Aktenmanagement: Endlich eine adäquate Lösung für Altakten

Wenn Altakten in den hintersten Winkeln eines Records-Management-Systems dahindämmern, geraten sie leicht in Vergessenheit – besonders, wenn sie nur selten benutzt werden. Das kann den Speicherbedarf unnötig erhöhen, denn es müssen ja ständig neue Daten zusätzlich abgelegt werden. Andererseits müssen Unternehmen klar erkennen können, welche Altakten noch von Nutzen sind und welche nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen und entsorgt werden können, um Platz für neue Daten zu schaffen.

Der Umgang mit Altakten ist häufig ein vernachlässigter Aspekt im Aktenmanagement. Wenn Altakten in entlegenen Bereichen eines Records-Management-Systems vor sich hinschlummern, geraten sie leicht in Vergessenheit – vor allem, wenn sie nur selten benutzt werden. Das kann den Platzbedarf unnötig erhöhen, denn es müssen ja ständig neue Akten abgelegt werden. Im Fall einer Fusion oder Übernahme eines anderen Unternehmens müssen oft zusätzliche Altakten untergebracht werden. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, klar erkennen zu können, welche Altakten noch von Nutzen sind und welche nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen und entsorgt werden können, um Platz zu schaffen. Das jedoch setzt ein wohlstrukturiertes Aktenmanagement-System für Altakten voraus.

Festlegen von Aufbewahrungsfristen und Anlegen eines Akteninventars

Ein Management-Plan für Altakten ist am wirkungsvollsten, wenn er von vornherein in Phasen strukturiert wird. Im Rahmen eines Records-Management-Projekts sollte das Unternehmen entscheiden, welchen Umfang das Records-Management haben soll. Auch die Dauer des Projekts und die erforderlichen Ressourcen sollten im Voraus festgelegt werden.

Weist man Akten Aufbewahrungsfristen zu, lässt sich leicht ermitteln, welche Unterlagen am wenigsten relevant sind und wann sie vernichtet werden können. Zur Festlegung der Aufbewahrungsfristen müssen die Akten nach Themen und Metadaten sortiert und gruppiert und entsprechend gebündelt werden. So entsteht ein geordnetes Akteninventar, d.h. eine umfassende Liste der Aufbewahrungsorte und Inhalte der Geschäftsunterlagen. Es erfasst sowohl Papierakten als auch digitale Dateien.

Die Akteninventarliste ist deshalb wichtig, weil sie alle Unterlagen des Unternehmens identifiziert und quantifiziert. Nach der genauen Erfassung und Identifizierung wird ein Klassifizierungsschema entwickelt, das jede Akte mit einem geschäftlichen Funktionsbereich und einer Aktenklasse in Beziehung setzt.

Anschließend können Vernichtungstermine und abschließende Maßnahmen für Altakten im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien festgelegt werden.

Der Aufbewahrungsplan und seine Umsetzung in allen Phasen des Aktenlebenszyklus

Der Aufbewahrungsplan ist ein Kernstück der Akten- und Datenverwaltung von Unternehmen und Institutionen jeder Art. Die konsequente Einhaltung des Aufbewahrungsplans in der unternehmensweiten Akten- und Datenverwaltung über den gesamten Akten-Lebenszyklus hinweg fördert Effizienz und Compliance.

Ordnungsgemäße Entsorgung von Altakten

Auch nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Unternehmen die Akten nicht einfach wegwerfen oder schreddern. Für eine ordnungsgemäße Entsorgung von Altakten sind Regeln zu beachten. Bei Erreichen des Ablaufdatums ist zunächst festzustellen, ob seit Beginn der Aufbewahrungsfrist zusätzliche Informationen hinzugefügt worden sind. In diesem Fall kann sich nämlich die Aufbewahrungsfrist verschieben. Bleibt die Aufbewahrungsfrist unverändert, ist die Relevanz nachträglich hinzugefügter Informationen zu prüfen, bevor die Vernichtung bestätigt und genehmigt werden kann.

Außerdem sollten sich Unternehmen vergewissern, dass keine Duplikate oder Entwürfe bestimmter Altakten zurückbleiben; gegebenenfalls dürfen diese nicht länger aufbewahrt werden als die Originale. Aufzeichnungen, die personenbezogene Daten von Kunden, Partnern oder Mitarbeitern enthalten, müssen als "geheim" oder "vertraulich" gekennzeichnet werden.

Der Vernichtungsprozess selbst muss offiziell im Zentralregister des Unternehmens dokumentiert werden. Der Eintrag im Register bzw. im abschließenden Aktenvernichtungsbericht muss das Aktenzeichen, das Datum der Vernichtung und die Namen der für die Vernichtung verantwortlichen Person und der genehmigenden Führungskraft enthalten.

Wie in allen anderen Bereichen des Records-Managements empfiehlt es sich auch beim Umgang mit Altakten, branchenweit bewährte Methoden anzuwenden. Ein Records-Management-System, das die ordnungsgemäße Kennzeichnung, Aufbewahrung und Entsorgung aller Akten sicherstellt, ist effektiv strukturiert und reduziert den Platzbedarf.

Die Unternehmensleitung muss entscheiden, ob das Aktenmanagement-Projekt intern bewältigt werden kann oder lieber einer Fachfirma anvertraut werden sollte. Viele Unternehmen kommen zu dem Schluss, dass der zweite Weg der bessere ist, weil er Beeinträchtigungen des Routinebetriebs vermeidet.