Dokumente digitalisieren für einfaches Aktenmanagement

Wenn der Überblick über die Papierunterlagen eines Unternehmens verloren zu gehen droht und das Einscannen zu aufwendig und teuer wird, kann ein Verzicht auf die interne Bewältigung ungeahnte Kräfte freisetzen - sofern man den richtigen Dienstleister beauftragt.

Haben Sie das Gefühl, Ihre Akten und Daten nicht mehr bewältigen zu können? Die Kontrolle im Aktenmanagement wiederzuerlangen, kann manchmal auch heißen: Kontrolle abzugeben.

Aber auf die Kontrolle der Akten zu verzichten fällt nicht jedem leicht. Vielleicht gehen ständig Anfragen nach Akten ein; oder vielleicht ist Ihr Archiv bereits überfüllt, und die Scan-Projekte hinken Jahre hinter dem Plan her. Wenn Sie nun auch noch die Kontrolle über diese Prozesse aufgeben, wie soll die Arbeit dann überhaupt noch bewältigt werden?

Wagen Sie den Befreiungsschlag – vertrauen Sie das ganze Problem einem Dienstleister für sicheres Aktenmanagement an! Ein spezialisierter Dienstleister sortiert Ihre Daten und Akten, macht sie bequem zugreifbar und erspart Ihrem Team viel Zeit und Geld. Indem Sie die gesamte Scan-Arbeit einer Fachfirma anvertrauen, machen Sie Ihre Mitarbeiter für wertvollere Tätigkeiten Ihres Kerngeschäfts verfügbar, die zudem weniger frustrierend sind.

Die Wahl eines geeigneten Anbieters für diese Dienstleistungen ist kein Vorgang, der Ihnen Kopfzerbrechen bereiten muss. Stellen Sie den Kandidaten folgende Fragen:

• Können wir jederzeit – rund um die Uhr – auf unsere Daten zugreifen? In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt muss ein Anbieter in der Lage sein, Ihren berechtigten Mitarbeitern zu jeder beliebigen Zeit Zugang zu den Informationen Ihres Unternehmens zu gewähren – unabhängig davon, wo sich diese Daten befinden.
• Übernehmen Sie die Aktenvernichtung nach einem festgelegten Aktenaufbewahrungsplan? Akten können sich innerhalb kurzer Zeit zu ganzen Bergen auftürmen. Fragen Sie jeden Anbieter, ob seine Aktenaufbewahrungslösungen auch die sichere Vernichtung von Medien und Papierunterlagen umfassen.
• Was kostet das Ganze einschließlich eventueller Sonderleistungen? Vergleichen Sie die Kostenvoranschläge mit dem Aufwand der internen Verwaltung und Nutzung von Akten und Daten innerhalb Ihres Unternehmens. Wie könnten Sie die freigewordene Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter nutzen, wenn Sie das gesamte Akten- und Datenmanagement auslagern würden?
• Wie sicher wären Ihre Unterlagen? Prüfen Sie insbesondere auch die Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter für Ihre wichtigen Akten – nur wenn hier adäquate Antworten vorliegen, können Sie Ihre Informationen ohne Vorbehalte übergeben. Prüfen Sie, wie der Anbieter Akten und Daten lagert und speichert. Achten Sie auch auf eventuelle Sicherheitslücken beim Transport.

Das Scannen von Dokumenten ist eine Aufgabe, die Sie vermutlich gerne Anderen überlassen würden. Aber bevor Sie auf digitales Aktenmanagement umstellen, müssen Sie sich davon überzeugen, dass dies wirklich eine finanziell vorteilhafte Maßnahme ist, und dass die damit verbundenen Prozesse allen Vorschriften und internen Regeln gerecht werden. Stellen Sie Anbietern von Scan-Dienstleistungen folgende Fragen:

• Können Sie für die Auftragsausführung einen festgelegten Zeitrahmen garantieren? Können Sie Projekte zügig abwickeln? Garantieren Sie positive Ergebnisse?
• Verfügen Sie über einschlägige Erfahrung? Das Einscannen von Dokumenten ist zwar an sich kein komplizierter Vorgang, aber nur die echten Profis wissen, wie man schnell und mit der gebotenen Detailgenauigkeit und Qualität scannt.
• Ist Ihr Prozess kostengünstiger als unsere interne Verarbeitung? Ein vertrauenswürdiger Dienstleister sollte in der Lage sein, Ihre Dokumente kostengünstiger zu scannen als interne Mitarbeiter, die einen teuren Schnellscanner sowie Schulung benötigen.