfnissen der Familie richten und den Arbeitsweg völlig sparen zu können. Doch am Ende sind wir alle soziale Wesen. Es tut uns nicht gut, komplett auf den persönlichen Kontakt zu unseren Kolleginnen und Kollegen zu verzichten.

Wenn wieder mehr Mitarbeitende ins Büro kommen, bieten sich neue Gelegenheiten für die Gestaltung der Räume. Statt fester Einzelbüros sind in der Regel wieder mehr flexible, gemeinsam genutzte Flächen gefragt, in denen auf sichere Art und Weise zusammengearbeitet werden kann, mit beweglichem Mobiliar und weniger Wänden, damit je nach Verwendung schnell umgebaut werden kann.

Es muss das Ziel sein, die Vorteile der gemeinsamen Arbeit im Büro voll zur Geltung zu bringen und Räume zu gestalten, in denen die Mitarbeiter mit viel Energie und Motivation ihre Aufgaben erledigen und sich aktiv austauschen können.

Effizient

Die Immobilienkosten haben schon immer einen großen Anteil am Unternehmensbudget ausgemacht. Da die traditionellen Büros auch weiterhin mit Flex-Optionen und Homeoffice im Wettbewerb stehen werden, ist hier Kreativität gefragt. Während sich die einen vielleicht von der traditionellen Firmenzentrale verabschieden oder einzelne Niederlassungen schließen, werden andere sich umso mehr bemühen, den vorhandenen Platz möglichst nutzbringend einzusetzen. Dafür kommen verschiedene Maßnahmen infrage:

• Lagerräume umfunktionieren
• Unterlagen (extern) archivieren oder vernichten, nicht mehr benötigte oder veraltete Geräte entsorgen
• Alle Akten scannen und digitalisieren, um Platz zu schaffen und einfachen Zugriff zu ermöglichen
• Büromaterial, Schreibtische und andere nicht mehr benötigte Möbel sowie Geräte kostengünstiger unterbringen oder spenden

Im ganzen Büro auszumisten, umzustrukturieren und umzubauen kann zur Mammutaufgabe werden. Nachdem sich jahrelang alles ungehindert ansammeln durfte, wissen viele Unternehmen nicht, wo sie anfangen sollen. Wenn ohne gründliche Planung versucht wird, alles auf einmal zu schaffen, kann es schnell passieren, dass Sie wichtige Unterlagen wegwerfen, die für Compliance-Zwecke noch notwendig gewesen wären, oder aber Unterlagen behalten, die Sie z. B. aus Datenschutzgründen längst hätten vernichten müssen.

Es ist Zeit für einen „Clean Start“

Sicher, flexibel, motivierend und effizient – diese vier Worte beschreiben das Büro der Zukunft.

Zwar können auch wir nicht die Zukunft vorhersagen, doch bei einem sind wir uns sicher: Das Büro, in das Sie nach der Pandemie zurückkehren, wird nicht mehr dasselbe sein.

Bei diesem Prozess können Sie sich von Iron Mountain mit dem Programm Clean Start^® unterstützen lassen. Unsere erfahrenen Experten führen vor Ort und/oder virtuell eine Begehung Ihres Büros durch und geben dann Empfehlungen zur Optimierung Ihrer Büroflächen ab. Wir kümmern uns um das komplette Sichten, Ordnen und Aussortieren von Unterlagen und das sicher Vernichten bzw. Wiedervermarkten von IT Assets, die Sie nicht mehr brauchen. Die Assets, die weiterhin wichtig sind, werden zur kurz- oder langfristigen Aufbewahrung in sichere Archivcenter gebracht.

Für das Büro nach Corona sind viele neue Optionen zu bedenken. Dabei hilft es sehr, einen Anbieter wie Iron Mountain zur Seite zu haben, der mit unvoreingenommenem Blick Tipps geben und einen sauberen Neustart ermöglichen kann.

Hier finden sie weitere Informationen zu Clean Start