Workplace Transformation: weniger Papier und mehr Platz im Büro

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Workplace Transformation: Wie Sie zu einer papierarmen, attraktiven und produktiven Arbeitsumgebung gelangen

25. September 20207 Min.
Workplace Transformation: weniger Papier und mehr Platz im Büro

Wie Sie zu einer papierarmen, attraktiven und produktiven Arbeitsumgebung gelangen

Schränke voller Aktenordner, Papierstapel auf den Bürotischen – neun von zehn Unternehmen berichten, dass sie ihre Unterlagen noch immer in den eigenen Räumen aufbewahren. Allerdings werden nur 46 Prozent davon regelmäßig gebraucht. Bei uns erfahren Sie mehr darüber, wie Sie zu einer papierarmen Umgebung gelangen und wie eine Auslagerung Ihrer Unterlagen Workplace-Transformation-Projekte vorantreiben kann – damit Sie die besten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen finden und innovativer werden können.

Workplace Transformation ist das wichtigste Schlagwort überhaupt, wenn Sie als Unternehmen den Recruiting-Prozess optimieren und produktiver werden möchten. Im letzten Januar hat IDG im Auftrag von Iron Mountain zahlreiche Unternehmen zum Thema befragt, und tatsächlich berichteten mehr als die Hälfte von ihnen von mindestens einem aktuellen Transformationsprojekt.

Mehr Platz für Innovationen

Ein Workplace-Transformation-Projekt besteht aus mehreren Schritten. Über die Hälfte der Unternehmen gestalten zuerst ihre Büroräume um, damit ihre Angestellten besser zusammenarbeiten, mit Partnern und Kunden kommunizieren und Verantwortung übernehmen können. Laut IDG-Bericht wünschen sich viele Unternehmen mehr Platz für mehr Produktivität. Dafür werden Möbel entfernt und Papierunterlagen an einem anderen Ort gelagert. Von den befragten IT-Mitarbeiter*innen sagten 42 Prozent, dass für die Workplace Transformation ein Scannen der Papierunterlagen besonders wichtig sei. Das stimmt mit dem Trend überein, dass Büros allgemein papierärmer werden möchten. Zu Anfang dieser Bewegung sprach man noch von einem „papierlosen Büro“, doch das hat sich bald als unerreichbares Ziel erwiesen.

Papierarm, nicht papierlos

Um ein papierarmes Büro zu schaffen, müssen Sie einerseits die Menge der täglich neu erstellten Papierdokumente verringern, andererseits vorhandene Akten in ein digitales Format bringen. Laut IDG glauben 86 Prozent der Befragten, dass eine papierarme Umgebung sehr wichtig oder sogar unabdingbar ist. Um ihr Ziel zu erreichen, möchten fast alle Befragten (98 %) einen Dienstleister beauftragen, der ihnen beispielsweise hilft, Papierdokumente zu digitalisieren, Akten auszulagern und nicht mehr Benötigtes sicher zu vernichten. Die meisten (94 %) überlegen, ihre Akten nicht mehr im Büro zu lagern, um endlich mehr Platz zu gewinnen.

Erst Organisation, dann Transformation

Viele Unternehmen jedoch wissen nicht so recht, wie sie anfangen sollen, und nur 39 Prozent von denen, die noch kein Transformationsprojekt angestoßen haben, fühlen sich gut vorbereitet. Oft liegt das vermutlich daran, dass ein solches Vorhaben zu groß scheint, denn schon für etwas so Einfaches wie die externe Archivierung der Papierunterlagen müssen zahllose Dokumente sortiert, gescannt, getaggt, klassifiziert oder aber sicher vernichtet werden. Da ist es kein Wunder, dass fast alle Befragten (95 %), die ein Transformationsprojekt planen, voraussichtlich eine kostenlose Evaluation von einem Dienstleister in Anspruch nehmen wollen, um sich bei der Entwicklung und Umsetzung ihres Workplace-Transformation-Projekts unterstützen zu lassen.

  • 95%

    Fast alle Befragten (95 %) würden wahrscheinlich eine kostenlose Evaluation von einem Dienstleister in Anspruch nehmen, um sich bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Transformationsstrategie unterstützen zu lassen.

    Marketpulse Research: Workplace Transformation von IDG

Die richtigen Voraussetzungen für ein papierarmes Büro

Bei der Suche nach einem passenden Anbieter sollten Sie darauf achten, welche Optionen zur Auswahl stehen. Der Anbieter sollte langjährige Erfahrung mit der Handhabung vertraulicher Informationen haben und eine gründliche Bewertung durchführen können, ob im großen oder kleinen Rahmen. Außerdem sollten Sie sich überlegen, ob Sie Unterstützung bei der Entwicklung oder der Ausführung einer Strategie brauchen – oder bei beidem. Einer der Befragten empfiehlt: „Dokumentieren Sie jeden einzelnen Schritt des Prozesses, und stellen Sie für jeden Schritt einen passenden Zeitplan auf. Überprüfen Sie alle Beteiligten und Anbieter mit der gebührenden Sorgfalt.“

Hat ein Unternehmen einmal den richtigen Partner gefunden, der bei der Planung, Ausführung und Nachbereitung hilft, wirkt eine Workplace Transformation gleich gar nicht mehr so schwierig. Angestellte, Geschäftspartner und Kunden werden in jedem Fall gleichermaßen davon profitieren.