Papierloses Büro – digital, intuitiv, zukunftssicher

Haben Sie es gewusst: Bereits 1975 träumten Unternehmen von der wundervollen papierlosen, aktenordnerfreien Zukunft. In der damaligen Ausgabe des Magazins Businessweek prophezeite ein Analyst von Arthur D. Little, eine geschichtsträchtige US-amerikanische Unternehmensberatung, dass 1990 alle Büros papierlos sein würden. Dass wir davon immer noch weit entfernt sind, ist kein Geheimnis, trotz des fortschreitenden Trends in Richtung Homeoffice.

Der Weg dorthin ist aufwendig, vor allem wenn Unternehmen jeden Schritt ohne externe Unterstützung durch Experten allein gehen. Doch wie kann es reibungslos ablaufen? Iron Mountain bietet für den Weg zum papierlosen Büro Beratung und Unterstützung an, die wir für die individuellen Herausforderungen Ihres Unternehmens maßschneidern.

Genauer hingeschaut: Wie funktioniert ein papierloses Büro?

Es klingt erst einmal einfach – ein papierloses Büro trägt sein Ziel im Namen, nämlich dass Arbeitsabläufe in Unternehmen ganz ohne Papier auskommen. Digitalisierung ist das Zauberwort. Der Teufel steckt im Detail, denn die Umstellung ist nicht ganz so leicht.

Im papierlosen Büro:

• gibt es keine Zettelwirtschaft
• liegen alle Dokumente digital vor
• sind die Dateien zentral abgespeichert
• werden Dokumente elektronisch versendet
• haben alle verantwortlichen autorisierten Personen überall Zugriff darauf

Das Einscannen der bis dato genutzten Papierdokumente stellt die meisten Unternehmen bereits vor das erste Problem. Allein die schiere Masse ist für die Mitarbeitenden zusätzlich zum täglichen Workload nicht zu schaffen. Darüber hinaus müssen die Dokumente leserlich und fehlerfrei ins digitale Format übertragen und datenschutzkonform abgespeichert werden. Hochwertige Scangeräte und ein geschultes Auge für die besonderen Herausforderungen verschiedener Dokumentenarten sind dabei Pflicht. Hinzu kommt die Einführung eines neuen Systems, in dem die digitalen Dokumente hinterlegt und abgerufen werden.

Iron Mountain bietet professionelle Beratung zum papierlosen Büro und unterstützt Sie bei der Umsetzung. So verläuft der Übergang flüssig und Ihr Unternehmen konzentriert sich aufs Tagesgeschäft.

Herausforderungen bei der Umstellung aktiv angehen

Auf viele Unternehmen wirkt der Kosten- und Zeitfaktor, der beim Übergang zum papierlosen Büro anfällt, abschreckend. So scheuen gerade KMU den Aufwand, obwohl sie mit einem papierlosen Büro ebenso wie große Unternehmen viel Zeit und Geld einsparen können.

Unser Tipp: Die Umstellung verläuft in KMU meist schneller und einfacher. Auch wenn die finanziellen Mittel begrenzter sind, sollten Sie das papierlose Büro in Betracht ziehen. Wir beraten Sie gern.

Manchmal bestehen Geschäftspartner weiterhin auf Rechnungen in Papierform und den klassischen Briefverkehr. Hinzu kommen gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Dokumente wie Urkunden, die Sie entsprechend analog archivieren müssen.

Unser Tipp: Ganz ohne Papier muss auch ein papierloses Büro nicht auskommen. Dennoch sparen Sie vor allem intern viel Zeit, Mühen und Kosten, wenn Sie für bestimmte Dokumente gezielt auf die Digitalisierung umsatteln.

Nicht nur die Generation vor den Digital Natives tut sich mit der digitalen Arbeit gelegentlich schwer. Kenntnisse im Umgang mit Computer, Tablet und den darauf installierten Programmen sind oftmals nur rudimentär vorhanden – und so manches Teammitglied heißt die Änderungen nicht unbedingt willkommen.

Unser Tipp: Mit Geduld und den passenden Schulungen, die Ihr Personal gezielt an ihrem Kenntnisstand abholen, erleichtern Sie ihm den Übergang. So steigt die Akzeptanz und Ihr Unternehmen findet reibungslos in die neuen Abläufe.

Papierloses Büro: Beratung durch Iron Mountain

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher und sparen Sie mit einem papierlosen Büro Zeit und Kosten. Wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite und unterstützen Sie mit jahrzehntelanger globaler Erfahrung sowie unseren digitalen Lösungen für das Informationsmanagement, Workflow Automation und externer Aktenarchivierung.