EXTERNE AKTENAUFBEWAHRUNG

Lagern Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren hochsicheren und zertifizierten Archivierungscentern.

Offsite Records Storage

EXTERNE AKTENAUFBEWAHRUNG

Lagern Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren hochsicheren und zertifizierten Archivierungscentern.

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SICHERE EXTERNE AKTENLAGERUNG

Vertrauen Sie auf die Spezialisten für externes Archiv-, Akten- und Informationsmanagement

Informationen sind das Herz jeder Organisation. Der Schutz und die Handhabung dieser wertvollen Vermögenswerte ist essenziell.

Iron Mountain unterstützt Sie beim Identifizieren der Akten und Unterlagen, die in unsere sicheren Archivierungseinrichtungen ausgelagert und aufbewahrt werden sollen. Dort werden sie mithilfe Ihrer eigenen Terminologie gekennzeichnet und klassifiziert, bei Bedarf mit RIFD-Etiketten verfolgt und in unserem intuitiven Webportal Iron Mountain Connect™ zur Verfügung gestellt, sodass Sie schnell die notwendigen Akten und Informationen finden und abrufen können.

Für einen unserer Kunden in Deutschland bewegen wir 30.000 Akten und Dokumente täglich. Mehr als 225.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen uns ihre Informationen und Vermögenswerte zur sicheren Archivierung und Speicherung an, darunter 95% der Fortune 1000. Wir archivieren nicht nur Ihre Akten, Datenträger und wichtigen Dokumente sicher extern, sondern kontrollieren den gesamten Prozess. Wir sorgen für revisionssicheren Transport vom und zum Archiv und unterstützen Sie dabei, Ihre Akten optimal zu lagern, zu schützen und zu verwalten.

VORTEILE DER EXTERNEN ARCHIVIERUNG MIT IRON MOUNTAIN

Iron Mountain hält sich an strenge Sicherheitsanforderungen. Die hochsicheren Archivierungscenter von Iron Mountain erfüllen alle wichtigen Anforderungen für die zuverlässige externe Lagerung Ihrer Akten, insbesondere:

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SICHERHEIT

Einschließlich Bau, Sicherung der Umgebung und des Zugangs, Innensicherung und Sicherheitsplanung.
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BRANDSCHUTZ

Präventive Vorkehrungen mit bewährten Brandschutz-Baumaßnahmen und zuverlässiger Wasserversorgung.
Blue icon of a globe

KLIMAÜBERWACHUNG

Umfassende Kontrolle und Steuerung der klimatischen Bedingungen, Temperatur und Luftfeuchtigkeit.
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AUDITIERBARE NACHWEISKETTE

Unsere bewährten Workflows für Aktenmanagement und Aktenarchivierung bieten ein Höchstmaß an Sicherheit und Präzision. Unsere InControl® Lösung schützt Akten während des Transports durch patentierte Sicherheitsfunktionen und Tracking.
Blue icon of a man and a woman

MITARBEITER

Wir führen strenge Hintergrundüberprüfungen, Mitarbeiter-Screenings und formalisierte Schulungen durch, um optimale Sicherheit beim Schutz und bei der Archivierung Ihrer Akten und Archivbestände zu gewährleisten.

EXTERN ARCHIVIERTE AKTEN SICHER UND FLEXIBEL ONLINE VERWALTEN

Mit der Online-Anwendung Iron Mountain Connect™ können Sie:

  • Ihre extern gelagerten Akten und Archivboxen online verwalten
  • Einschließlich Metadaten, Suche, Tracking und Senden von Serviceanfragen
  • Ihren externen Archivbestand mit wenigen Klicks durchsuchen und die erforderlichen Informationen und Dokumente finden
  • Ein schnelles Scannen oder Liefern durch einen unserer geprüften und geschulten Mitarbeiter veranlassen

Sparen Sie durch externe Aktenlagerung wertvolle Immobilienflächen und setzen Sie Personalressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei. Lagern Sie die sichere Archivierung der Kartons und Akten zu Iron Mountain aus. Dabei behalten Sie die volle Transparenz über Ihre Akten- und Informationsbestände. Mit unserer Open-Shelf-Archivierung können Sie schnell auf Akten mit hoher Aktivität zugreifen.

SPEZIALISIERTE ARCHIVIERUNG

Für besondere Anforderungen an die externe Archivierung

Iron Mountain entwickelt maßgeschneiderte Archive nach Ihren Spezifikationen für spezielle Lagerungsanforderungen, wie z. B. größere Unterlagen oder Materialien, die besondere klimatische Bedingungen erfordern.

Die Leistungsmerkmale umfassen:

  • Klimatisierte Aufbewahrung für Materialien, die unbedingt bestimmte Spezifikationen hinsichtlich Temperatur und relative Feuchtigkeit erfüllen muss.
  • Separater Tresorraum für Film-, Magnet- und gemischte Medien, um Kreuzkontaminierung zu vermeiden.
Externe Aktenlagerung
Kontaktieren Sie uns

PROJEKTSERVICES FÜR DAS SICHERE ARCHIVMANAGEMENT

Wenn es um die Umsetzung einmaliger, wiederkehrender oder laufender Projekte geht, verfügen die Spezialisten für sicheres und professionelles Archivmanagement von Iron Mountain über das erforderliche Fachwissen. Das Projektteam fungiert als nahtlose Erweiterung Ihrer Organisation und kann die Projekte von Anfang bis Ende verwalten, so dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit und Ressourcen besser nutzen können.

Secure Truck

BESTANDSVERLEGUNG

Unsere Spezialisten können Archivkartons und Akten an Ihrem Standort bereinigen, packen und zu den Archivierungscentern von Iron Mountain zur sicheren externen Archivierung transportieren. Wir können Ihre Unterlagen in standardisierte RFID-kompatible Archivkartons von Iron Mountain verpacken und Metadaten zur Beschreibung des Kartoninhalts erfassen. Sie haben dabei die Option, jede Akte aus dem Karton einzeln aufzulisten.





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AKTENINDEXIERUNG

Das Dateneingabeteam von Iron Mountain kann aktenspezifische Beschreibungen erfassen, um Ihre Bestände auf der Ebene der einzelnen Akte zu verwalten.
checklist

STANDORTZUSAMMENLEGUNG/UMZÜGE

Sie können die Nutzung Ihrer Immobilien optimieren, indem Sie wertvolle Flächen freisetzen, die derzeit durch Aktenaufbewahrung und Archivbestände belegt sind. Iron Mountain unterstützt Sie dabei, die Akten und Dokumente zu identifizieren, die in ein Archivcenter von Iron Mountain ausgelagert werden können. 
barcode scan

ÜBERMITTLUNGSVORBEREITUNG FÜR ARCHIVBOXEN

Wir können die Inhalte der Archivboxen prüfen und die damit verbundenen Metadaten erfassen. Durch diese Informationen ist es für Sie leichter, die Dokumente bei Bedarf zu finden.
box

BEREINIGUNG VON ARCHIVRÄUMEN

Ohne regelmäßige Bereinigung übersteigt der Inhalt Ihres Archivraums schnell dessen Kapazität. Das Projektteam von Iron Mountain kann selektive Bereinigungen durchführen, um zu gewährleisten, dass Ihr Programm auf dem neuesten Stand bleibt.

hard copy backup

BESTANDSAUFNAHME – AUDIT SERVICES

Es ist wichtig, zu wissen, welche Bestände Sie haben, damit Sie schnell auf Anfragen oder Überprüfungen reagieren können. Audit Services von Iron Mountain bieten dedizierte Räumlichkeiten in unseren Archivierungscentern, um Bestandsaufnahmen durchzuführen. Neben dem Bereitstellen von Räumlichkeiten können wir Ihnen aber auch beim Audit Ihrer Archivkartons helfen, Akten vorbereiten und die Materialhandhabung unterstützen.
box storage

WIEDERHERSTELLUNG VON DOKUMENTEN

Iron Mountain ist darauf spezialisiert, Akten zu reinigen und wiederherzustellen, die durch Natur- oder von Menschen verursachte Katastrophen, Kontaminierungsstoffe, Staub, Schimmel, Wasser oder Schädlingsbefall beschädigt wurden.
Kontaktieren Sie uns

VERTRAUEN SIE DEN SPEZIALISTEN FÜR INFORMATIONSMANAGEMENT UND SICHERE EXTERNE ARCHIVIERUNG

Für einen unserer Kunden in Deutschland bewegen wir 30.000 Akten und Dokumente täglich. Mehr als 225.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen uns ihre Informationen und Vermögenswerte zur sicheren Aufbewahrung und Speicherung an, darunter 95% der Fortune 1000. Wir archivieren nicht nur Ihre Akten, Datenträger und wichtigen Dokumente sicher extern, sondern kontrollieren den gesamten Prozess. Wir sorgen für revisionssicheren Transport vom und zum Archiv und unterstützen Sie dabei, Ihre Akten optimal zu lagern, zu schützen und zu verwalten. Kontaktieren Sie uns für eine erste unverbindliche Beratung

DAS SAGEN UNSERE KUNDEN

FAQ 

Die externe Aktenaufbewahrung umfasst eine Vielzahl an Dokumenten, Medien und anderer Assets, darunter

  • Papierhafte Akten und sensible Dokumente, Verträge, Urkunden, Lieferscheine, Quittungen, Kassenrollen, Finanzunterlagen, Rechnungen, Journale, Bücher, Notizen, Patente, Patientenakten, Prüfunterlagen, Rentenunterlagen, Personalakten, Wartungsdokumente, Auditdokumente, Produktionsunterlagen,  Plotterzeichnungen (Well-Logs), Bauunterlagen,
  • Historische Dokumente und Gegenstände,
  • Testunterlagen (z.B. aus der Pharmabranche und klinischen Studien),
  • Empfindliche Datenträger wie Backup Tapes, Film- und Magnetbänder aller Art (z.B. aus der Unterhaltungsindustrie),
  • Waren/Paletten und auch
  • Kunstgegenstände wie Porzellan, Teppiche und Gemälde.

Bei Iron Mountain sind Ihre wichtigsten Aufzeichnungen und Unterlagen aller Art in den besten Händen denn wir lagern einige der wertvollsten Informationen der Welt in unseren Archiven. Dank maßgeschneiderter externer Aktenarchivierung und individueller digitaler Services und Lösungen erfüllen wir auch spezielle Lagerungsanforderungen nach Ihren Spezifikationen. Ob Sie nun große Unterlagen und Materialien sicher archivieren möchten oder besondere klimatische Bedingungen für Ihr Archivgut wünschen.

Wussten Sie übrigens, dass wir bei Iron Mountain nicht nur die Testamente von Lady Di und Charles Dickens verwahren, sondern auch die Fotosammlung von Bill Gates?

 

Ja. Mithilfe der Anwendung Iron Mountain Connect™ ist es möglich, Ihre Boxen und Akten ganz einfach 24/7 online zu verwalten und darauf zuzugreifen.

  • Nutzen Sie die interne Suche,
  • Filtern Sie nach Metadaten oder
  • Senden Sie Serviceanfragen und verwenden Sie das Tracking.

Mit nur wenigen Klicks durchsuchen Sie Ihr externes Aktenarchiv und finden alle erforderlichen Informationen. Haben Sie die passenden Dokumente ermittelt, erstellen Sie direkt im System eine Serviceanfrage. Unsere geprüften und geschulten Mitarbeiter kümmern sich anschließend um ein schnelles Scannen oder Liefern Ihrer gewünschten MedienDank der externen Aktenlagerung und -verwaltung sparen Sie Immobilienstellflächen und setzen wertvolle Personalressourcen frei. Die Transparenz und der schnelle Zugriff auf viel genutzte Akten bleibt Ihnen bei Iron Mountain trotzdem erhalten. Möchten Sie mobil auf Ihre archivierten Dokumente zugreifen? Dank der  Iron Mountain® Mobile App bleiben Sie auch über Tablet und Smartphone jederzeit mit Ihrem externen Archiv verbunden.


Einsparungen bei den Betriebskosten sind ein entscheidender Punkt, weshalb sich Unternehmen und Organisationen zur externen Aktenaufbewahrung entschließen. Wie viel Potenzial in Ihrem Archiv steckt, prüfen wir gern individuell für Sie – denn jeder Fall ist anders.

Es gibt bei der externen Aktenlagerung und -verwaltung verschiedene Faktoren, die zur Senkung Ihrer betrieblichen Kosten beitragen könnenDie wichtigsten im Überblick:

  • Die externe Aktenarchivierung ist in den meisten Fällen deutlich günstiger, als zusätzliche Immobilienflächen anzumieten.
  • Hohe Kosten für Regalanlagen, Schränke und andere Aufbewahrungsmöglichkeiten entfallen.
  • Die Anschaffung einer eigenen Archivverwaltungssoftware wird überflüssig.
  • Die Aktenbereitstellung und Pflege des Archivbestandes erfolgt nicht mehr inhouse und setzt damit Kapazitäten frei.

Durch den Wegfall kostspieliger Anschaffungen und Mieten sowie dank frei werdender Kapazitäten im Unternehmen wirkt sich die externe Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten und Medien positiv auf Ihre Betriebskosten aus.


Die Preise für unsere Aktenlagerung und damit verbundenen Services variieren je nach Aufwand. Sie richten sich danach, wie anspruchsvoll ihr Lagergut und die speziellen Anforderungen an die klimatischen Bedingungen – wie Temperatur und Luftfeuchtigkeit – sind. Zudem haben auch die Menge und das Volumen der Akten und Gegenstände, die extern gelagert werden sollen einen Einfluss auf die Preisgestaltung. Weitere Faktoren sind die Häufigkeit des Zugriffs auf ihre ausgelagerten Medien und Dokumente und ob diese nach Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden sollen?

Zur ersten Einschätzung möchten wir Ihnen einen Überblick über die typischen Kostenpunkte geben. Diese beinhalten folgende Leistungen:

  • Erstmalige Auslagerung an Iron Mountain als externen Dienstleister
  • Aufbewahrung
  • Bereitstellung
  • Aktenvernichtung
  • Neueinlagerung

Gern prüfen wir bei Iron Mountain Ihre individuellen Anforderungen und erstellen ein detailliertes Angebot nach Ihren Kriterien.

 

Der Schutz von Informationen ist seit 1951 unser Business – mit Standorten auf 5 Kontinenten in über 50 Ländern. Damit ist Iron Mountain der weltweit führende Spezialist für Informationsmanagement und Archivierung. Mehr als 225.000 Unternehmen vertrauen uns ihre Daten und Vermögenswerte zur sicheren Speicherung und Aufbewahrung an. Dabei stehen nicht nur die externe Akteneinlagerung sowie die Archivierung von Datenträgern und wichtigen Dokumenten im Fokus, sondern der gesamte Prozess. Wir kümmern uns um den revisionssicheren Transport vom und zum Archiv sowie die Lagerung, den optimalen Schutz und die zuverlässige Verwaltung Ihrer Akten.

Ihre Vorteile bei Iron Mountain:

  • Hochsichere Archivierungscenter
  • Brandschutz
  • Klimaüberwachung
  • Auditierbare Nachweiskette
  • Geprüfte und geschulte Mitarbeiter

 

Wir legen höchsten Wert auf die revisionssichere Verwahrung Ihrer Akten, Dokumente und Medien. Dafür haben wir ein spezielles Sicherheitskonzept entwickelt, das verschiedene Punkte umfasst:

  • Sicherung der Umgebung, des Gebäudes und des Zugangs
  • Innensicherung inklusive Hintergrundüberprüfung aller Mitarbeiter
  • Sicherheitsplanung für Ihr konkretes externe Aktenarchivierungsprojekt
  • Brandschutzprävention durch Baumaßnahmen und zuverlässige Wasserversorgung

Zu den weiteren Sicherheitsstandards bei Iron Mountain zählt eine auditierbare Nachweiskette, die durch unsere Lösung InControl® unterstützt wird. Sie schützt Ihre Akten beim Transport durch eine patentierte Sicherheitsfunktion inklusive Tracking. Außerdem können Sie bei Bedarf unsere Klimaüberwachung in Anspruch nehmen, die für optimale Temperatur und Luftfeuchtigkeit für empfindliche Medien bei der externen Aktenlagerung sorgt.

 

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Unser Kundenservice hilft Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns bei Fragen, für ein kostenfreies Angebot oder eine unverbindliche Beratung.

Business Woman | iron Mountain

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