Nachhaltigkeit zum neunten Prinzip des Informationsmanagements machen

In einer Welt, die mit den fatalen Folgen des Klimawandels konfrontiert ist, führt für Unternehmen an Nachhaltigkeit kein Weg vorbei. Mehr als 90 % der CEOs sind inzwischen der Ansicht, dass Nachhaltigkeit für den Erfolg ihrer Unternehmen wichtig ist, und bspw. in den USA geht fast die Hälfte der 100 renommiertesten MBA-Studiengänge auf unternehmerische Nachhaltigkeit ein, wie der Stanford Social Innovation Review schreibt.

Der internationale Informationsmanagementverband ARMA nennt acht Prinzipien des Daten- und Informationsmanagements (Records and Information Management / RIM): Verantwortlichkeit, Transparenz, Integrität, Schutz, Compliance, Verfügbarkeit, Aufbewahrung und Vernichtung. Vor dem Hintergrund unserer aktuellen Herausforderungen sollte Nachhaltigkeit als neuntes Prinzip gelten, damit auch das RIM zu einer besseren Welt von morgen beiträgt.

Die Vorteile von Nachhaltigkeit gehen weit über die Corporate Social Responsibility hinaus. Sie senkt auch die Kosten, sorgt für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und steigert die Effizienz. Nachhaltigen Unternehmen fällt es leichter, qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu finden, denen Umweltfragen am Herzen liegen. Sie laufen weniger Gefahr, gegen Compliance-Regeln zu verstoßen, und können leichter neue Kunden gewinnen. Denn in einer aktuellen Verbraucherstudie gaben mehr als zwei Drittel der Befragten an, beim Einkauf auf Nachhaltigkeit zu achten und bereit zu sein, für nachhaltige Produkte mehr zu zahlen.

RIM-Verantwortliche sehen vielleicht nicht auf den ersten Blick, wo sie etwas zu den Nachhaltigkeitszielen ihres Unternehmens beitragen können, doch ihr potenzieller Einfluss ist größer, als sie denken.

Papier recyceln

Papier ist ein guter erster Ansatzpunkt. Das Recyceln einer Tonne Papier spart so viel Energie, wie ein durchschnittlicher US-Haushalt in sechs Monaten verbraucht. Außerdem werden über 26.000 Liter Wasser gespart und die Treibhausgasemissionen um eine Tonne reduziert. Naheliegende Kandidaten für das Schreddern und anschließende Recyceln sind Papierunterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder die bereits digitalisiert wurden. Und wenn Papier ganz vermieden wird, indem von Anfang an alles in digitalen Formaten erstellt und verwaltet wird, muss erst gar kein Baum gefällt werden.

Das Prinzip, alle Dokumente zu vernichten, die nicht mehr gebraucht werden und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen („Shred-All-Prinzip“) ist eine gute Methode, die Verantwortung für das Papierrecycling im ganzen Unternehmen zu verteilen. Es verstärkt die Sicherheit und hilft, Datenschutzverstöße zu vermeiden. Dabei ist die gesamte Belegschaft angewiesen, alle nicht mehr benötigten Papierunterlagen zu vernichten, statt sie nur wegzuwerfen. So kann es nicht passieren, dass im Altpapiercontainer versehentlich sensible Daten landen oder recyclingfähiges Papier in den Restmüll geworfen wird.

Elektronik wiederverwenden und recyceln

Elektronische Geräte wie Computer, Telefone, Bildschirme und Kopierer stecken voller Gefahrstoffe, z. B. Beryllium, Cadmium, Quecksilber, Arsen und Blei – und können darüber hinaus auch private und sensible Informationen enthalten. Elektroschrott ist ein wachsendes Problem: Weltweit wurden 2019 mehr als 53 Millionen Tonnen produziert, über 7 kg pro Person, und es ist zu erwarten, dass diese Zahl bis 2030 um 40 % steigt.

Große Mengen Elektroschrott werden ins Ausland verschifft, wo er auf Mülldeponien, in Gewässern oder gar auf Straßen und Brachflächen landet. Dabei stecken in unseren Altgeräten noch wertvolle Rohstoffe – 200 Laptops beispielsweise enthalten etwa 5 Feinunzen Gold. Der Großteil des restlichen Materials kann sicher entsorgt werden. Und doch wird derzeit nur 17 % des Elektroschrotts recycelt, wie die Global E-Waste Statistics Partnership ermittelt hat.

Elektroschrott kann auch eine große Gefahr für die Sicherheit und Compliance darstellen, wenn Datenspeicher nicht gründlich von sensiblen Informationen bereinigt werden. Programme zur sicheren Datenlöschung gewährleisten, dass alle proprietären und sensiblen Daten endgültig entfernt sind, bevor ein Gerät aufbereitet und verkauft wird.

Ein verantwortungsvolles Elektroschrottprogramm muss zuallererst darauf abzielen, dass elektronische Geräte wie Computer, Drucker, Faxgeräte und mobile Geräte anderswo wiederverwendet werden. Das Remarketing dient dabei nicht nur der Wertaufholung, sondern ermöglicht Ihrem Unternehmen auch, sich an der Kreislaufwirtschaft zu beteiligen. Im Gegensatz zur Linearwirtschaft wird in der Kreislaufwirtschaft möglichst alles verwertet und weiterverwendet. Dadurch müssen weniger neue Rohstoffe abgebaut werden, und weniger Müll entsteht.

Geräte, die keinen Restwert mehr haben, sollten sicher und nachhaltig recycelt werden. Erfahrene Anbieter können Sie dabei unterstützen, Geräte zu spenden und Edelmetalle aus Ihrem Elektroschrott zu gewinnen. Außerdem sorgen sie für eine sichere und umweltfreundliche Entsorgung, die allen gesetzlichen Vorschriften entspricht.

Geräte, die sich weder aufbereiten noch recyceln lassen, können in entsprechenden Anlagen zur Energiegewinnung verbrannt werden und enden so zumindest nicht auf der Müllkippe.

Lieferanten bewusst auswählen

In Ihrem eigenen Unternehmen legen Sie Wert auf Nachhaltigkeit – aber was ist mit Ihren Lieferanten? Immer mehr Funktionen werden ausgelagert, wodurch die Sorgfaltsprüfung der Lieferanten zunehmend an Bedeutung gewinnt. Besonderes Augenmerk sollten Sie dabei auf diejenigen richten, die Sie mit Abfallentsorgung, Transport, Reinigung, Lagerung, Gastronomie und Gerätewartung beauftragen. Wie transparent legen sie ihre Verfahren offen? Bieten sie ein Reporting an, und halten sie sich an die Best Practices für Nachhaltigkeit? Werden ihre Anlagen und Fahrzeuge mit erneuerbaren Energien betrieben? Was tun sie, um ihre Emissionen zu minimieren? Achten Sie darauf, dass die Nachhaltigkeitsziele Ihrer Lieferanten mit Ihren eigenen im Einklang stehen.

Rechenzentren nicht vergessen

Viele Unternehmen werden immer digitaler. Dadurch entsteht zwar automatisch weniger physischer Abfall, doch es kommt eine unsichtbare Umweltbelastung hinzu: der Strom für die Rechenzentren. Datenverarbeitungsanlagen machen 1 % des weltweiten Strombedarfs aus und verbrauchen außerdem viel Wasser und Diesel. Ein älteres, mittelgroßes Rechenzentrum kann über 1 Million Liter Wasser pro Tag verbrauchen.

Wenn Ihr Unternehmen ein eigenes Rechenzentrum betreibt, können Sie über die Nutzung eines Colocation-Services nachdenken, bei dem Größenvorteile zum Tragen kommen und strengste Vorschriften zur Energie- und Wassereffizienz eingehalten werden. Viele Rechenzentren stellen außerdem auf Ökostrom um. Die weltweiten Colocation-Rechenzentren von Iron Mountain zum Beispiel werden zu 100 % mit erneuerbarer Energie betrieben und erfüllen strengste Vorgaben an die Energieeffizienz. Unsere Kunden können sich sogar einen Green Power Pass ausstellen und auf die CO2-Bilanz ihres Unternehmens anrechnen lassen, um ihre Nachhaltigkeitsziele noch schneller zu erreichen.

Büros umgestalten

Die Coronapandemie hat viele Unternehmen veranlasst, Zweck und Gestaltung ihrer Büros mit neuen Augen zu sehen. Auch in Zukunft werden mehr Menschen als zuvor von zu Hause aus arbeiten, weshalb jetzt der richtige Zeitpunkt ist, über Verkleinerung, gemeinsam genutzte Arbeitsplätze und die Digitalisierung oder Auslagerung von Papierunterlagen nachzudenken.

Der weitverbreitete Wechsel ins Homeoffice wirkt auch als Katalysator für Initiativen zur digitalen Transformation. Digitale Akten sind nicht nur nachhaltiger, sondern lassen sich auch leichter abrufen, verschicken und in digitale Arbeitsabläufe integrieren. Ein einzelner schmaler Hängeregisterschrank belegt zusammen mit dem Platz, der für den Zugriff freigehalten werden muss, bis zu 1,5 Quadratmeter Fläche. 8 bis 10 % der Fläche in einem typischen Büro wird nach unseren Schätzungen und Erfahrungen aus dem Programm Iron Mountain Clean Start® von Papierakten eingenommen.

Wenn Sie Ihre Akten konsolidieren oder digitalisieren und selten genutzte Dokumente auslagern, schaffen Sie neuen Platz, in dem Ihre Angestellten mit ausreichend Abstand arbeiten können, oder eröffnen sich die Möglichkeit, Ihre Büroräume zu verkleinern, um Miet- und Nebenkosten zu sparen.

Doch Platzeinsparungen sind nicht die einzigen Vorteile flexibler Homeoffice-Regelungen. Wer nicht zur Arbeit fahren muss, verursacht keine Treibhausgasemissionen und Staus, und Studien zufolge investieren viele Mitarbeiter*innen zumindest einen Teil der eingesparten Zeit in ihre Arbeit. Menschen im Homeoffice berichten von einer allgemein höheren Zufriedenheit im Job und höherer Produktivität.

Governance-Verfahren Einführen

Die oben beschriebenen Initiativen zur Papierreduktion, Digitalisierung und Umgestaltung des Büros sind wichtige Komponenten einer soliden Information-Governance-Strategie. Unternehmen, die einen vollständigen Überblick über all ihre Daten haben – wo sie liegen, wie sie verwendet werden und woher sie stammen – sind informierter, effizienter und nachhaltiger. Die Produktivitätsgewinne allein sind schon überzeugend. In einer aktuellen Studie haben 36 % der Büroangestellten angegeben, dass es meistens oder immer schwierig ist, die neueste Version eines Dokuments zu finden. Mit einer richtigen Governance-Strategie gehört diese Zeitverschwendung der Vergangenheit an.

Gute Information-Governance-Verfahren tragen auch insofern zur Nachhaltigkeit bei, als sie die Entsorgung redundanter, veralteter und unbedeutender Daten, die Vernichtung veralteter oder nicht mehr benötigter Papierdokumente und die Ausrichtung der Aktennutzung an den Nachhaltigkeitszielen regeln. Eine einheitliche, für alle leicht zugängliche Datenbasis zu besitzen, ist nicht nur gut für das Geschäft, sondern auch für die Umwelt.

Unser Fazit: Nachhaltigkeit als neuntes Prinzip des Daten- und Informationsmanagements ist ein wesentlicher Schritt hin zu einem ganzheitlichen Ansatz, der die Umwelt schützt, Ihr Unternehmen zukunftssicher macht und zu einem guten Image beiträgt.