Anleitungen für die Iron Mountain connect archivverwaltung

Übersicht über die Funktionen

Wie man sich anmeldet und durch die neuen Funktionen und das neue Lay Out navigiert.

Suchen

Wie man eine einfache Recherche nach Akten macht, die bei Iron Mountain gelagert sind.

Erweiterte Suche

Wie man eine komplexe Suche erstellt, die sowohl Suchfilter als auch Suchkriterien nutzt und wie man diese Suche dann speichert um sie immer wieder zu nutzen. Erweiterte Suchen enthalten anpassbare Möglichkeiten die jene in der Standardrecherche übertreffen.

Akten bestellen

Wie man Akten bestellt, die bei Iron Mountain gelagert sind.

Erstellung eins Abholauftrages

Wie man Abholaufträge zur Einlagerung für Boxen und Einzelakten erstellt.

Standort-Validierung

Wie man die Iron Mountain Site Validation-Funktionalität nutzt, um mehr Kontrolle über den Bestand zu erhalten und eine dokumentierte Nachweiskette zu erstellen.

Bestellung von Material aufgeben

So erstellen Sie eine Bestellung für Behälter und Materialien, die Sie zum Verpacken von Unterlagen für die Lagerung bei Iron Mountain verwenden werden.

Anlegen einer neuen Box

Wie man eine Box mit Akten in der Datenbank anlegt, in die von Iron Mountain zur Einlagerung abgeholt werden soll.

Anlegen einer neuen Akte in der Datenbank

Wie man eine neue Akte anlegt und einer neuen oder einer exitierenden Box zuordnet und anschließend die Abholung veranlasst.

Berechnung der Aufbewahrung

Wie man Datensatzcodes neuen und bestehenden Boxen und Dateien zuweist und aus ihnen entfernt, damit die Aufbewahrung richtig berechnet wird.

Zuweisung von Sperrcodes

Wie man Sperrcodes anwendet, um die Vernichtung von Unterlagen zu verhindern.

Bulk Upload

Wie man die Funktion "Bulk Upload" benutzt, um bis zu 200 Datensätze mit einem Klick zu importieren anstatt sie alle einzeln manuell einzugeben.

Beantragung eines Image on Demand

So stellen Sie einen Antrag an Iron Mountain, ein Dokument in einer Datei, einer nicht aufgelisteten Datei oder einer nicht aufgelisteten Datei mit offenem Regal zu bebildern und es elektronisch als .pdf-Datei zu liefern.

Anforderung eines Röntgenbildes auf Abruf

So stellen Sie eine Anfrage an Iron Mountain, um eine Röntgenuntersuchung in einer Datei, einer nicht aufgelisteten Datei oder einer nicht aufgelisteten Datei mit offenem Regal zu scannen und sie elektronisch über ein Bildarchivierungs-Kommunikationssystem zu liefern.

Auftragsnachverfolgung

Wie man Aufträge nachverfolgt, Detailinformationen erhält und storniert.

Berichte

Wie man Berichte anfertigt and plant. Es werden Berichte zu Detailinformation über Aktivitäten, Aufbewahrungsfristen, Bestände und Kosten angeboten.

Passwort zurücksetzen

Wie man entweder den Link oder die Sicherheitsfragen benutzt, um selbstständig sein Passwort zurück zu setzen.

Aktenvernichtung

Wie verwaltet man die internen und externen Aktenvernichtungsdienste, die Ihr Unternehmen über Iron Mountain beauftragt hat.

Benutzerverwaltung

Anweisungen für Systemadministratoren zur Anlage von Benutzern und zur Zuweisung von Zugriffs- und Tätigkeitsrechten.

Organisationen verwalten

Anweisungen für Systemadministratoren zur Anzeige und Verwaltung von Kontoinformationen auf Kunden-, Abteilungs- und Abteilungsebene von einem einzigen Bildschirm aus.

Verwaltung der Organisation des Archives

Anweisungen für Systemadministratoren zur Prüfung und Verwaltung von Kunden, Geschäftsbereichen und Abteilungen. Alle Informationen auf einem Bildschirm.

Verwaltung der Materialliste des Kunden

Anweisungen für Systemadministratoren wie eine Materialliste angelegt und angepasst wird. Die Liste regelt, welche Materialien pro Kunde verfügbar gemacht werden.

Anpassung der Box Erfassungsmaske

Anweisung für Administratoren wie man eine Box Erfassungsmaske erstellt und zuweist. Die Maske regelt, welche Erfassungsfelder angezeigt werden.

Anpassung der Akten Erfassungsmaske

Anweisung für Administratoren wie man eine Aketn Erfassungsmaske erstellt und zuweist. Die Maske regelt, welche Erfassungsfelder angezeigt werden.

Verwaltung von Sperrcodes

Anweisungen für Systemadministratoren zur Erstellung von Sperrcodes, die verhindern, dass ein Datensatz zu einem Vernichtungsauftrag hinzugefügt wird.

Verwaltung von Datensatz-Codes

Anweisungen für Systemadministratoren zur Erstellung von Datensatzcodes, die zur Berechnung der Aufbewahrungsdauer eines Datensatzes verwendet werden.

Benutzerdefinierte Feldbezeichnungen

Anweisungen für Systemadministratoren zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldbezeichnungen, die die standardmäßigen, vom System zugewiesenen Feldbezeichnungen auf Feldern und Dateien ersetzen. Anweisungen für Benutzer, wie benutzerdefinierte Beschriftungen auf Rasterbildschirmen und Exporten angezeigt werden können.

Gleichzeitige Datenänderung bei mehreren Boxen bzw. Akten

Wie man bei 2 – 100 Boxen bzw. Akten Daten gleichzeitig ändern kann.

Verwaltung von Lieferadressen

Anweisungen für Systemadministratoren zum Erstellen, Ändern und Löschen von Lieferadressen die bei der Erstellung von Aufträgen verwendet werden. Administratoren verwalten die Lieferadressen an einer zentralen Stelle.

Benutzung von Lieferadressen

Wie Benutzer existierende Adressen finden können, ihre. Standardadresse und ihre bevorzugte Adresse einrichten können und neue Adressen anlegen können, sofern sie dazu berechtigt sind.

Schnellstartanleitung für Versandadressen

Anleitungen, die Systemadministratoren und Benutzern helfen, sich schnell mit den wichtigsten Änderungen an der Versandadressenfunktionalität vertraut zu machen. Enthält schrittweise Anleitungen und Grafiken, die das Erstellen, Bearbeiten und Entfernen von Versandadressen erklären.

End-to-End Box Erstellung

Wie Sie Iron Mountain Connect Records Management nutzen, um eine Box für die Abholung elektronisch vorzubereiten und zu erstellen, von Anfang bis Ende.

End-to-End Box Erstellung mit Site Validation

Wie Kunden, die die Funktion Site Validation von Iron Mountain nutzen, Iron Mountain Connect Records Management einsetzen, um eine Box für die Abholung elektronisch vorzubereiten und zu erstellen - von Anfang bis Ende.