EXTERNE AKTENAUFBEWAHRUNG

Die externe Aktenaufbewahrung umfasst eine Vielzahl an Dokumenten, Medien und anderer Assets, darunter

• Papierhafte Akten und sensible Dokumente, Verträge, Urkunden, Lieferscheine, Quittungen, Kassenrollen, Finanzunterlagen, Rechnungen, Journale, Bücher, Notizen, Patente, Patientenakten, Prüfunterlagen, Rentenunterlagen, Personalakten, Wartungsdokumente, Auditdokumente, Produktionsunterlagen,  Plotterzeichnungen (Well-Logs), Bauunterlagen,
• Historische Dokumente und Gegenstände,
• Testunterlagen (z.B. aus der Pharmabranche und klinischen Studien),
• Empfindliche Datenträger wie Backup Tapes, Film- und Magnetbänder aller Art (z.B. aus der Unterhaltungsindustrie),
• Waren/Paletten und auch
• Kunstgegenstände wie Porzellan, Teppiche und Gemälde.

Bei Iron Mountain sind Ihre wichtigsten Aufzeichnungen und Unterlagen aller Art in den besten Händen denn wir lagern einige der wertvollsten Informationen der Welt in unseren Archiven. Dank maßgeschneiderter externer Aktenarchivierung und individueller digitaler Services und Lösungen erfüllen wir auch spezielle Lagerungsanforderungen nach Ihren Spezifikationen. Ob Sie nun große Unterlagen und Materialien sicher archivieren möchten oder besondere klimatische Bedingungen für Ihr Archivgut wünschen.

Wussten Sie übrigens, dass wir bei Iron Mountain nicht nur die Testamente von Lady Di und Charles Dickens verwahren, sondern auch die Fotosammlung von Bill Gates?

Ja. Mithilfe der Anwendung Iron Mountain Connect™ ist es möglich, Ihre Boxen und Akten ganz einfach 24/7 online zu verwalten und darauf zuzugreifen.

• Nutzen Sie die interne Suche,
• Filtern Sie nach Metadaten oder
• Senden Sie Serviceanfragen und verwenden Sie das Tracking.

Mit nur wenigen Klicks durchsuchen Sie Ihr externes Aktenarchiv und finden alle erforderlichen Informationen. Haben Sie die passenden Dokumente ermittelt, erstellen Sie direkt im System eine Serviceanfrage. Unsere geprüften und geschulten Mitarbeiter kümmern sich anschließend um ein schnelles Scannen oder Liefern Ihrer gewünschten Medien. Dank der externen Aktenlagerung und -verwaltung sparen Sie Immobilienstellflächen und setzen wertvolle Personalressourcen frei. Die Transparenz und der schnelle Zugriff auf viel genutzte Akten bleibt Ihnen bei Iron Mountain trotzdem erhalten. Möchten Sie mobil auf Ihre archivierten Dokumente zugreifen? Dank der  Iron Mountain® Mobile App bleiben Sie auch über Tablet und Smartphone jederzeit mit Ihrem externen Archiv verbunden.

Einsparungen bei den Betriebskosten sind ein entscheidender Punkt, weshalb sich Unternehmen und Organisationen zur externen Aktenaufbewahrung entschließen. Wie viel Potenzial in Ihrem Archiv steckt, prüfen wir gern individuell für Sie – denn jeder Fall ist anders.

Es gibt bei der externen Aktenlagerung und -verwaltung verschiedene Faktoren, die zur Senkung Ihrer betrieblichen Kosten beitragen können. Die wichtigsten im Überblick:

• Die externe Aktenarchivierung ist in den meisten Fällen deutlich günstiger, als zusätzliche Immobilienflächen anzumieten.
• Hohe Kosten für Regalanlagen, Schränke und andere Aufbewahrungsmöglichkeiten entfallen.
• Die Anschaffung einer eigenen Archivverwaltungssoftware wird überflüssig.
• Die Aktenbereitstellung und Pflege des Archivbestandes erfolgt nicht mehr inhouse und setzt damit Kapazitäten frei.

Durch den Wegfall kostspieliger Anschaffungen und Mieten sowie dank frei werdender Kapazitäten im Unternehmen wirkt sich die externe Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten und Medien positiv auf Ihre Betriebskosten aus.

Die Preise für unsere Aktenlagerung und damit verbundenen Services variieren je nach Aufwand. Sie richten sich danach, wie anspruchsvoll ihr Lagergut und die speziellen Anforderungen an die klimatischen Bedingungen – wie Temperatur und Luftfeuchtigkeit – sind. Zudem haben auch die Menge und das Volumen der Akten und Gegenstände, die extern gelagert werden sollen einen Einfluss auf die Preisgestaltung. Weitere Faktoren sind die Häufigkeit des Zugriffs auf ihre ausgelagerten Medien und Dokumente und ob diese nach Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden sollen?

Zur ersten Einschätzung möchten wir Ihnen einen Überblick über die typischen Kostenpunkte geben. Diese beinhalten folgende Leistungen:

• Erstmalige Auslagerung an Iron Mountain als externen Dienstleister
• Aufbewahrung
• Bereitstellung
• Aktenvernichtung
• Neueinlagerung

Gern prüfen wir bei Iron Mountain Ihre individuellen Anforderungen und erstellen ein detailliertes Angebot nach Ihren Kriterien.

Der Schutz von Informationen ist seit 1951 unser Business – mit Standorten auf 5 Kontinenten in über 50 Ländern. Damit ist Iron Mountain der weltweit führende Spezialist für Informationsmanagement und Archivierung. Mehr als 225.000 Unternehmen vertrauen uns ihre Daten und Vermögenswerte zur sicheren Speicherung und Aufbewahrung an. Dabei stehen nicht nur die externe Akteneinlagerung sowie die Archivierung von Datenträgern und wichtigen Dokumenten im Fokus, sondern der gesamte Prozess. Wir kümmern uns um den revisionssicheren Transport vom und zum Archiv sowie die Lagerung, den optimalen Schutz und die zuverlässige Verwaltung Ihrer Akten.

Ihre Vorteile bei Iron Mountain:

• Hochsichere Archivierungscenter
• Brandschutz
• Klimaüberwachung
• Auditierbare Nachweiskette
• Geprüfte und geschulte Mitarbeiter

Wir legen höchsten Wert auf die revisionssichere Verwahrung Ihrer Akten, Dokumente und Medien. Dafür haben wir ein spezielles Sicherheitskonzept entwickelt, das verschiedene Punkte umfasst:

• Sicherung der Umgebung, des Gebäudes und des Zugangs
• Innensicherung inklusive Hintergrundüberprüfung aller Mitarbeiter
• Sicherheitsplanung für Ihr konkretes externe Aktenarchivierungsprojekt
• Brandschutzprävention durch Baumaßnahmen und zuverlässige Wasserversorgung

Zu den weiteren Sicherheitsstandards bei Iron Mountain zählt eine auditierbare Nachweiskette, die durch unsere Lösung InControl® unterstützt wird. Sie schützt Ihre Akten beim Transport durch eine patentierte Sicherheitsfunktion inklusive Tracking. Außerdem können Sie bei Bedarf unsere Klimaüberwachung in Anspruch nehmen, die für optimale Temperatur und Luftfeuchtigkeit für empfindliche Medien bei der externen Aktenlagerung sorgt.